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Durante el tiempo que me he relacionado con el mundo de las normas internacionales ISO y sus numerales, como la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 45001 y muchas otras normas más, he identificado que la mayoría de las personas las perciben como una temática pesada, complicada, cuadriculada, inflexible y muy DIFICIL... algo a lo que los empleados de las organizaciones le huyen, algo que no parece divertido.
¿Es acaso imposible que esto pueda ser fácil, simple, divertido y útil?
Pues la respuesta es que SI ES POSIBLE, es posible lograr acoger una norma internacional ISO de una forma simple y efectiva.
¿Qué pasa entonces, dónde está esa posibilidad escondida entre tanto numeral y deberes de la norma?
Se esconde cuando la mirada a la norma es una mirada de los numerales solamente.
Numerales para cumplir con la ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001:
A nivel general, las normas ISO estipulan numerales de cumplimiento para que las organizaciones certifiquen sus Sistemas de Gestión de Calidad, Medioambiental y de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Estos incluyen:
- Objeto y campo de aplicación
- Referencias Normativas
- Términos y Definiciones
- Contexto de la Organización
- Liderazgo
- Planificación
- Apoyo
- Operación
- Evaluación del Desempeño
- Mejora
Después de tener sobre la mesa este listado de numerales y los requisitos o debes que contiene cada uno, empezamos a forzar un cumplimiento, solo por cumplir la norma, y empezamos a perder la mirada de lo verdaderamente importante que es nuestra organización: la esencia, el motivo por el cual si existimos.
Querer meter toda una organización dentro de una vestidura de numerales trae consigo una gran complicación, es como intentar ponerse un vestido de astronauta para correr una maratón, pero lo peor no es eso, lo peor es estar convencido de que el vestido de astronauta es la clave para ganarla.
¿Cómo entonces podemos lograr que implementar una norma ISO sea SIMPLE, sea FÁCIL?
Pienso en que lo primero es poner atención plena a sus nombres y lo que esto significa, miremos por ejemplo la ISO9001:
¿Qué es la Norma ISO 9001?
Es el estándar internacional publicado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) para la creación de un Sistema de Gestión de Calidad. Además de establecer unos lineamientos, define un Sistema de Gestión de Calidad como los requisitos que se deben implementar para una empresa que desea crear políticas, procedimientos y procesos necesarios para generar productos y servicios que satisfagan las necesidades regulatorias y del cliente y mejorar la satisfacción de los mismos.
Las normas ISO, son aprobadas por casi todos los países del mundo, y tal es su influencia que en el caso de la ISO 9001 se utiliza como base cuando los grupos de la industria quieren crear sus propios estándares sectoriales.
Con esta definición entendemos que es un sistema, pero no cualquier sistema, ni un sistema externo, es nuestro sistema, el sistema de nuestra organización, no de la norma. Es para gestionar la calidad, no la calidad de los documentos, ni los indicadores, es para gestionar la calidad de lo que hacemos, de nuestra atención, de nuestro servicio o producto, de nuestra gente.
Si esto es tan evidente a simple vista, entonces ¿qué es lo que me complica? Lo que me complica es la perfección, es querer quedar en la versión perfecta y no entender que la perfección no existe. Lo que existe es la evolución que nunca para y la evolución se va logrando paso a paso, iterando, cumpliendo ciclos constantemente, experimentando sin fin.
En este sentido, algo que facilita mucho la implementación o administración de nuestro sistema de gestión de calidad es empezar con la versión 1. Acopla los numerales a lo que haces hoy, lo más sencillo posible, lo menos documentado posible, lo más natural posible para iniciar tu ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) en los procesos que más agregan valor a tu organización. De este modo, activas el motor en tu propio sistema para analizar los primeros resultados de este primer paso de orden interno, que sin dudas llegarán.
Y sí, acá una de las palabras claves es ORDEN, una palabra y un concepto que un muy estimado mentor me enseño años atrás con una simple frase que guardé en mi corazón y que me ha funcionado todo el tiempo en todos los roles de mi vida: "Virtud sin ORDEN, rara virtud", y es verdad, el orden es un pilar, un habilitador de muchas cosas, un facilitador.
Pero mi mentor me reforzó el concepto con un significado de ORDEN también muy valioso: “Orden es tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Cuando hay orden encontrar algo será muy fácil, me ahorra tiempo, me mantiene alegre, me simplifica y me optimiza. Pero como lo decía arriba, ojo con la perfección: esto no existe, lo que existe es la evolución. Ve paso a paso, primero ordenando lo evidente, luego ajustando detalles, haciéndolo parte del día a día y poco a poco extendiéndolo a más áreas o procesos, lo mismo que ocurre cuando queremos adoptar la transformación digital en nuestras empresas.
En este sentido, estoy convencido de que implementar un Sistema de Gestión de Calidad en una organización puede llegar a ser muy fácil y divertido. Ah, y no es solo para las grandes empresas. Si se empezara a incorporar desde un emprendimiento mismo, no pensando en una certificación, sino en el valor que trae ordenar la pequeña empresa para facilitar el crecimiento, se podría cambiar el concepto de lo complicado, por el cual muchos le huyen, por el concepto de lo simple y apetecido habilitador de crecimiento y evolución.
Estoy convencido de que si es posible que un Sistema de Gestión sea SIMPLE, y de que esto no puede ser un privilegio de los grandes, sino que todos, los emprendedores y pequeñas empresas, también pueden tenerlo y aprovechar el valor que les da para su crecimiento sostenible.
Además, hoy tenemos a nuestra disposición herramientas como los software para sistemas de gestión de calidad ISO 9001, que nos pueden ayudar a ordenar y mantener el control organizado de todas las acciones que realicemos encaminadas a mejorar nuestro sistema.
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