Las prácticas de mejoramiento continuo son unos de los mejores motores para lograr el éxito, la calidad en los productos y servicios y la eficiencia empresarial. Es por ello que la mayoría de sistemas de gestión cuentan con módulos enfocados en este aspecto, como la metodología CAPA, que guía a las organizaciones a diseñar e implementar estrategias de mejora focalizada.
¿Qué es CAPA?
CAPA (Corrective and preventive action) es el acrónimo de acciones correctivas y acciones preventivas por sus palabras en inglés, es una herramienta que les permite a las empresas planificar y ejecutar investigaciones exhaustivas sobre fallas en los procesos, encontrar las causas fundamentales e implementar las mejoras correspondientes. Por lo general es un módulo dentro de un sistema integral de gestión de la calidad, es capaz de integrarse con sistemas de gestión para auditorías, no conformidades, gestión de documentos, control de cambios y otras capacidades.
Los procesos CAPA proporcionan una estructura sólida para iniciar, evaluar, asignar monitorear, revisar y probar pasos para mejorar la calidad y el cumplimiento al corregir problemas existentes. Se utilizan particularmente en el procesamiento de alimentos, desarrollo y fabricación de dispositivos médicos y productos farmacéuticos.
Con CAPA como un historial de acción, las partes interesadas pueden tomar medidas preventivas y generar automáticamente avisos de cambio. Al centrarse en la calidad e implementar mejoras continuas para abordar el problema original, las empresas pueden reducir de manera proactiva el riesgo de que su producto vuelva a fallar.
Importancia de implementar CAPA
Cuando los productos, la maquinaria o los sistemas fallan es importante diagnosticar y solucionar el problema lo más pronto posible y de raíz, para mitigar los efectos adversos que pueden ocurrir como accidentes, costos por tiempos de inactividad, productos defectuosos o penalizaciones por no cumplir regulaciones o leyes.
Al implementar las acciones correctivas y preventivas, las empresas pueden beneficiarse con procesos de mejora estructurados y medibles, historial de acciones con lecciones aprendidas y cumplimiento en industrias reguladas. Incluso hay industrias en las que CAPA es imperativo, como en el sector farmacéutico, en el cual se considera fundamental para el éxito del funcionamiento
¿Para qué sirven los procedimientos CAPA o de Acciones Correctivas y Preventivas?
- Facilita el análisis de datos para identificar las fuentes de inquietudes sobre la calidad del producto.
- Permite a las organizaciones monitorear las tendencias para la acción preventiva.
- Integra los sistemas circundantes y los procesos de control de calidad para garantizar la calidad de los datos.
- Facilita el análisis estadístico y las investigaciones formales de fallas.
- Permite que las organizaciones validen el éxito de las acciones preventivas o correctivas.
Pasos para implementar CAPA correctamente:
- Detección
- Investigación y determinación de la causa raíz
- Correcciones propuestas
- Implementación
- Verificación de la eficacia
Para implementar el proceso CAPA e integrarlo con tu software para sistemas de gestión es indispensable entender cómo funciona y cuáles son sus fundamentos. Estos son:
1. Detección
La fase de identificación del problema y detección de CAPA requiere una documentación adecuada del problema en cuestión. Haz una descripción completa, incluyendo quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cuántos.
Además, debes realizar un análisis de riesgo basado en el riesgo de cumplimiento. Los resultados serán la base para crear el cronograma de CAPA, teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos, los problemas de bajo riesgo no tienen el mismo sentido de urgencia que los de alto riesgo.
2. Investigación y determinación de la causa raíz
A continuación, tu equipo de gestión de la calidad debe comprometerse a realizar una investigación rápida y determinar la causa raíz. Hay varios métodos que puedes utilizar para realizar análisis como lluvia de ideas, diagrama de flujo, diagramas de espina de pescado, diagramas de afinidad y física del fracaso entre otros.
Por lo general, los sistemas de gestión de la calidad ayudan a determinar la causa raíz. Con la trazabilidad de extremo a extremo, puedes rastrear fácilmente cada cambio y acción de principio a fin con procesos de calidad de ciclo cerrado totalmente integrados.
3. Correcciones propuestas
En esta próxima fase, la corrección y la contención deben completarse lo antes posible para evitar más interrupciones. Además, debes revisar de manera proactiva los procesos y procedimientos para identificar problemas más amplios. En el caso de un inconveniente relacionado con el producto, es posible que se requiera una corrección de campo y una recuperación.
4. Implementación
En este punto, las acciones correctivas y preventivas a largo plazo funcionan para resolver o eliminar la causa de la no conformidad. Mientras una acción correctiva es la que elimina la causa de una no conformidad, por otro lado, una acción preventiva es la que elimina la causa de una posible no conformidad.
5. Verificación de la eficacia
Finalmente, valida o verifica la efectividad de las acciones correctivas y preventivas que pusiste en marcha. Una vez que completes una nueva investigación de CAPA, determina si se han resuelto las no conformidades anteriores.
Además, verifica si las acciones correctivas y preventivas no han creado nuevas áreas de inconsistencias. Cualquier cambio en el proceso de producción que se haya realizado para abordar un problema también debe verse como una nueva fuente de problemas potenciales.
No seguir los procedimientos de CAPA e identificar la causa raíz de los problemas de cumplimiento puede causar problemas repetibles a costos inevitables. Es por ello que resulta necesario un sistema de gestión de calidad en la que pueda crear en su organización una base sólida para una CAPA, una gestión de la cadena de suministro y una gestión de quejas eficaces.
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