El sector de la educación siempre ha tenido como propósito brindar un proceso de formación permanente, personal, cultural y social al mundo y se fundamenta en la integridad humana, su dignidad, los derechos y sus deberes (Ministerio de Educación, Colombia, 2022). Es una industria que con el paso del tiempo ha incrementado el número de instituciones con el fin de otorgarle a los estudiantes y docentes una oportunidad para educarse. Inclusive, en la actualidad se considera que su desarrollo es vital para el futuro de la humanidad, ya que permite a los ciudadanos mejorar su calidad de vida y minimizar la brecha de desigualdad y pobreza en los países(Banco de Desarrollo, 2021).
Partiendo de esta transcendencia que tiene el sector educativo en mundo, nos invita a reflexionar en la forma de gestión y crecimiento que se pretende ejecutar en una institución educativa. Normalmente cuando son empresas con ánimo de lucro es más fácil pensar y buscar esquemas de certificación que nos permitan mejorar la gestión y a calidad para alcanzar los objetivos propuestos, generar utilidades y crecer. En el caso de una institución educativa normalmente esto se deja de lado, o se trabaja "más delante" porque se consideran actividades administrativas alternas a la operación del modelo educativo y de menor importancia, cuando en realidad deben ir de la mano para crecer armónicamente y a largo plazo.
Cuando una institución educativa logra certificaciones y acreditaciones, le abre muchas puertas a nivel global, operativo, de crecimiento exponencial y de beneficios financieros e ingresos. Empezar por implementar un sistema de gestión de calidad y una cultura de gestión por procesos, es una excelente opción para luego plantearse retos mayores; como lograr una acreditación institucional.
Revisa este testimonio real del uso de un software de gestión en un colegio certificado en calidad:
Si como centro educativo estás buscando crecer de forma sostenible y a largo plazo, el uso de una plataforma tecnológica de gestión debe hacer parte de tus planes. Con un software tendrás la posibilidad de crear y controlar documentos digitales, formatos y registros en línea de todos los procesos de la institución educativa. Podrás digitalizar tu documentación física e importarla en formato PDF o excel, controlar su uso, visualización y actualizar las versiones antiguas de documentos o eliminarlos.
Importancia de la gestión documental para un centro educativo
Cómo lo hemos visto, la gestión documental en el entorno educativo se ha caracterizado por ser un pilar de base para diseñar procesos organizados y lograr los objetivos en los centros de enseñanza tanto públicos como privados. Algunos de los documentos que se gestionan manualmente en las instituciones son los siguientes:
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Manuales institucionales
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Registros de solicitud de mantenimientos de infraestructura
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Matrices de identificación y tratamiento de riesgos institucionales
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Manual de calidad
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Caracterizaciones de formación integral
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Convocatorias
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Procesos de inscripción
También todo lo que tiene que ver con la operatividad de los registros del día a día, como son:
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Solicitudes de estudiantes, docentes y personal administrativo
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Registro y envío de comunicados institucionales
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Formatos de control de ejecución de clases
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Solicitudes de salidas o permisos
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Registros de inasistencias
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Reportes de viajes y movilidad
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Solicitud de cotizaciones de bienes y servicios a compras
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Contratación de profesores
En medio de tanto papeleo es posible que haya pérdidas o no solicites la información correcta de cada docente. Centraliza y conecta toda su información para que las áreas interesadas puedan ubicar y encontrar lo mismo en un solo lugar.
La custodia de archivos es otro de los beneficios que te trae un software. Entonces, gracias a este sistema de administración de documentos puedes establecer reglas y controles de quien crea, revisa, aprueba o elimina un documento, parametriza los permisos y eso es todo. No tendrás que preocuparte por todo lo que conlleva administrar un archivo físico en una institución educativa.
Las instituciones educativas dentro de sus funciones cuentan con infinidad de tareas a realizar y mil documentos por gestionar. Así que brinda herramientas a tus colaboradores que les permita deshacerse de tareas manuales o poco productivas, para que puedan ejecutar actividades más valor para ellos y para la institución educativa.
La estructura de un sistema de gestión de calidad para una institución educativa es un gran cimiento para organizar y controlar las actividades y tareas. Adicionalmente, podrás obtener fácilmente certificaciones, como la ISO 9001:2015, acreditaciones de programas y hacer frente a los retos y avances de la educación de hoy en día.
Aquí podrás escuchar el testimonio de una universidad reconocida en Colombia en su proceso de sistematizar sus documentos y lograr una gestión de calidad efectiva y eficiente con un software:
Sistematiza todos tus procesos educativos de forma segura en un software de gestión documental. Con ello, también lograrás controlar la seguridad de la información de todos tus documentos en la nube.
Un sistema de gestión de calidad se vuelve una base sólida para la gestión de toda institución educativa, porque empieza desde el primer pilar que es la organización de procesos y todos sus documentos. Ahora, la forma de asegurar el largo plazo de esta estructura y que se logren beneficios, como los que hemos mencionado anteriormente y que hemos citado en los testimonios, se logra con un software o tecnología que apoye este proceso.
Analiza bien tus necesidades para que adquieras un software de gestión de calidad óptimo de acuerdo a lo que necesitas, kawak® es una de las opciones que tienes para analizar. Nuestro principal propósito es lograr simplificar tus tareas y tu gestión, ¡para que dispongas de más tiempo para otras actividades y para tí!
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