Testimonio Comfanorte | kawak® para el sector de servicios sociales

Potenciando las operaciones del sector

Antes de implementar kawak®, gestionabamos nuestra información a través de una intranet básica, accesible solo para quienes contaban con conexión a internet. El gran volumen de documentos exigía procesos manuales y desgastantes: convertir archivos a PDF, bloquearlos, organizarlos en carpetas y grabarlos en CD para luego enviarlos físicamente a múltiples sedes, IPS y centros vacacionales, lo que generaba altos costos, demoras y riesgos de error en la copia o pérdida de información.

La seguridad documental era difícil de garantizar y la trazabilidad limitada, ya que si un CD se extraviaba no había forma de demostrar cambios o versiones.

Los softwares utilizados previamente resultaban costosos y no cumplían con las expectativas, además, la dependencia de servidores locales hacía que cualquier caída eléctrica interrumpiera el acceso a la información, afectando la continuidad de las operaciones y generando retrasos en la gestión.

¿Qué hacemos con kawak® en la empresa?

Gestión documental y control de la información

"kawak® centralizó toda la documentación en un único aplicativo en la nube, eliminando el uso de CDs y servidores locales, mejorando la seguridad y garantizando acceso continuo incluso ante fallas eléctricas"

"Su interfaz amigable, junto con la capacitación inicial, facilitó la adopción en todas las sedes, a hora contamos con trazabilidad histórica de documentos desde 2010 y auditores internos y externos destacan la herramienta como una fortaleza de la organización"

Automatización 

"Cada usuario adquirió autonomía para registrar sanciones, no conformidades o acciones correctivas, liberando carga laboral y agilizando procesos, los flujos de aprobación y notificaciones automáticas optimizaron tiempos y permitieron trabajo remoto durante la pandemia, además, el módulo de indicadores y el de requisitos legales facilitan el monitoreo, cumplimiento normativo y toma de decisiones con información actualizada y precisa"

Servicio al cliente

"El módulo de PQRS integra solicitudes directamente desde la web, cumpliendo con normativas como el botón de transparencia y permitiendo seguimiento en tiempo real"

"El equipo de soporte de kawak® ofrece atención personalizada, rápida y efectiva, apoyando incluso durante auditorías para resolver cualquier inconveniente o ajuste en el sistema"