Testimonio Lineas 1 de mayo transporte | kawak® para el sector transporte

Potenciando las operaciones del sector

"Necesitábamos digitalizar nuestra gestión, llevar documentos manuales para la empresa y el sistema de gestión era muy complicado, se perdía mucho tiempo con la actualización manual de documentos y con el control del archivo físico" 

¿Qué hacemos con kawak® en la empresa?

Gestión Documental

"Gestionar el control de los documentos manualmente es muy complicado, se perdía mucho tiempo en las actualizaciones documentales, con kawak® los actualizamos y distribuimos digitalmente sin la necesidad de crear un archivo físico, evitamos errores por la consulta de procedimientos o formatos que ya no están vigentes, también hemos minimizado las cantidad de inspecciones que hacíamos cada vez que actualizábamos un documento"

"Ahora proyectamos mucha confianza a las auditorías externas cuando mostramos el módulo documental, porque ahí pueden buscar todos los documentos, verificar las últimas versiones, fechas de actualización, el ciclo de creación, revisión y aprobación del documento, los permisos que tiene cada persona para ver y llenar documentos y formatos, etc"

Talento humano

"Nos gusta mucho que vincule toda la información, adicionalmente que podamos ver tanto los procesos de evaluación de competencias de desempeño como los de formación"

"Hemos hecho evaluaciones anuales 360 y algunas encuestas de clima laboral y ha sido de gran ayuda, cada colaborador entra al software y las hace, cuando no ha hecho la actividad el software le notifica el pendiente y la fecha vencida, no hay forma de que te olvides o pierdas el seguimiento, el módulo es muy sencillo y práctico de usar"

Riesgos

"Al agregar todos nuestros riesgos el software automáticamente nos generó una evaluación y esto nos gustó mucho, kawak® básicamente nos fue guiando en todo el proceso"

"También me gustó mucho que el sistema forza a que hagas bien todo el proceso de acciones y planes de contingencia para mitigar los riesgos que agregaste"

Auditorías

"En las inspecciones me gusta mucho que puedo hacer la inspección con un checklist digital donde ahí mismo puedes adjuntar evidencias y poner responsables a las acciones de los hallazgos que se identifiquen"

"En las auditorías kawak® nos ayudó mucho a mejorar el proceso de programación y digitalización de las actividades y controles, nos permitió llevarlas a otro nivel"

Mejoramiento continuo

"Este módulo nos ayuda mucho al departamento de calidad, aquí registramos todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora de la empresa y le damos seguimiento que es lo más importante, anteriormente era difícil hacer el seguimiento de las acciones hasta su post cierre porque se perdía el hilo del proceso o las fechas de cierre no se cumplían"

"Ahora en kawak®el seguimiento a estas acciones se ha mejorado mucho porque el sistema te va notificando automáticamente los tareas que tienes pendientes por ejecutar en las acciones, el estado y la fecha de cierre"

Otro aspecto importante que brinda este módulo es la visibilidad del estado de mejora global de la organización, el cual es de suma importancia para la alta dirección "la alta dirección está constantemente entrando al sistema para validar los informes gerenciales, de revisión por la dirección, el estado de las mejoras, acciones y hallazgos, ellos tienen mucha visibilidad del estado del sistema y de lo que está pasando en la organización"

Actas e informes

"Constantemente tenemos reuniones semanales y mensuales con la alta dirección, en kawak® capturamos todos los acuerdos de las reuniones en minutas digitales, esta funcionalidad la usamos muchísimo porque nos ha ayudado a mejorar la comunicación, el seguimiento a las actividades y los compromisos a los que llegamos en cada reunión"

"Para el seguimiento también nos ha gustado mucho que podemos ver cuales acuerdos se han cumplido y cuales no, con sus fechas de vencimiento y los responsables de cada tarea"

"Otro de los grandes beneficios es que no tenemos que gastar papel y todo queda digitalizado, anteriormente cuando hacíamos una minuta en papel era difícil seguir la continuidad de los acuerdos porque muchas veces no se facilitaba ir al archivo físico y ver las fechas de lo que quedó pendiente, o la otra opción era pasar los acuerdos a un excel y tratar de llevar el control de desde ahí, pero significaba doble trabajo y de igual modo no se podía saber desde cuando y desde donde se activaban los acuerdos, con kawak® podemos hacer todo esto y adicionalmente podemos migrar los pendientes que quedan abiertos y ver el tiempo de retraso que llevan con sus responsables en el nuevo documento"

Indicadores

"Era muy difícil llevar los indicadores en excel, tanto porque las fórmulas de repente se movían o para algunas personas no se les facilitaba formular. Con kawak® hemos podido lograr un seguimiento puntual de lo que necesitábamos, adicionalmente podemos subir evidencias y asignar responsables a cada indicador, lo que nos facilita el seguimiento y actualización de los mismos".

"Las alertas de notificación de alimentar el indicador que envía kawak® a los responsables, ha facilitado el trabajo y el seguimiento de que la información esté al día, pues a cada persona le llega su alerta de que es momento de alimentar el indicador, nos ha gustado mucho de que la herramienta es muy práctica y sencilla"