Testimonio Itelca | kawak® para el sector tecnología

Potenciando las operaciones del sector

"Necesitábamos mejorar nuestro control documental, manejábamos unas carpetas y los temas de integridad, confidencialidad y de manejo de información eran bastante difíciles, la carga al jefe de gestión integral era altísima, porque todos dependían de su trabajo"

¿Qué hacemos con kawak® en la empresa?

Gestión Documental

"Gestionar el control de los documentos manualmente es muy complicado, se perdía mucho tiempo en las actualizaciones documentales"

"En kawak® los actualizamos y distribuimos digitalmente sin necesidad de crear un archivo físico. Evitamos errores por la consulta de procedimientos que ya no están vigentes, y además, minimizamos la cantidad de inspecciones que hacíamos cada vez que actualizábamos un documento"

"Lo mejor de Kawak® es que todo se puede trabajar desde la misma plataforma, con lógica conectada. Ya no son sistemas separados: ahora todo se integra de forma natural y mucho más ágil"

Indicadores

"Antes, trabajar con indicadores era confuso y totalmente manual, cada líder manejaba sus datos en excel y no existía claridad sobre qué medir ni cómo hacerlo"

"Con kawak®, los responsables aprendieron a definir metas claras, periodicidad y semaforización, ahora los indicadores se alimentan automáticamente, se generan gráficas y tablas, y contamos con trazabilidad histórica, esto nos ha permitido tomar decisiones más acertadas y delegar la responsabilidad a los líderes de proceso, no solo al área de calidad"

Auditorías

"Las auditorías eran un reto, sobre todo para evidenciar que las personas habían leído y aceptado su perfil de cargo"

"Con Kawak®, generamos formularios que permiten hacer esta trazabilidad: el colaborador confirma con un clic y deja comentarios si lo desea. Esta evidencia queda almacenada y lista para presentar al auditor, lo que ha simplificado muchísimo ese proceso"

Talento humano

"Uno de los grandes dolores era garantizar que cada persona hubiera leído y aceptado su perfil de cargo"

"Ahora, con Kawak®, esto se gestiona con un formulario automático: el colaborador lo revisa, responde si lo acepta y puede dejar observaciones. Todo queda trazado en el sistema, listo para auditar sin tener que pedir firmas ni correos"

Mejora continua

"Antes, el análisis de causas era muy débil y muchas veces se hacía por cumplir"

"En kawak®, al generar un plan de acción, el sistema nos obliga a elegir una causa raíz, lo que ha fortalecido la lógica del análisis. Comparar cómo lo hacíamos antes con cómo lo hacemos ahora muestra una mejora enorme en profundidad, coherencia y resultados"

"Los planes de acción ahora están vivos. Cada tarea queda registrada, tiene responsable y fecha de cumplimiento. Además, se integran con el análisis de causas y con los módulos de mejora continua. Así, cada propuesta que surge en la organización no se pierde: queda registrada, con seguimiento real y resultados visibles"

"Antes era muy difícil saber si una tarea se había cumplido o no, hoy con kawak®, cada actividad queda registrada, con soporte cargado y fecha de cierre, podemos ver en tiempo real qué está en proceso, qué falta y qué se ha cerrado, esto ha cambiado por completo nuestra forma de hacer seguimiento"