7 tips para seleccionar el mejor software para el Sistema de Gestión de Calidad ISO9001

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Uno de los pasos más importantes para evolucionar el sistema de gestión de calidad es adquirir un software que nos ayude. ¿Cómo hacer este proceso y tomar la mejor decisión?

¿Estas cansado de administrar un sistema de gestión de calidad de forma manual porque hay muchas labores operativas que te consumen demasiado tiempo, tienes un listado de tareas pendientes de muchas personas y los colaboradores de la empresa no les gusta involucrarse con el Sistema?

Vamos a presentar 7 tips claves para resolver este problema seleccionando el software más conveniente para la organización.

No eres el único en esta situación, este es un problema de más del 90% de las empresas que tienen Sistemas de Gestión ISO implementados y que aún no cuentan con un software, o no tienen el software adecuado.

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En todos estos años de historia de la ISO 9001, ha sido tradicional que las organizaciones implementen estos sistemas de forma manual utilizando herramientas ofimáticas como Word y Excel (Microsoft o G Suite), limitándose a generar un sistema de gestión documental almacenado en servidores de archivo o en  para la consulta y uso de los colaboradores, lo que ha generado un efecto negativo por su complejidad y falta de dinamismo.

La buena noticia es que tenemos la posibilidad de traer un nuevo aire al sistema de gestión, que impacte la innovación de toda la organización y que apoye en la construcción de una cultura de gestión simple y efectiva soportada en la mejora solución de software que se puede llegar a tener siguiendo estas 7 recomendaciones.

1. Prestar atención a la filosofía o propósito superior del proveedor que se está evaluando

En esta época en la que nos encontramos, ya no estamos comprando un producto o servicio únicamente, lo que estamos haciendo es una alianza con un proveedor que nos ayudará a crecer y por tanto es necesario caminar con los que tengan propósitos superiores y filosofías alineadas con la nuestras. Debemos buscar aliados que nos inspiren y que nos sumen todos los días.

 

2. Plantear claramente los problemas principales y validar si se solucionan con el software

Antes de pasar a revisar las funcionalidades de un software debemos tener claridad de cuáles son los problemas que tenemos en este momento con nuestro sistema de gestión de calidad, cuáles son los retos, que es lo principal que deseamos resolver.

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Tener una conversación con el proveedor evaluado alrededor de la problemática que deseamos resolver, nos permitirá tomar una decisión más estratégica que no solo estará basada en la funcionalidad de un software sino en la claridad del impacto positivo que traerá este software si enfocamos correctamente las funcionalidades claves que nos ofrece al cumplimientos de los objetivos planteados.

 

3. Involucrar a diferentes dueños de proceso en la selección del software

Varias cabezas piensan más que una y por eso es importante que la selección de un software sea un trabajo en equipo de al menos 3 personas de la organización que aporten visiones complementarias y permita tomar decisiones compartidas que al final será muy beneficioso para el proyecto de implementación, debido a que su participación en el proceso de selección incrementa su sentido de pertenencia e involucramiento para que la adquisición traiga los beneficios esperados a la organización.

 

4. Pedir referencias y llamar para tener testimonios reales de organizaciones que usen el software

Los vendedores pueden hablar muy bonito, pero es más importante escuchar testimonios de otras organizaciones que tengan sistemas de gestión de calidad ISO 9001 : 2015 administrados con el software que estamos evaluando para tener de primera mano insumos claves para la toma de la decisión y adquirir conciencia del esfuerzo que se debe hacer teniendo en cuenta las lecciones aprendidas de estas organizaciones que ya pasaron por el proceso que apenas vamos a empezar nosotros.

 

5. Validar que tanta innovación en el tiempo te ofrece el proveedor

Estamos en una era que avanza rápidamente, que requiere de una innovación constante que aporte valor a nuestras organizaciones y por tal motivo debemos identificar esta característica innovadora en el proveedor que estamos evaluando, más cuando se tratan de proveedores de tecnología que esperamos traiga evolución constante a nuestra organización.

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Cuando estamos seleccionando un software, debemos estar seguros de contratar una empresa que tenga un sistema de innovación implementado que nos garantice que podemos pensar en un crecimiento constante a largo plazo por su capacidad de innovar, así como aportar solidez y diferenciación a nuestra organización.

 

6. Pensar en la mayoría de los usuarios, evaluar la simplicidad y si invita al uso

El deseo de evolucionar nuestro sistema de gestión de calidad busca que pasemos de algo complejo a algo simple, y por tal motivo debemos poner mucha atención a la interfaz de usuario que nos presentan el software que estoy evaluando.

Recordemos que más que nosotros como líderes de la organización, debemos pensar en la mayoría de los colaboradores a quienes tenemos que involucrar al sistema, y para lograrlo debemos llegarles con una alternativa de software que les cambie su antigua percepción aburrida y ladrilluda del sistema, por una percepción agradable, sencilla y cercana que los invite a participar constantemente.

 

7. Conocer la metodología de implementación que ofrecen

Hay muchas formas de implementar software en nuestra organización, y las metodologías de implementación, así como los software, han venido evolucionando conforme avanza la tecnología para garantizar el éxito del proyecto.

Evaluar la metodología de implementación permitirá identificar también qué tan innovador es el proveedor, pero además se debe poner mucha atención si la metodología propuesta se fundamenta en las prácticas líderes e impactan la alta adherencia de los conocimientos que se transfieren.

 

Esperamos que estos tips sean de alto valor si se está pensando en evolucionar el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 con la adquisición de un software que traiga muchos beneficios a la organización.

Tecnología para sistemas de gestión de calidad - software ISO 9001

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