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En todos los años de historia de la ISO 9001, ha sido tradicional que las organizaciones implementen los sistemas de gestión de forma manual utilizando herramientas ofimáticas como Word y Excel (Microsoft o G Suite), limitándose a generar un sistema de gestión documental almacenado en servidores de archivo, lo cual implica procesos complejos y falta de dinamismo.
Si esa es la situación de tu empresa y administrar tu sistema de gestión de calidad de forma manual se ha convertido en una tarea tediosa porque hay muchas labores operativas que te consumen demasiado tiempo, tienes un listado de tareas pendientes de muchas personas y a los colaboradores no les gusta involucrarse, es momento de que simplifiques esta labor con la ayuda de una herramienta que te permita automatizar.
No eres el único en esta situación, es un problema de más del 90% de las organizaciones que tienen Sistemas de Gestión ISO implementados. Afortunadamente, los software de gestión de calidad son ideales para las empresas que desean evolucionar su sistema.
Sin embargo, una vez has tomado la decisión de adquirir un software ISO 9001, notarás que existen muchas soluciones en el mercado, por ello es muy importante que sepas cómo elegir la opción más adecuada para tu empresa. A continuación te vamos a presentar 7 tips claves que debes considerar para seleccionar un software para sistemas de gestión de calidad que realmente aporte valor a los procesos y objetivos de tu organización.
Consejos para elegir el software de sistemas de gestión de calidad
Elegir un software basado en las necesidades de tu empresa te brinda la posibilidad de traer un nuevo aire a tu sistema de gestión impulsando la construcción de una cultura de gestión simple y efectiva, ¿cómo lograrlo? siguiendo estas 7 recomendaciones.
1. Prestar atención a la filosofía o propósito superior del proveedor que se está evaluando
En esta época en la que nos encontramos, ya no estamos comprando un producto o servicio únicamente, lo que estamos haciendo es una alianza con un proveedor que nos ayudará a crecer y por tanto es necesario caminar con los que tengan propósitos superiores y filosofías alineadas con las nuestras. Debemos buscar aliados que nos inspiren y que nos sumen todos los días.
2. Plantear claramente los problemas principales y validar si se solucionan con el software
Antes de pasar a revisar las funcionalidades de un software debemos tener claridad de cuáles son los problemas que tenemos en este momento con nuestro sistema de gestión de calidad, cuáles son los retos, que es lo principal que deseamos resolver.
Tener una conversación con el proveedor evaluado alrededor de la problemática que deseamos resolver, nos permitirá tomar una decisión más estratégica que no solo estará basada en la funcionalidad de un software sino en la claridad del impacto positivo que traerá este software si enfocamos correctamente las funcionalidades claves que nos ofrece al cumplimientos de los objetivos planteados.
3. Involucrar a diferentes dueños de proceso en la selección del software
Varias cabezas piensan más que una y por eso es importante que la selección de un software sea un trabajo en equipo de al menos 3 personas de la organización que aporten visiones complementarias y permita tomar decisiones compartidas que al final será muy beneficioso para el proyecto de implementación, debido a que su participación en el proceso de selección incrementa su sentido de pertenencia e involucramiento para que la adquisición traiga los beneficios esperados a la organización.
4. Pedir referencias y llamar para tener testimonios reales de organizaciones que usen el software
Los vendedores pueden hablar muy bonito, pero es más importante escuchar testimonios de otras organizaciones que tengan sistemas de gestión de calidad ISO 9001: 2015 administrados con el software que estamos evaluando para tener de primera mano insumos claves para la toma de la decisión y adquirir conciencia del esfuerzo que se debe hacer teniendo en cuenta las lecciones aprendidas de estas organizaciones que ya pasaron por el proceso que apenas vamos a empezar nosotros.
5. Validar que tanta innovación en el tiempo te ofrece el proveedor
Estamos en la era de la transformación digital de las empresas, que requiere de una innovación constante que aporte valor a nuestras organizaciones; por tal motivo es importante identificar esta característica innovadora en la empresa que estás evaluando, más cuando se trata de proveedores de tecnología que esperas que traiga evolución constante a tu organización.
Al seleccionar un software ISO 9001, debes estar seguro de contratar una empresa que tenga un sistema de innovación implementado que te garantice la escalabilidad que necesitas para un crecimiento constante y a largo plazo. Esto se demuestra por la capacidad de la herramienta de innovar, aportar solidez y diferenciación a tu organización.
6. Pensar en la mayoría de los usuarios, evaluar la simplicidad y si invita al uso
El deseo de evolucionar nuestro sistema de gestión de calidad busca que pasemos de algo complejo a algo simple, y por tal motivo debemos poner mucha atención a la interfaz de usuario que nos presentan el software que estoy evaluando.
Recordemos que más que nosotros como líderes de la organización, debemos pensar en la mayoría de los colaboradores a quienes tenemos que involucrar al sistema, y para lograrlo debemos llegarles con una alternativa de software que les cambie su antigua percepción aburrida y ladrilluda del sistema, por una percepción agradable, sencilla y cercana que los invite a participar constantemente.
7. Conocer la metodología de implementación que ofrecen
Hay muchas formas de implementar software en nuestra organización, y las metodologías de implementación, así como los software, han venido evolucionando conforme avanza la tecnología para garantizar el éxito del proyecto.
Evaluar la metodología de implementación permitirá identificar también qué tan innovador es el proveedor, pero además se debe poner mucha atención si la metodología propuesta se fundamenta en las prácticas líderes e impactan la alta adherencia de los conocimientos que se transfieren.
Esperamos que estos tips sean de alto valor para evolucionar tu Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 con la adquisición de un software que traiga muchos beneficios a tu organización. Te invitamos a que conozcas, KAWAK®, una solución para la gestión de calidad en la nube que te facilitará el manejo efectivo de tu sistema.
