8 errores comunes en la implementación de un sistema de gestión ISO

Cuáles son los errores más comunes al implementar un Sistema de Gestión

Los sistemas de gestión han cambiado la forma en la que operan las empresas al simplificar, estandarizar e integrar los diferentes procesos dentro de esta. Sin embargo, es común que la implementación del sistema se vea como una tarea desafiante debido al impacto que tiene en la organización al involucrar diversas áreas.

Esta creencia se da en muchos casos porque la falta de conocimiento para una implementación adecuada lleva a que se cometan errores que generan pérdidas de dinero y recursos, e incluso a retrasar o comprometer el alcance de los beneficios esperados.

Para que esta situación no ocurra en tu empresa y puedas prever las acciones o situaciones que debes evitar, realizamos una lista sobre cuáles son los ocho errores más comunes al implementar un sistema de gestión ISO.

 

1. Implementar todos los procesos a la vez

Lo ideal es que tu organización adopte un enfoque lento y eficiente, es decir una implementación incremental paso a paso y proceso por proceso, que permita otorgar a cada uno la importancia y el tiempo que realmente requiere.

Los procesos misionales deberían ser el punto de partida, dado que estos son los que constituyen la misión de la organización y en dónde se encuentra el know how del negocio. Para ello, el mapeo de procesos es determinante con el fin de identificar los procesos que afectan de forma crítica al funcionamiento del sistema de gestión. 

Lee también: ¿cómo hacer una caracterización de procesos?

2. No tener metas a corto plazo en la implementación del sistema

Cuando quieres bajar de peso, te inscribes al gimnasio y al iniciar el entrenador te dice que para lograr los objetivos se requiere constancia y disciplina, que no vas a lograr la meta general en un mes, sino que debes plantearte objetivos realistas a corto plazo y trabajar todos los días para alcanzarlos. Esto mismo sucede con la implementación de un sistema de gestión.

Por ello, la mejor práctica es planificar, es decir, definir las fases que compondrán el proceso de implementación. Cada fase debe tener sus objetivos, fecha límite y responsables. Por ejemplo, una fase para la campaña de gestión del cambio; otra para la capacitación de los colaboradores sobre indicadores, auditorías, documentación entre otros temas claves del sistema, y otra sobre la definición y alcance del sistema, entre otras.   

3. Documentar todo con un solo procedimiento

¿Tienes idea de cuánta cantidad de información tiene tu empresa? Puede ser demasiada –considerando el tamaño de la misma. Pero aunque no sea muy grande, la documentación siempre requiere fragmentarse para facilitar su entendimiento e implementación.

Adicionalmente requiere de un análisis detallado que permita reflejar lo que se hace día a día en los procesos de la empresa y cómo se hace, y no caer en el error de documentar aquello que si bien se desea tener en los procesos, no se ha capacitado adecuadamente al personal. Para documentar los procedimientos clave de tu empresa, debes tener claro que debes disponer de tiempo y recursos.

4. Falta de capacitación en los conceptos básicos del sistema de gestión

La formación juega un papel fundamental en la generación de valor del sistema de gestión, debido a que es necesario que cada uno de tus colaboradores se empodere del conocimiento para que el sistema fluya; pero cuando las personas no tienen el entendimiento del software, ni del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, es muy dificil que se involucren con este. Lo ideal es que a la par de la implementación le brindes a los colaboradores las herramientas y elementos necesarios para entender los principios y conceptos básicos de un sistema de gestión.

Acoplar al equipo de trabajo con el SG reduce las incidencias de error.

5. No gestionar el cambio en la organización

Siempre que algo nuevo se pone en marcha dentro de la empresa, todas las partes involucradas e interesadas deberían poder hacer frente a los desafíos cuando se produzca el cambio. Sin embargo, esto no sucede en muchos casos. Se le pide a una sola persona que se encargue y gestione toda la implementación, mientras que los demás colaboradores permanecen sin el conocimiento o habilidades necesarias para vincularse y adaptarse exitosamente a la transformación.

Esto genera resistencia y entorpecimiento de los procesos e incluso caos en la organización. Por ello, lo recomendable es que utilices una planificación estratégica que te permita vincular a los colaboradores e integrar las herramientas tecnológicas.

Lee también: Cómo gestionar fácilmente los cambios de tu Sistema de Gestión

6. Enfocarse en la certificación y no en el propósito de un sistema de gestión

Un sistema de gestión de calidad te permite organizar los procesos de la empresa, lo que te llevará a optimizar los recursos y a sincronizar las actividades organizacionales. Debes verlo como una labor en el día a día de tu empresa, es decir, es importante generar toda una cultura de gestión. En este sentido, mejorar la calidad y lograr mayor eficiencia en la organización, debería ser la razón por la que elijas implementar el sistema y no solo por obtener una certificación.   

7. Falta de empoderamiento a los líderes de la empresa

Uno de los aspectos más relevantes para que un sistema de gestión funcione como se espera  es que los líderes se empoderen del mismo, para ello es necesario que les brindes la capacitación, los recursos y las herramientas para que puedan lograrlo. Puede que optes por contratar una consultora para la implementación del sistema, y eso está bien, sin embargo, debe ser solo un apoyo. Las riendas del sistema deben estar en manos de los líderes de tu empresa, quienes deben convertirse en replicadores para sus equipos, con el fin de que todos los colaboradores estén alineados y trabajen mancomunadamente.   

8. Falta de apoyo durante la implementación

Un sistema de gestión de calidad debe ser el trabajo de toda una organización. Si los colaboradores y los líderes no se apropian del SGC, no funcionará. El ideal es incorporar calidad en su trabajo y actividades diarias, por lo que se necesita orientación y capacitación desde los cargos más altos de la empresa. Recuerda que si la calidad no se realiza a diario en todos los procesos, el sistema nunca agregará valor a tu organización.

Estos son solo algunos de los errores más frecuentes en la implementación de los sistemas de gestión de calidad, sin embargo pueden ocurrir otros debido a que cada negocio es único. Pero esto no debe limitarte en mejorar los procesos en tu organización y mejorar la eficiencia del sistema. Y no olvides que un software para sistemas de gestión siempre será una herramienta facilitadora y estratégica de apoyo para su implementación.

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