Si vives en Colombia, es muy probable que hayas escuchado sobre el COPASST o Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. En este artículo no entraré en detalles técnicos sobre el comité que probablemente ya conozcas; más bien me centraré en brindarte una serie de tips para que el COPASST se convierta en una herramienta útil, práctica y muy efectiva para la gestión de la Seguridad y Salud en tu empresa.

Un poco sobre el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

Es un comité conformado por representantes de los colaboradores y representantes de la empresa, es de carácter paritario; es decir que cuenta con la misma cantidad de representantes de ambas partes con los mismos derechos, y su principal función es promover y velar por unas condiciones apropiadas para seguridad y salud en el trabajo.

Este comité es mandatorio para todo tipo de empresas (para las empresas de menos de 10 trabajadores se contará con Vigía en Seguridad y Salud), se reelige cada dos años, y algunas de sus principales funciones encontramos:

• Actuar como ente de vigilancia interno del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Hacer recomendaciones para la mejora continua del SG-SST
• Proponer medidas a la empresa que propendan por la seguridad y salud en los sitios de trabajo
• Vigilar el desarrollo de actividades de medicina, higiene y seguridad industrial conforme a la legislación vigente y la normatividad interna
• Participar en el análisis de causas de accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer acciones correctivas para eliminar su causa raíz
• Participar en inspecciones a los lugares de trabajo, identificación y evaluación de riesgos
  
  

A continuación, encontrarás ocho tips para que tu comité no se quede en el papel, y se convierta en una herramienta de seguimiento útil y práctica para tu SG-SST:

1. Separa el espacio en las agendas

Normalmente tenemos muchas cosas que hacer, en algunos momentos nuestra carga de trabajo se incrementa. A pesar que la legislación indica que los miembros cuentan con 4 horas semanales exclusivas para el funcionamiento del comité, este tiempo en algunas ocasiones no lo respetamos y es cuando el comité de COPASST pasa a un segundo plano, para la cual nunca tenemos tiempo.

Una buena práctica es agendar el espacio mensual para realizar el comité, incluso programar las sesiones de todo el año.

2. Dale estructura al comité

En algunas ocasiones llegamos a una reunión, nos desatrasamos de noticias con nuestros compañeros y a la hora de la verdad, pasa el tiempo y no hay resultados.

Para evitar que esto te pase, ten una estructura claramente definida para tu comité. Por ejemplo, puedes usar un formato de acta o guion para el COPASST, donde no dejes por fuera ninguno de los temas claves que debes tratar, ya sea por ley o por los pendientes que traes de reuniones anteriores.

3. Prepárate para cada sesión

Para que puedas optimizar tu tiempo y hacer comités de COPASST efectivos, asegúrate de prepararte para cada reunión. Si debes presentar información relevante, hazlo de manera ejecutiva usando presentaciones en PowerPoint, informes de gestión o similares, de manera gráfica, en máximo 5 diapositivas. Esto hará que el foco de los demás miembros del comité no se pierda en lecturas tediosas que tomar gran parte de la reunión.

Si había otro tipo de compromisos que debías realizar, ten siempre "a la mano" (o a un clic) las evidencias para que el seguimiento pueda realizarse de manera eficiente.

Lee también: Cómo tener un formato digital para actas de reunión COPASST

4. Documenta y haz seguimiento a los compromisos

Parte del éxito del COPASST es que se cumpla lo que se ha establecido. En cada comité resultará una serie de tareas o compromisos vitales para la Seguridad y Salud en el trabajo, por lo cual es fundamental registrarlos, comunicarlos oportunamente y hacerles seguimiento constante. 

Personalmente, recomiendo realizar la validación de compromisos al inicio de cada sesión de COPASST, actualizar su estado, hacer una rápida validación de las evidencias y reprogramarlos si es necesario.

También asegúrate de documentar cada reunión de COPASST en un acta o documento, esto con el fin de que puedas garantizar la trazabilidad y continuidad (los miembros cambian cada dos años y seguro necesitarán conocer la historia del comité), así como el cumplimiento legal ante una eventual visita del Ministerio de Trabajo.

5. Un comité más humano

Sabemos que el COPASST es un comité exigido por la ley colombiana; sin embargo, nunca debemos olvidar su propósito: promover y vigilar la seguridad y la salud dentro de la empresa. Pero vayamos más allá. ¿El comité trabaja sólo para velar los intereses de la empresa y evitar sanciones? Tal vez en muchas organizaciones sea así, pero vamos a la esencia que es nuestra gente, los trabajadores que todos los días salen de casa a poner lo mejor de sí en su labor y esperan volver al final de su jornada con su familia. Es sobre ellos que debemos enfocar el COPASST, cómo evitamos que se enfermen o que se accidenten, cómo incrementamos las probabilidades de que regresen a casa sanos y salvos, cómo aportamos a su bienestar y felicidad.

Ya dicho esto, me atrevo a decir que el cumplimiento legal llegará por añadidura.

6. Divide y vencerás

La seguridad y salud es una gran responsabilidad, por ende conlleva una serie de actividades y comprende un amplio portafolio de temas: investigación de accidentes, seguimiento a casos de enfermedad laboral, programas de vigilancia epidemiológica, programas de prevención, gestión de riesgos, entre muchos otros.

Es por esto, que cuando se agenda un comité de COPASST para espacios de una o dos horas, no se alcanza a abarcar la totalidad de los temas. Si ese es el caso de tu organización, subdivide el comité para el seguimiento a temas específicos.

7. Innova!

¿Te parecen super aburridas las reuniones de COPASST? El cambio está en tus manos. Dale un aire fresco, ¿qué tal si un día hacen la sesión tomándose un cafecito fuera de la oficina?

También es muy común que el líder del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se involucre con los trabajadores, participe en inspecciones, actividades de prevención, promoción u otras y tenga un poco más de "contexto real" sobre las condiciones actuales de Seguridad y Salud. Otra buena práctica que podrías implementar es llevar a los representantes de la empresa a una serie de recorridos por las instalaciones para realizar actividades de observación, enfocadas a ver de primera mano el resultado de la gestión del comité: ¿están funcionando los controles a los riesgos? ¿los trabajadores están usando sus EPP de manera adecuada? ¿los trabajadores son felices en su espacio de trabajo? ¿las instalaciones y los equipos son adecuadas para la labor que los trabajadores ejecutan?

8.  Convoca a elecciones con antelación

Como lo mencionaba antes, los miembros del comité se eligen por periodos de dos (2) años, por lo cual es recomendable que poco antes de finalizar el periodo en curso, convoques a elecciones y puedas seleccionar a los nuevos miembros, para que hagan un fácil empalme con el comité saliente.

Crea una campaña atractiva y muéstrale cómo su aporte sería de gran valor para la organización si pertenece a este comité.

Espero que esta información te haya sido de utilidad y puedas poner estos tips en práctica en tu empresa.

Si deseas compartir algún otro tip, no dudes en hacerlo en la sección de Comentarios.

Hasta pronto!

Puedes descargar nuestra plantilla COPASST, en el siguiente enlace: 

También puedes solicitar una prueba gratis de nuestro Software para gestión documental.