¿Tarea urgente o importante? Aprende cómo priorizarlas

María Mónica Pérez
Escrito por María Mónica Pérez

Me motivan los cambios, crear y apoyar procesos de transformación, tengo experiencia en análisis de datos, marketing digital y gestión de proyectos. Me gusta aprender y conectar con las personas, me encanta el outdoor, montar bici y trotar.

priorizar y delegar tareas con flujos de trabajo

¿Sabes por qué planificar las tareas urgentes e importantes es muy relevante en el desempeño de tu empresa? La organización de tareas y su asignación en función del nivel de importancia y urgencia, son factores que juegan un papel importante en las decisiones que se toman en una organización. Comprender la correlación entre estas variables y dividir las tareas en función de ellas aumentará la productividad general de tu equipo de trabajo. 

Además, comprender cómo se correlacionan la importancia y la urgencia te ayudará a decidir el orden de finalización de todas las tareas asignadas. Por último, todos los líderes o gerentes eficaces deben asignar tareas a su equipo de acuerdo con las fortalezas y capacidades individuales de cada miembro; de esta manera se facilita que los equipos utilicen de manera eficiente el tiempo disponible, puedan desarrollar sus habilidades y anticipar desafíos gracias a su expertise. Aprender a priorizar las actividades, acciones y proyectos te ayudará a mejorar en tu trabajo y en tu vida en general. Si no sabes cómo diferenciar lo urgente de lo importante, hoy te contamos las diferencias y cuál es la forma más efectiva de hacerlo. 

¿Cuál es la diferencia entre lo urgente y lo importante?

Las actividades urgentes y las importantes se diferencian o clasifican teniendo en cuenta la necesidad de acción que requiere cada una, pero para ello, es importante conocer cada término.  

  • Urgente: tareas o elementos que exigen atención inmediata.
  • Importante: tareas o elementos que afectan tus objetivos y estrategia a largo plazo.

¿Cómo medir si una tarea es urgente o importante?

Una forma de pensar en lo que tienes y lo que quieres hacer es colocar tus tareas en una matriz de administración del tiempo, a menudo conocida como la Matriz de Eisenhower. Esta está compuesta por cuatro cuadrantes definidos con base en las variables de urgente e importante y define la acción que se debe realizar.  

Matriz Eisenhower - tarea urgente o importante

Cuando segregas tus tareas utilizando la matriz de gestión de tiempo, tienes más control sobre tu enfoque, el proceso y también el progreso, por ello es una herramienta que puedes utilizar tanto en tu vida personal como en tu empresa.

  • Cuadrante 1: urgente e importante

Hazlo primero,  hazlo ahora. Estas son las tareas inevitables, que  requieren atención directa e inmediata o pronto habrá implicaciones negativas. Tienden a ser las más tediosas y desafiantes, por lo que requieren más tiempo y atención para completarlas. 

  • Cuadrante 2: No urgente, pero importante

Decide cuándo hacerlo, crea un horario y establece una fecha límite. Este es el punto ideal para organizar tu trabajo, pues no todas las tareas deben hacerse ya!. Regularmente son proyectos, tareas y otros elementos de acción que a pesar de a veces ser ladrillos, te ayudarán a alcanzar tus iniciativas a largo plazo. En este cuadrante se encuentra lo que no es urgente de inmediato, pero te ayudan a construir  el éxito de tus objetivos.

  • Cuadrante 3: urgente, pero sin importancia

Delega, divide la carga de trabajo. Este es el cuadrante más peligroso y aquí es donde muchos de nosotros vivimos y respiramos sin querer demasiado.

Es fácil para otras personas exigir nuestro tiempo sin darse cuenta de lo que están haciendo exactamente.

Su problema no es necesariamente tu emergencia. Si están tratando de encontrar una solución rápida o una respuesta para algo que no está impulsando el negocio, entonces una comunicación clara y con tiempo es muy importante.

  • Cuadrante 4: no urgente, sin importancia

Elimínalo, excluye los elementos innecesarios. Este componente incluye las tareas que pueden ser triviales o pérdida de tiempo. 

Delegar - tarea urgente o importante

¿Cómo delegar tareas de forma eficaz en las empresas?

La delegación es una práctica necesaria y relevante para la productividad de las empresas, sin embargo es una acción que en muchas ocasiones es difícil de adoptar por los líderes o gerentes empresariales. Delegar es una de las formas de aumentar la productividad general de una empresa, por ello, te contamos algunos consejos para delegar eficazmente. 

  • Identifica qué delegar  

No todas las tareas se pueden delegar, por esto lo más importante es determinar las que pueden ser ejecutadas por otra persona. Para ello, pregúntate ¿quién puede hacer este trabajo en lugar de mí?, ¿quién puede hacer esta tarea mejor que yo?, ¿quién puede hacer este trabajo a menor costo que yo? y ¿se puede eliminar esta actividad por completo?, tal vez esta última sea la primera pregunta que debes hacerte.

Siempre ten en cuenta que no todas las tareas en tu organización o proceso requieren de tu supervisión, ni son urgentes. En este paso debes tener en cuenta las tareas que has identificado en el cuadrante tres de la matriz (urgente, pero sin importancia).  

Nuevo llamado a la acción

  • Aprovecha las fortalezas de los empleados

Todos los equipos tienen integrantes con habilidades específicas necesarias para ejecutar ciertas tareas determinadas y lograr los mejores resultados. Aprovecha eso y las fortalezas de tus empleados para delegar, pues cuando alguien tiene una mayor probabilidad de sobresalir, estará más motivado y comprometido, lo que sin duda beneficia a ambas partesa.   

  • Define el resultado deseado 

Para delegar necesitas tener claro cuál es el resultado que deseas obtener para comunicárselo a la persona que ejecutará la tarea. Simplemente asignar un trabajo a otro no es delegar. Entrega proyectos con un contexto adecuado y un vínculo claro con los objetivos de la organización.  

  • Proporciona los recursos y nivel de autoridad adecuada

Si la persona a la que delegas el trabajo necesita capacitación, recursos o autoridad para completar el proyecto asignado, es tu función proporcionar los tres elementos anteriores. Preparar a alguien para una tarea imposible frustrará a ambas partes porque tu colega no podrá lograr el resultado deseado, y entonces probablemente tendrás un reproceso.

Aquí es también donde debes luchar contra la necesidad de microgestión. Decirle a tu compañero de trabajo, el paso a paso, cómo realizaría la tarea y luego controlar cada parte del proceso no le permitirá aprender o adquirir nuevas habilidades. En cambio, concéntrate en cuál es el objetivo final deseado, por qué la tarea es importante y ayuda a abordar cualquier brecha entre el resultado y su conjunto de habilidades actuales.

  • Establece un canal de comunicación claro

La comunicación es clave en todos los aspectos de la empresa, pero en lo que se refiere a delegar tareas, es la base para obtener los mejores resultados. Si deseas evitar la microgestión, debes establecer un canal de comunicación que facilite que la persona a la que delegas se sienta confiado en preguntar para solucionar dudas y también para recibir realimentación. 

El feedback es el secreto para que la práctica de delegar sea efectiva, porque permite avanzar en los procesos con un control de resultados basados en la mejora continua. 

Acostumbrarse a priorizar y delegar tareas no es fácil, al principio puede ser difícil, pero es un aspecto que se puede trabajar y perfeccionar pero sobre todo si lo haces de la forma correcta será altamente beneficiosos para la productividad y eficiencia de tu organización. Además, en la actualidad, gracias a la transformación digital en las empresas puedes encontrar diferentes herramientas automatizadas, como los flujos de trabajo, lo cual simplifica la priorización, asignación, gestión y control de tareas y proyectos. 

Si quieres conocer más sobre los flujos de trabajo, con KAWAK®, el software para gestión de calidad ISO 9001, puedes hacerlo.

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