Muchas veces en las empresas pueden pasar por desapercibidas las auditorías e inspecciones, dado que en sus distintas gestiones cuentan con una variedad de tareas y procesos por realizar. Sin embargo, se consideran necesarias para diagnosticar e identificar las deficiencias de las actividades y mejorarlas, además de analizar si las metas organizacionales se están cumpliendo según lo planeado y si responden a las directrices de los requerimientos organizacionales, legales o de normas ISO.
De lo anterior, para que las empresas alcancen su plenitud en la efectividad de las auditorías, es importante que piensen en varios aspectos tangibles como:
- Tener presente que los seres humanos y en general los procesos no son infalibles y que requieren una revisión para comprobar su efectividad y posibles mejoras.
- Alcanzar la calidad de los procesos, sean externos o internos, requiere de verificación y control.
- Tener información verídica y fiable con el propósito de tomar mejores decisiones que lleven a la organización al éxito.
- Ordenar sus procesos de tal forma que se generen eficiencias operativas y elimine cuellos de botella o ineficiencias.
- Tener presente si la empresa está cumpliendo o no con las normativas legales.
¿Qué son las auditorías?
Básicamente, son un proceso de verificación o validación, en el que se revisa a rasgos generales si las empresas están siguiendo los estándares de seguridad, aparte de cumplir con sus objetivos corporativos. Usualmente, se implementan para evaluar los puntos fuertes y débiles que tiene la organización, pues así resulta más sencillo llegar a una solución concreta para obtener la calidad deseada.
En otras palabras, su objetivo es asegurar que todo en las empresas marche bien y detectar esos posibles errores que las están estancando. Aunque, es claro mencionar que, para conseguir un análisis certero de lo que sucede en ellas, hay que considerar los diferentes tipos de auditorías y fases que existen, pues de ese modo se trabajará en cada una de las áreas de la organización.
¿Cuál es la diferencia entre auditoría e inspección?
Ahora bien, las inspecciones ocupan un papel relevante en este proceso, ya que a diferencia de las auditorías, las inspecciones son una revisión de un control puntual, que no analiza ni el antes ni el después de una situación. Lo que una inspección es fijarse en los momentos exactos y observa que verdaderamente se esté cumpliendo la normativa del proceso o legal que se requiere.
En general, se puede decir que las auditorías comprueban y mantienen el funcionamiento correcto de una empresa de forma holística y a largo plazo, y las inspecciones, trabajan en situaciones más puntuales centralizando las acciones.
¿Cuál es el beneficio de las auditorías e inspecciones?
Como lo hemos estado nombrando, la importancia de las auditorías e inspecciones radica en que brindan más transparencia a las empresas. Adicionalmente, llevan a cabo un análisis más profundo y sistemático de los procesos, actividades, operaciones y procedimientos, lo que a muchas compañías les interesa, dado que en variadas ocasiones no tienen la oportunidad de ver panorámicamente el desempeño de sus tareas.
Por otro lado, se centran en la mejora continua de las organizaciones, evaluando sus procesos internos y externos, monitoreando el desarrollo de las estrategias. De igual forma, fomentan las buenas prácticas encaminadas a tomar acciones correctivas y más éticas. A nivel global, las inspecciones y auditorías resultan indispensables para gestionar y mantener los estándares de seguridad y calidad de las empresas.
¿Cómo hacer auditorías empresariales ISO efectivas?
Es fundamental tener presente que dependiendo de los tipos de auditoría implementada en la empresa, se debe garantizar el cumplimiento de las normas ISO. Por ejemplo, en el caso de la ISO 9001, la auditoría debe ejecutarse basándose en un proceso sistemático donde se consiguen registros, declaraciones o cualquier otra información. Las clasificaciones más conocidas son: auditorías internas, que trabajan para fines internos, y externas, que se enfocan en obtener la gestión de calidad de la organización.
En el caso de la auditoría interna ISO 45001 se examina la conformidad, efectividad y el desempeño de un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGC), en el cual se ven las oportunidades de mejora para velar por el bienestar y la salud de los colaboradores.
Ahora, en la auditoría ambiental ISO 14001, se evalúa y se constata que las empresas tengan la capacidad de controlar, planificar y revisar que sus actividades no impacten negativamente sobre el medio ambiente. Para ello, resulta imprescindible un software de gestión ambiental.
Para la auditoría ISO 22000 se evalúa el desempeño de un sistema de gestión de la inocuidad alimentaria (SGIA), lo que quiere decir que se centra en revisar las políticas de seguridad alimentaria de las empresas que se mueven este sector. Su propósito esencialmente es proponer acciones de mejora continua, al igual que los demás tipos de auditoría.
En cuanto a la certificación BASC, se emite a aquellas empresas que cumplan con los requisitos del sistema de gestión en Control y seguridad BASC, que se basa en fomentar un comercio internacional más seguro para quienes quieran explorar negocios en otros países. Por lo regular, es otorgado a las organizaciones que respondan por óptimos procesos productivos, empaque, embarque y de transporte de la carga que van al exterior.
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Cronogramas de inspecciones con estados y resultados de ejecución:
Además, puedes ejecutar tus auditorías desde cualquier lugar adjuntando y clasificando los hallazgos como: conformes, no conformes u observaciones en una lista de chequeo, de esta manera sabrás qué mejorar o modificar de tus actividades. También, si así lo prefieres, tienes la posibilidad de pedir una retroalimentación a las personas que auditaste, evaluar el desempeño del equipo auditor y consultar fácilmente el historial de evaluaciones en las hojas de vida de los auditores, aparte de actualizarlas cuando sea necesario.
A partir de los hallazgos marcados y detectados por cada auditor puede hacerse un informe final de auditoría, donde se vean las acciones correctivas y de mejora para el desarrollo de los planes de acción y el seguimiento de los mismos.
Ahora, si quieres validar periódicamente el estado de tus instalaciones, productos, procesos o servicios mediante inspecciones, puedes gestionar tu cronograma registrando hallazgos, evidencias y planes de acción y generar reportes de los mismos para visualizar su cumplimiento.
Con lo descrito hasta aquí, seguramente tengas una idea de cómo lograr el éxito en las auditorías e inspecciones de tu organización, con la ayuda de tus profesionales en la empresa. Aunque para hacerlo más competente, es clave que recurras a profesionales que te asesoren con el procedimiento adecuado para cada una como kawak®.
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