Solicitud de vacaciones automatizada! ahorra pasos y tiempos de aprobación

Las vacaciones son un tiempo de descanso necesario para todos los empleados. Por eso, es importante gestionarlas adecuadamente y tener en cuenta ciertas prácticas que harán que este proceso sea aún más sencillo de realizar. En este sentido, herramientas como un software para la gestión de recursos humanos es vital para gestionar adecuadamente las vacaciones del personal,  tener los registros y obtener la trazabilidad correspondiente de este proceso para futuras consultas. Adicionalmente, una solicitud de vacaciones automatizada con workflows permite comunicar la entrega de funciones por el tiempo que dure la licencia a los responsables, informar a los interesados y consolidar la información correspondiente.

¿Por qué gestionar las solicitudes de vacaciones de mi equipo de trabajo?

La respuesta a la pregunta es que cuando esta información está bien organizada  y tienes claro cuál es la más relevante, puedes identificar el paso a paso para ejecutarlo correctamente. Así, será es más sencillo ganar en productividad y obtener un orden claro a la hora de determinar quienes serán los encargados de suplir las necesidades de cada área. Es importante recordar que otorgar unos días libres es un requisito que debes cumplir como empleador. Por lo tanto, es necesario que a través del área de recursos humanos o el personal encargado se definan ciertas pautas que permitan ejecutar un control de las vacaciones efectivo y hecho para evitar contratiempos. 

La gestión de solicitud de vacaciones para los empleados es una de las principales funciones que tienen a su cargo los profesionales de talento humano de tu organización. Sin embargo, es importante dejar claro que la información que se consigne y los días asignados dependen de los líderes de cada equipo de trabajo y de la gestión que realice el área de talento humano. 

Para evitar cuellos de botella o un cruce de datos innecesarios es fundamental que encuentres un esquema que te permita ordenarlos correctamente y obtener un panorama claro de cómo se está llevando a cabo este proceso. Una buena idea es contar con un software de mapeo de procesos que integre ayudas visuales y acceso a los procesos con formatos y documentos disponibles para que los colaboradores puedan diligenciarlos sin contratiempos.

Buenas prácticas en la gestión de vacaciones

Ahora que reconoces cuál es su importancia, es necesario que tengas en cuenta algunos consejos que pueden incrementar la correcta elaboración de estas solicitudes junto a su posterior gestión. Aunque podríamos decir que se trata de un trámite sencillo, la verdad es que es relevante tener en cuenta determinadas pautas que te ayudarán a programarlas correctamente y evitar afectaciones en el cumplimiento de los objetivos de tu empresa. 

1. Políticas de vacaciones claras: si has decidido que el periodo de descanso no esté incluido en el contrato de trabajo, entonces debes estipular o compartir con los líderes del área con que tiempo de anticipación deben pedir sus vacaciones los colaboradores y cuál es la manera correcta de diligenciar las solicitudes.

2. Acuerdos en situaciones sobrepuestas:  las herramientas de gestión de vacaciones son valiosas a la hora de evaluar cómo distribuir las cargas entre los equipos de trabajo, pero no son la única solución. En caso de que varios miembros de una misma área soliciten los mismos días, es necesario llegar a un arreglo que favorezca a todos y no tenga un impacto negativo en la motivación de los colaboradores. 

3. Asegurar la continuidad: cada área debe cumplir con funciones mínimas para continuar operando, en este sentido, tanto los líderes como el personal de talento humano deben tener claro con cuántos colaboradores pueden seguir funcionando y cómo se entregará el puesto por los días que durará el descanso.

4. Información transparente: para los empleados será una buena señal conocer a profundidad la cantidad de días que tienen disponibles. Esto también les ayudará a gestionar sus permisos con mayor antelación. La empresa puede, dependiendo de sus clientes y flujo de trabajo, determinar las temporadas en las que es más apropiado solicitar vacaciones según las áreas de la empresa, para que de esta forma el personal tenga claridad desde el principio sobre las épocas más adecuadas para disfrutar de su tiempo de descanso. 

 

Plantilla para la gestión de solicitud de vacaciones

La automatización de flujos de trabajo es una ventaja competitiva en las empresas que se han transformado digitalmente. Dejar atrás las hojas de cálculo es una de las mejores maneras para tener a la mano los datos más relevantes y estratégicos para la organización, con el objetivo de poder consultarlos en el momento en que sea necesario. Desde Kawak sabemos cómo optimizar el proceso de solicitud de vacaciones y muchos más. Todo lo realizamos a través de flujos de trabajo o workflows automatizados. Lo mejor es que nuestra plataforma también te permite configurar las personalizaciones que más se ajusten a tus necesidades organizacionales. ¿Cómo se ve y se construye un flujo o workflow de solicitud de vacaciones? De este modo: 

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  • Solicitud: en este paso se piden formalmente los días de licencia. Se deben dejar claros cada uno de los datos del empleador como nombre y cargo. Además, deben estar estipulados los días laborales que solicitarán, el momento en el que se efectuará el reintegro y quién estará a cargo durante el tiempo de ausencia. 

Aquí también puedes agregar los campos adicionales que requieras como cédula, área, señalar si son  licencias no remuneradas, días por calamidades o vacaciones que no se disfrutaron debido a alguna eventualidad que las aplazó. Cada una de estas situaciones atípicas también pueden quedar establecidas dentro de este formulario, sin embargo, te invitamos a diseñar tus procesos de la manera más simple y práctica posible. 

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  • Aprobación: en este punto, tanto los líderes del área como el personal encargado de recursos humanos debe analizar la aprobación de las vacaciones versus las cargas de trabajo del negocio. El objetivo es permitir que los empleados disfruten de su tiempo de descanso, a la vez que se asegura la continuidad de las actividades para no disminuir la productividad. En la plataforma se puede cambiar el estado de la solicitud para que los colaboradores estén al tanto del proceso.

  • Notificación: a través de esta alerta, se notifica al colaborador la respuesta a su solicitud de vacaciones. Adicionalmente, si lo configuras adecuadamente, puedes mandar una alerta para la persona que realizará el reemplazo con el fin de que se entere de las actividades de las que se hará responsable en los días en que estará ausente el colaborador. Así, ninguno de los procesos contará con un retraso que pueda perjudicar el cumplimiento de objetivos por parte de la organización. 

El software de flujo de trabajo de Kawak cuenta con varias ventajas para tu organización: módulos de acuerdo con tus necesidades, actualizaciones continuas, acceso remoto, servicio al cliente excepcional, asesoramiento continuo en la implementación, entre muchas ventajas más. Comienza la transformación digital de tu empresa a través de una plataforma que te ofrece múltiples beneficios a un precio favorable. Es el momento de mejorar el control de tus procesos para ganar en tiempo y productividad.

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