¿Cómo mantener actualizados los datos personales de tus colaboradores?

Los empleados constituyen uno de los pilares más básicos e importantes de tu empresa. Esto significa que es gracias a ellos que tu organización puede sobrevivir y prosperar. Por lo tanto, son una parte tan esencial e integral de un negocio que necesita ser conocida de cerca para poder ser mejorada, de tal forma que se impulse su crecimiento para que genere el máximo valor.

Cuando nos referimos a que debe ser conocida, hablamos de contar con los datos personales, profesionales, académicos y de salud ocupacional, que nos permita gestionar su participación y crecimiento dentro de la empresa. Es por ello que es clave mantener la actualizar la base de datos cada periodo de tiempo determinado.

¿Por qué es necesario la actualización de datos de los colaboradores?

Mantener los registros de la base de datos de los empleados actualizados y correctos es esencial para tu negocio, especialmente al considerar todos los requisitos legales. De lo contrario, tendrá dificultades para completar todos los formularios necesarios y proporcionar detalles sobre sus empleados y su nómina.

Por ejemplo, los detalles como el nombre, la información de contacto, los datos de la familia, la información médica y los datos de contacto de emergencia ayudan en caso de que haya una emergencia médica con el empleado, aseguran que no se pierda tiempo en conseguir ayuda médica para la persona. 

La información sobre calificaciones educativas, logros, habilidades y destrezas y el trabajo en el que sobresale un empleado, ayuda a facilitar las funciones de evaluación y promoción en una empresa. En casos desafortunados cuando los empleados abandonan el lugar de trabajo, se hace necesario conocer las direcciones temporales y permanentes de los empleados, lo que hace posible que los empleadores los encuentren.

Beneficios de la actualización de datos

  • Consolida los datos en un solo lugar

    Uno de los mayores beneficios de un sistema de administración de bases de datos  es que podrá acceder a todos los datos esenciales de los empleados desde una ubicación centralizada. No importa si está fuera de la oficina o no durante el horario laboral normal. Cuando los datos de los empleados se gestionan manualmente, encontrar la información exacta que desea puede resultar tedioso.
    Con una base de datos eficiente, la información de los empleados están a solo una búsqueda de distancia y se pueden tomar decisiones comerciales informadas rápidamente. Los informes que identifican y hacen un seguimiento de los comportamientos de la fuerza laboral se pueden generar con solo un toque. Esto ahorra una cantidad sustancial de tiempo y energía para el departamento de recursos humanos.
  • Mejora la seguridad de los datos

    Es totalmente indispensable proteger la base de datos de sus empleados de amenazas externas e internas por una variedad de razones, incluido el cumplimiento de GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), la ciberseguridad y la reputación de su empresa. Con un sistema de gestión de bases de datos de empleados, proteger sus datos es más fácil.
    La restricción de acceso le permite evitar que otras personas vean datos confidenciales. Los empleados solo pueden acceder a los datos que son esenciales para ellos cuando cuentan con una base de datos que proporciona una capa adicional de seguridad.

  • Aumenta la productividad general

    Mantener los datos de los empleados en hojas de cálculo o en papel reduce la eficiencia de su organización. Con una base de datos automatizada, todos los datos esenciales están a solo un clic de distancia. Esto te ayuda a optimizar las tareas de rutina asociadas con la información, lo que te brinda más energía y tiempo para concentrarse en otras iniciativas. Esto mejora la eficiencia del proceso general y disminuye la carga de trabajo del área de Talento Humano. 
  • Mejora la colaboración entre empleados

    Un directorio de empleados es una de las mayores ventajas de utilizar un sistema de gestión de bases de datos. Con un directorio, los empleados pueden encontrar rápidamente la información de contacto de sus compañeros en cualquier momento. Estará disponible información que incluye designaciones, números de contacto, identificaciones de correo electrónico, detalles de los asientos, números de identificación y más.
    Esto es muy necesario para su organización, ya que no todos los empleados se conocerán personalmente. Todo el mundo puede colaborar de forma eficaz, incluso mientras trabaja de forma remota. Esta comunicación mejorada conducirá a una mejor eficiencia en tu negocio.
  • Mitiga los riesgos de cumplimiento

    Asegurar el cumplimiento de los diferentes tipos de leyes de privacidad es una de las principales tareas del departamento de talento humano, ya que se ocupa de una gran cantidad de datos confidenciales de los empleados. No poder producir los documentos correctos puede conllevar graves sanciones. Aquí es donde un sistema de gestión de bases de datos de empleados se vuelve estratégico.
    Como los datos de los empleados se almacenan en línea, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los empleados pueden ver su información personal e incluso editar campos según los permisos que se les otorguen. En general, el sistema de administración de la base de datos de empleados garantiza el más alto nivel de precisión y seguridad para ayudarte a cumplir con la normativa.
  • Proporciona acceso a la jerarquía de la organización

    Con un modelo de árbol organizativo claro, sus empleados pueden comprender fácilmente la estructura de informes y la jerarquía general de su organización. Siempre que surja un problema, sus empleados sabrán a quién contactar para resolver el problema de inmediato. También ayuda a asignar el trabajo correcto a la persona adecuada y garantiza que ningún empleado esté sobrecargado. Cada empleado conocerá sus responsabilidades laborales y el trabajo que contribuye a los objetivos de la organización.

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Ya sea que tu empresa sea grande o pequeña, no siempre es posible realizar un seguimiento manual de todos los empleados que se unen y sus antecedentes, esto evidencia la necesidad de un software de Seguridad y Salud en el Trabajo y de Talento Humano para gestionar tus bases de datos. 

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