Actualmente las organizaciones están encaminadas en la mejora continua, buscamos no solo garantizar la calidad de nuestros productos y servicios sino también la sostenibilidad en nuevos mercados competitivos. Es por esto que normas como ISO 9001 nos proporcionan requisitos estandarizados para implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, fomentando una cultura de gestión orientada a la calidad donde los productos y servicios satisfagan las necesidades de los clientes.
Historia de la familia de normas ISO 9001
La ISO 9001 se basa en un modelo de gestión de procesos, la cual fue antecedida por la British Standard BS 5750, aplicable a todo tipo de industrias que tuvo mucho éxito en Europa. En 1987 se inicia la creación y publicación de la serie de normas ISO 9000 que incorporaba algunos cambios de su antecesora y se crearon tres modelos, el principal fue la ISO 9001:1987, también estaba la ISO 9002 y la ISO 9003.
En 1994, se realizaron cambios prescriptivos a la ISO 9001:1994 introduciendo acciones preventivas para garantizar la calidad del producto. Para el año 2000 se realizó un cambio más profundo, se unificaron los tres modelos (9001,9002 y 9003) en la ISO 9001:2000; dentro de los cambios se incluye el enfoque basado en procesos en busca de la mejora continua y el seguimiento a la satisfacción del cliente. En 2008 (ISO 9001:2008) se realiza una aclaración a los requisitos existentes, se pone al cliente en el centro y el proveedor debe definir las necesidades reales del cliente para su satisfacción; esta certificación garantiza la calidad de los productos y servicios de la organización.
Historia ISO 9001: 2015
El último cambio realizado a la norma fue en 2015 (ISO 9001:2015) dando más libertad a la adaptación del Sistema de Gestión de Calidad dentro de la organización. Se considera a la norma como una herramienta para la innovación y la prevención, presentando los siguientes retos:
- Gestionar de forma integral los riesgos.
- Conocer el entorno interno y externo de la organización para usarlo como entrada del direccionamiento estratégico y la gestión de los riesgos.
- Alinear el direccionamiento estratégico y el plan operativo con el Sistema de Gestión de Calidad.
- Gestionar los cambios para medir y planear su impacto y costo-beneficio.
- Gestionar la información como el activo más representativo de la organización y así garantizar la continuidad del negocio.
Pasos para una buena implementación de la Norma ISO 9001
Para impulsarte a comenzar a implementar ISO 9001: 2015 de forma correcta enlistamos los pasos que te ayudarán a administrar el proceso de manera efectiva.
1. Identifica las razones por las que deseas obtener la acreditación ISO 9001
Decidir optar por la acreditación ISO 9001 simplemente porque algunos de tus clientes la exigen o porque alguien en la gerencia piensa que podría ser una buena idea, no es lo adecuado y probablemente conducirá al fracaso.
Para que una implementación de ISO 9001 sea exitosa, es fundamental que la alta dirección y líderes comprendan la norma y los beneficios reales que les puede brindar desde un punto de vista holístico a la organización.
Los motivos clave para implementar un SGC deberían incluir el deseo por lograr una mejor conciencia del desempeño de los procesos clave de la empresa, la necesidad de una mejora continua y el cumplimiento de los requisitos específicos del cliente.
2. Define la estrategia
El primer paso en la implementación es que la alta dirección defina y escriba un documento formal que contenga la Política de Calidad y los Objetivos de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001: 2015, los cuales deben ser medibles para que puedas demostrar mejoras continuas e innovaciones en tu empresa.
3. Planifica los recursos
Los recursos deben estar disponibles y deben establecerse plazos realistas para garantizar que el SGC se pueda implementar en un tiempo razonable. Las responsabilidades deben compartirse en la organización incluyendo la alta dirección.
4. Identifica tus procesos
Un requisito clave de ISO 9001 es que debes seguir un enfoque basado en procesos. Para hacer esto, necesitas describir los procesos que establecen las estrategias de la organización, los que la ejecutan y los procesos de apoyo y soporte a toda la empresa. Sin olvidar describir la interacción que existe entre cada uno de ellos.
Para cada proceso clave, deberías identificar los controles, recursos, registros y documentación necesarios para cumplir con los requisitos. Además, valida este mapa de procesos en toda la empresa para asegurarte de que no se dejen de identificar interacciones entre procesos o áreas.
5. Identifica las necesidades de formación
ISO 9001 requiere que se identifiquen las necesidades de concientización, competencia y capacitación de los empleados que entran dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad. Esto requerirá capacitación interna o externa.
No esperes a que el SGC se haya desarrollado e implementado por completo para comenzar con la capacitación, lo ideal es que todos se comiencen a adaptar al sistema junto con el desarrollo del mismo.
6. Documenta
ISO 9001: 2015 requiere documentación controlada del Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, una Política de Calidad, Objetivos de Calidad y un Procedimiento para el control de los procesos subcontratados. Al desarrollar la documentación, es ideal involucrar a los empleados que, en última instancia, serán los responsables de mantener la documentación y los registros.
7. Implementa el SGC
Una vez que hayas desarrollado el SGC, comienza la implementación. Ten en cuenta que no es necesario desarrollar el sistema completo antes de implementarlo, pues a medida que completes el desarrollo de ciertas secciones, puedes comenzar a entrenarlo e implementarlo de inmediato, mientras continúas el desarrollo de las otras secciones.
8. Realiza auditoría
Aunque este no es un requisito de ISO 9001, una auditoría previa a la evaluación por parte del organismo de certificación te permitirá identificar cualquier brecha entre los requisitos de la norma y sus procesos existentes. Recuerda que la calidad de los procesos debe ser parte de toda la organización, por ello, esta auditoría se puede realizar en cualquier etapa y no forma parte del proceso de certificación.
¿Cómo el software KAWAK da cumplimiento a la norma ISO 9001:2015?
A continuación te contaremos cómo el software para sistemas de gestión KAWAK® te apoya a dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2015, facilitando alcanzar o mantener la certificación en esta norma y crear una cultura de gestión simple y efectiva.
Numeral 4. Contexto de la Organización
Numeral 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Numeral 9.2. Auditoría interna
Numeral 9.3. Revisión por la dirección
Esperamos que esta información te sea de gran utilidad y te ayude a aprovechar la herramienta KAWAK® al máximo.
Si has usado otras funcionalidades del software de gestión de calidad KAWAK® que no hayamos nombrado para cumplir con uno de estos requisitos, no dudes en comentar para que otros puedan aprovechar tus buenas prácticas.
Hasta pronto!
