Cómo cumplir con la norma ISO 9001:2015 con el software kawak®

En la actualidad, las empresas están enfocadas en mejorar constantemente, no solo para garantizar la calidad de sus productos y servicios, sino también para mantenerse sostenibles en mercados competitivos. Es por eso que las normas como ISO 9001 proporcionan requisitos estandarizados para implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad (SGC), promoviendo una cultura de gestión orientada a la calidad donde los productos y servicios satisfagan las necesidades de los clientes de manera efectiva.

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Historia de la familia de normas ISO 9001

La ISO 9001 se basa en un modelo de gestión de procesos, la cual fue antecedida por la British Standard BS 5750, aplicable a todo tipo de industrias que tuvo mucho éxito en Europa.  En 1987 se inicia la creación y publicación de la serie de normas ISO 9000 que incorporaba algunos cambios de su antecesora y se crearon tres modelos, el principal fue la ISO 9001:1987, también estaba la ISO 9002 y la ISO 9003. 

En 1994, se realizaron cambios prescriptivos a la ISO 9001:1994, introduciendo acciones preventivas para garantizar la calidad del producto. Para el año 2000 se efectuó un cambio más profundo, se unificaron los tres modelos (9001,9002 y 9003) en la ISO 9001:2000; dentro de los cambios se incluye el enfoque basado en procesos en busca de la mejora continua y el seguimiento a la satisfacción del cliente. En 2008 (ISO 9001:2008) se realiza una aclaración a los requisitos existentes, se pone al cliente en el centro y el proveedor debe definir las necesidades reales del cliente para su satisfacción; esta certificación garantiza la calidad de los productos y servicios de la organización.

Historia ISO 9001: 2015

La norma ISO 9001:2015 ha permitido una mayor flexibilidad en la adaptación del Sistema de Gestión de Calidad en las organizaciones. Ahora se considera una herramienta para la innovación y la prevención, presentando desafíos como:

1. Gestionar de forma integral los riesgos.
2. Conocer el entorno interno y externo de la organización para usarlo como entrada del direccionamiento estratégico y la gestión de los riesgos.
3. Alinear el direccionamiento estratégico y el plan operativo con el SGC.
4. Gestionar los cambios para medir y planear su impacto y costo-beneficio.
5. Gestionar la información como el activo más representativo de la organización y así garantizar la continuidad del negocio.

10 Pasos para una buena implementación de la Norma ISO 9001

Para que puedas implementar ISO 9001:2015 de manera efectiva, te compartimos los siguientes pasos que te ayudarán a administrar el proceso de manera adecuada.

1. Identifica las razones por las que deseas obtener la acreditación ISO 9001

   Optar por la acreditación ISO 9001 simplemente porque algunos de tus clientes la exigen o porque alguien en la gerencia piensa que podría ser una buena idea, no es lo adecuado y probablemente conducirá al fracaso.

   Para que una implementación de ISO 9001 sea exitosa, es fundamental que la alta dirección y líderes comprendan la norma y los beneficios reales que les puede brindar desde un punto de vista holístico a la organización.

   Los motivos clave para implementar un SGC deberían incluir el deseo por lograr una mejor conciencia del desempeño de los procesos clave de la empresa, la necesidad de una mejora continua y el cumplimiento de los requisitos específicos del cliente.

2. Define la estrategia

   El primer paso en la implementación es que la alta dirección defina y escriba un documento formal que contenga la Política de Calidad y los Objetivos de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001: 2015, los cuales deben ser medibles para que puedas demostrar mejoras continuas e innovaciones en tu empresa.

3. Analiza las brechas

   Realiza una evaluación inicial para identificar brechas existentes entre las prácticas actuales de la organización y los requisitos de la norma. Esto ayudará a definir las acciones necesarias para el cumplimiento.

4. Planifica los recursos

   Los recursos deben estar disponibles y deben establecerse plazos realistas para garantizar que el SGC se pueda implementar en un tiempo razonable. Las responsabilidades deben compartirse en la organización, incluyendo la alta dirección.

5. Identifica tus procesos

   Un requisito clave de ISO 9001 es que debes seguir un enfoque basado en procesos. Para hacer esto, necesitas describir los procesos que establecen las estrategias de la organización, los que la ejecutan y los procesos de apoyo y soporte a toda la empresa. Sin olvidar describir la interacción que existe entre cada uno de ellos.

   Para cada proceso clave, deberías identificar los controles, recursos, registros y documentación necesarios para cumplir con los requisitos. Además, valida este mapa de procesos en toda la empresa para asegurarte de que no se dejen de identificar interacciones entre procesos o áreas.

6. Identifica las necesidades de formación

   ISO 9001 requiere que se identifiquen las necesidades de concientización, competencia y capacitación de los empleados que entran dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad. Esto requerirá capacitación interna o externa.

   No esperes a que el SGC se haya desarrollado e implementado por completo para comenzar con la capacitación, lo ideal es que todos se comiencen a adaptar al sistema junto con el desarrollo del mismo. 

7. Desarrolla la documentación

   ISO 9001: 2015 requiere documentación controlada del Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, una Política de Calidad, Objetivos de Calidad y un Procedimiento para el control de los procesos subcontratados. Al desarrollar la documentación, es ideal involucrar a los empleados que, en última instancia, serán los responsables de mantener la documentación y los registros.
   
   Asegúrate de que la documentación sea clara, accesible y esté alineada con los procesos de la organización.
   
   

8. Implementa el SGC

   Una vez que hayas desarrollado el SGC, comienza la implementación. Ten en cuenta que no es necesario desarrollar el sistema completo antes de implementarlo, pues a medida que completes el desarrollo de ciertas secciones, puedes comenzar a entrenarlo e implementarlo de inmediato, mientras continúas el desarrollo de las otras secciones.
   
   Realiza un seguimiento regular para asegurarte de que se siguen las prácticas establecidas y se cumplen los objetivos de calidad.

9. Realiza auditoría

   Aunque este no es un requisito de ISO 9001, una auditoría previa a la evaluación por parte del organismo de certificación te permitirá identificar cualquier brecha entre los requisitos de la norma y sus procesos existentes. Recuerda que la calidad de los procesos debe ser parte de toda la organización, por ello, esta auditoría se puede llevar a cabo en cualquier etapa y no forma parte del proceso de certificación. 
   
   Utiliza los resultados de las auditorías y las retroalimentaciones para impulsar la mejora continua en el sistema de gestión de calidad. Establece objetivos realistas y busca la excelencia en la calidad de tus productos o servicios.

10. Mantenimiento del sistema

    Una vez obtenida la certificación, continúa manteniendo y mejorando tu sistema de gestión de calidad. Realiza revisiones periódicas para asegurarte de que se siguen cumpliendo los requisitos de la norma y de que el sistema sigue siendo efectivo.

¿Cómo el software kawak® te ayuda en el cumplimiento a la norma ISO 9001:2015?

A continuación te contaremos cómo el software para sistemas de gestión kawak® te apoya a dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2015, facilitando alcanzar o mantener la certificación en esta norma y crear una cultura de gestión simple y efectiva.

• Numeral 4. Contexto de la Organización
  En el módulo Contexto de la organización del software kawak®, puedes analizar el contexto interno y externo a través de la matriz DOFA y definir estrategias para su ejecución y monitoreo, incluyendo la gestión de riesgos.
• Numeral 5. Liderazgo
  Puedes crear el perfil del cargo más alto de la organización y definir sus responsabilidades y compromisos con respecto al Sistema de Gestión de Calidad. Esto te permitirá contar con un liderazgo comprometido y enfocado en la mejora continua de la calidad en tu empresa.
• Numeral 6. Planificación
  Define proyectos y objetivos de calidad alineados con la política de la organización, estableciendo actividades, responsables, recursos, fechas y metas para su medición en un solo lugar para una gestión efectiva.
• Numeral 7. Apoyo
  La suite de módulos de kawak® te facilita cumplir con todos los requisitos del numeral 7, incluyendo la gestión de recursos, la capacitación del personal, la concientización, la comunicación y la documentación necesaria.
• Numeral 8. Operación
  Genera la documentación necesaria para tus productos y servicios y controlar la producción y provisión. También puedes seleccionar, reevaluar y hacer seguimiento a tus proveedores, identificar y controlar riesgos con el módulo de Riesgos, y verificar el cumplimiento con módulos de Auditorías y registro de salidas no conformes.
• Numeral 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación
  Establece actividades que requieran seguimiento y medición para evaluar el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad con indicadores en el módulo de Indicadores con la frecuencia establecida. Además, es fundamental medir la satisfacción del cliente y para ello, para lo que te sugerimos utilizar el módulo de Encuestas.
• Numeral 9.2. Auditoría interna
  En el módulo de Auditorías, planifica y ejecuta auditorías internas para evaluar el cumplimiento de requisitos legales y de la norma ISO 9001, así como los requisitos definidos en tu sistema de gestión. Verifica su éxito a través de listas de chequeo y otros recursos disponibles en el mismo módulo.
• Numeral 9.3. Revisión por la dirección
  Realiza revisiones periódicas de tu sistema de gestión de calidad para asegurarte de su conformidad con la norma. Con el módulo de Actas e informes, podrás crear informes de gestión y revisión por la dirección para un seguimiento efectivo y una mejora continua en tu empresa.
• Numeral 10. Mejora
  Aprovecha el módulo de Mejora Continua para identificar, analizar y ejecutar acciones correctivas y de mejora, así como para detectar cualquier no conformidad y solucionarla de manera eficaz.
  
  

Esperamos que esta información te sea de gran utilidad y te ayude a aprovechar la herramienta kawak® al máximo.

¿Has encontrado otras formas creativas de utilizar el software de gestión de calidad kawak® para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015? Comenta para compartirlas con la comunidad para que todos puedan beneficiarse de tus ideas innovadoras. ¡Comparte tus buenas prácticas!

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