¿Cómo crear diagramas de flujo de procesos automatizados?

Un diagrama de flujo es la representación visual del paso a paso de los procesos de una empresa, permite evidenciar los responsables y las áreas que interactúan a lo largo del proceso. También, contribuye a que se muestren los procesos desde su punto de inicio hasta el final, con el propósito de revisar las falencias que se puedan estar presentando en la compañía. De esta manera, se considera uno de los elementos más importantes para asegurar la calidad y aumentar la productividad de los colaboradores. 

Ahora bien, la estructura de los diagramas de flujo para procesos empresariales ha permitido que exista mayor precisión en las tareas a desarrollar en la organización, por lo que su uso en definitiva mejorará los resultados en varios departamentos de la misma. Por eso, si estás buscando la forma de llevar a otro nivel tu empresa e incrementar la rentabilidad, una automatización de flujos de trabajo será lo más conveniente para ti, ya que a partir de ello detectarás cualquier error y aspectos a mejorar en tus procesos.

Antecedentes del diagrama flujo de procesos

Tradicionalmente, los diagramas de flujo se han usado para representar gráficamente los procesos, ubicar los movimientos entre áreas, utilizan figuras geométricas, entre otros símbolos. Su concepto empezó a implementarse en 1921 cuando los ingenieros y científicos Frank y Lilian Gilbreth mostraron una manera de organizar los procesos basados en gráficos. Esto siguió aumentando los años siguientes, considerándose popularmente una herramienta de productividad y eficiencia.

Gracias a que resultó muy práctico de usar, las empresas empezaron a usarlo en los diferentes sectores empresariales para visualizar sus procesos a través de diagramas de flujo con símbolos:

UntitledImagen tomada de IVE Consultores

Funciones que tiene un diagrama de flujo

  • Permite conocer los detalles de un proceso con el fin de comprenderlo mejor.  Muchas las actividades de los procesos no especifican o detallan lo suficiente el paso a paso que se debe seguir, con el diagrama de flujo el proceso se vuelve más comprensible gracias a que detalla visualmente cada paso.
  • Tipifica los procesos brindando una mayor eficiencia de los mismos. Con el fin de lograr la optimización de los procesos, en el diagrama de flujo se pueden definir flujos comunes que se usan en las áreas de la empresa. 
  • Ayuda a identificar los pasos innecesarios, cuellos de botella u otras ineficiencias que se presenten en la empresa. Gracias a su funcionamiento, es más sencillo saber qué mejorar y qué omitir en los procesos para obtener resultados favorables. 
  • Está propenso a poder crear nuevos procesos o moldearlos de acuerdo con las falencias encontradas. Cuando ya se han designado las etapas del proceso, un borrador resulta funcional para reconocer si debe abrirse un nuevo proceso o, en su defecto, modificarlo.
  • Emplea símbolos para trazar el flujograma. Este tipo de formato usualmente se genera a través de diversas representaciones, que ayudan a lograr una lectura rápida del proceso:

- Óvalo: se usa para señalar el inicio y final del diagrama.

- Rectángulo: es utilizado para indicar las etapas del proceso.

- Rombo: marca las decisiones positivas o negativas de los procesos.

- Flechas: marcan la dirección de cómo se van a ejecutar ahora los procesos.

  • Permiten comunicar los diferentes roles que existen dentro y fuera de la organización. Aquí se asignarán las funciones que deberán desempeñar los colaboradores y personal externo en cada paso de los procesos.

Ahora imagina poder automatizar, digitalizar, mejorar y lograr análisis de datos más precisos, automatizando cada uno de los anteriores ítems de los diagramas de flujo tradicionales.

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Si tus procesos están solo en papel, word, excel o en la memoria, con nuestra plataforma podrás diseñar tus flujos de trabajo desde el principio con tecnología. Con ello, tendrás la oportunidad de ordenar y automatizar las actividades diarias y medir su desempeño. Alcanza tus objetivos aplicando estrategias que te ayuden a mejorar tus procesos de la mano de kawak® empezando con alguno de los siguientes  pasos, como puede ser un formulario, la solicitud de una aprobación, enviar e-mails automatizados, notificar tareas y entre otros:

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Luego podrás continuar diseñando tu flujo de trabajo de acuerdo a la necesidad de tu proceso. Aquí encontrarás el listado de todas las opciones disponibles para detallar, probar, ajustar y publicar tu flujo de trabajo una vez lo termines. Es así de fácil:

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