Las ventajas competitivas que pueden tener las empresas a través de la estandarización de procesos se hace evidente cuando mejora la productividad, se gestionan mejor las tareas y los encargados saben correctamente en cuáles funciones deben enfocarse para cumplir con los objetivos propuestos. Saber las etapas o los requisitos que se deben tener en cuenta a la hora de diseñar un producto o brindar un servicio, es lo que garantiza la verdadera satisfacción del cliente.
¿Es necesario estandarizar procesos?
¡Claro que sí! Es la forma más práctica de simplificar los procesos y asegurar la calidad que le será otorgada al cliente final. Se trata, más que nada, de fijar criterios que permitan medir el cumplimiento del trabajo y detectar fallas a tiempo. Hasta las tareas que parecen más simples, como preparar un café, por dar un ejemplo, deberían contar con documentación donde se explique el paso a paso, pues finalmente cada negocio ofrece una propuesta de valor que se destacará en el mercado por la constancia y la experiencia que obtengan los clientes finales.
Otra de las razones para apostar por la estandarización tiene que ver con la elaboración de protocolos sobre procesos que se pueden desarrollar siempre de una misma manera. Esto quiere decir que no será necesario destinar tiempo a repetir capacitaciones sobre ciertas labores que son sencillas o más operativas. Esta estrategia, a su vez, permite que los errores no terminen siendo un factor que afecte en la economía de la organización pues cuando se tiene claro qué se debe hacer y cómo llevarlo a cabo, algunos inconvenientes como las devoluciones de productos, reclamaciones o quejas dejan de ser recurrentes en la organización.
Consejos para estandarizar los procesos antes de llevar a cabo una digitalización
Ahora que tienes claro porque es importante implementar la estandarización de procesos en tu empresa, hablemos de cómo ejecutarlo correctamente al implementar tecnología. De qué tan preciso seas durante su desarrollo inicial dependerá la obtención de los beneficios esperados y la productividad que se genera al implementar soluciones tecnológicas en los procedimientos.
En muchas ocasiones esperamos que el solo hecho de comprar un software mejore como por arte de magia a la organización, deseamos un aumento en la eficacia y un incremento en la productividad. Sin embargo, la cruda realidad es que cuando implementamos una herramienta como esta sin antes estandarizar y verificar qué tan eficientes son las funciones actuales, puede acabar por empeorar las cosas, traer más carga de trabajo, ineficiencia y costos a la empresa.
Recuerda que el camino corto no siempre es el más conveniente, es sabido que revisar, rediseñar y estandarizar procesos requiere de tiempo y esfuerzo. Es más, en la actualidad debería convertirse en un ciclo obligatorio dentro de las empresas si el objetivo es evitar quedar rezagados y estar al tanto de los cambios del mundo. Así que la invitación es a que antes de implementar tecnología, inviertas tiempo en analizar y estandarizar primero tus procesos. Para lograrlo exitosamente, te aconsejamos seguir los siguientes pasos:
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Revisa si como está escrito el proceso es como funciona realmente
Muchas veces en las empresas el día a día no sigue el paso a paso que se encuentra aprobado o escrito. Debemos analizar ¿Por qué no se cumple? ¿Cuál forma es más eficiente? ¿La escrita o la que se ejecuta en la actualidad? Documenta esta información para luego analizarla en conjunto con los demás consejos.
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Piensa como cadena y no como islas de procesos
Para poder aprovechar el esfuerzo conjunto de todo el equipo y evitar que varias personas hagan la misma actividad, es necesario detenerse a pensar globalmente y analizar los objetivos generales de las áreas de la empresa y de sus procesos. El propósito es definir un paso a paso general que cumpla con los objetivos globales e individuales, delimitando muy bien el alcance (de qué funciones se hacen responsables) junto a la entrada y la salida de estas labores (saber qué necesito para empezar mi proceso y también tener muy claro lo que debo entregar a otros). De esta manera nos aseguramos de no repetir las mismas actividades y funcionar de forma alineada.
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Ve a la fuente y haz preguntas a las personas correctas
Si deseamos saber lo que realmente pasa en los procesos debemos involucrarnos con las personas que ejecutan las actividades, entender muy bien cómo hacen el trabajo, qué tareas repiten o generan reprocesos en el día a día, y, sobre todo, preguntarles cómo piensan ellos que podrían mejorar su trabajo.
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¡Recopila la información, analiza y prioriza!
Reúne la información y datos clave de los puntos anteriores. Prioriza cuáles de ellos se incluirán en la estandarización final. Deja notas u observaciones de por qué decides hacer esos ajustes e incluye aquellos que no tendrás en cuenta porque no aportan nada al desarrollo del objetivo. Normalmente, estas actividades están relacionadas con la existencia de múltiples formatos para hacer una tarea, ciclos de revisión y aprobación no definidos, llenar o proveer la misma información en diferentes puntos del proceso, etc.
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Dibuja tu proceso estandarizado y define responsables
Ahora que las actividades están correctamente identificadas y alineadas, haz uso de herramientas como los diagramas de flujo o la caracterización de procesos de alto nivel para estandarizar tus procesos y dejar claramente definidos a los responsables de cada tarea. Un consejo que te ayudará con este paso es involucrar al líder o a las personas encargadas. Así, minimizarás el riesgo de rechazo al cambio que se puede presentar en los colaboradores, conocerás de primera mano cómo se lleva a cabo cada actividad y qué aspectos se deben tener en cuenta para una ejecución eficiente.
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¡Implementa tu solución tecnológica!
Ya estás listo para implementar tu tecnología, detallar las actividades de tu proceso, definir los formatos digitales que vas a incorporar, los documentos que vas a digitalizar y quiénes serán los responsables de llenar, revisar y aprobar, los tiempos límite de ejecución, etc. Adicionalmente, verifica que los datos y la información clave del negocio quede disponible para su posterior análisis, integración con otro sistema de información o proyecto que decida hacer la compañía.
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Capacitación y seguimiento. Establece un plan para incorporar y verificar los cambios
La capacitación y comunicación efectiva de los ajustes son claves para el éxito de la estandarización de los procesos, por tanto, es una actividad fundamental que debes ejecutar junto al personal de cada área. No te compliques, un correo bien explicado o un pequeño vídeo puede ser efectivo para exponer el nuevo paso a paso en cada actividad. Adicionalmente, para evaluar la efectividad de los cambios, lleva un registro de seguimiento y control sobre la implementación y define algunos indicadores para analizar la optimización del proceso.
No esperes más, digitaliza y evita reprocesos
Es momento de salir de la caja y pensar en herramientas que realmente representen una ventaja para tu organización: una eficiente automatización de flujos de trabajo de los procesos. Por eso, un software de gestión de calidad como el de KAWAKⓇ no solo te permitirá digitalizar todos los documentos, garantizando que los colaboradores puedan tener acceso a ellos; sino que también te ayudará a administrar cada recurso, pues tendrás acceso en la nube para centralizar las funciones y realizar un monitoreo constante.
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