¿Estás listo para el teletrabajo o trabajo remoto?

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Crisis climática a nivel mundial, protestas y crisis sociales, la pandemia del coronavirus, los problemas de movilidad y muchos otros retos, hacen que las empresas deban reinventarse diariamente para seguir siendo competitivas. Gracias a las tecnologías, hoy podemos contar con una excelente alternativa como es el teletrabajo o trabajo remoto. Y tú, ¿Estás preparado para ser un buen teletrabajador y no fracasar en el intento?Una potente herramienta para aportar balance entre la productividad y el bienestar personal es el teletrabajo. Hace algunos años, esto parecía imposible para las empresas: ¿cómo poder efectuar las mismas tareas que se realizan en el lugar de trabajo, sin impactar la productividad y sin perder "el control de los colaboradores"?

Es fantástico conocer casos de muchas industrias que están acogiendo esta metodología de trabajo. Algunas de ellas, incluso, que por su negocio era impensable considerar el trabajo remoto, como es el sector médico. Hoy podemos encontrar radiólogos que realizan sus diagnósticos desde casa a partir de sistemas de información donde visualizan las placas radiográficas a alta resolución, o a pilotos que pueden operar aviones desde estaciones en tierra.

Es claro que en la actualidad hay excepciones en las cuales esta modalidad no resulte viable. Hoy necesitamos médicos en los hospitales, obreros en las construcciones, vigilantes en los edificios. Aunque es muy probable que en menos de 10 años la tecnología, la automatización y la inteligencia artificial pueda cambiar estos paradigmas. Pero para muchos cargos administrativos, esta modalidad de trabajo remoto ya es una realidad.

Pequeñas y grandes empresas han adoptado el teletrabajo de manera parcial o total, iniciando por fases piloto que contemplan a un grupo pequeño de colaboradores, con unos pocos días de teletrabajo al mes, para medir los resultados en términos de productividad y felicidad de sus empleados.

Nuestra empresa hace parte de este grupo. Desde hace casi 3 años transformamos nuestro modelo de operación tradicional (oficinas presenciales) a la modalidad 100% de teletrabajo, posterior a un pilotaje de 6 meses con 3 días de teletrabajo por semana. Podemos dar fe de que esta manera de trabajar nos ha permitido ser más productivos, felices y motivados, brindando equilibrio entre nuestro trabajo y vida personal.  Trabajamos remotamente desde varias partes del país e incluso del mundo; en mi caso particular me permitió cumplir mi sueño de vivir al lado del mar y ver crecer a mi hija en una ciudad más cálida y tranquila.

Es por esto que hoy quiero compartir contigo algunas buenas prácticas que nos permiten trabajar de manera remota:

Autogestión, orientación a resultados y flexibilidad

El teletrabajo no se trata de estar frente a la pantalla de tu computador todo el día, ni tampoco en dejar el computador desatendido mientras haces otras cosas. Planea tus jornadas laborales orientadas a resultados claros, medibles y alcanzables. 

Es claro que no somos autómatas que podamos trabajar sin descanso. Al igual que en una oficina, deberemos realizar pausas activas, estirarnos un poco, tomar un refrigerio, e incluso dar un beso a nuestros hijos. 

Emplea los primeros minutos de tu jornada, alrededor de 15 minutos, para planear tu día, las actividades, compromisos y los entregables que deberás producir. Esto incluye un tiempo para atender tus correos electrónicos. Cumple con tus compromisos y deja evidencias escritas de lo que realices.

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¿Llegó un inspector del gas a tu casa y no hay nadie más que pueda atenderlo? Infórmalo a tu supervisor y flexibiliza tu horario, de tal manera que resulte conveniente para tu empleador y para ti. Los horarios flexibles cuando son manejados en común acuerdo pueden impactar positivamente en la productividad de la empresa y en tu satisfacción personal.

Orden y limpieza

Trabajar en casa tiene grandes beneficios; por ejemplo, el tiempo que ahorras en desplazamientos a tu oficina o comer comida más sana o al menos la que te gusta. Probablemente, al eliminar el factor desplazamiento cuando vives en ciudades grandes o con altos niveles de tráfico vehicular, ya no tengas que levantarte tan temprano. Pero ten cuidado, esto no significa que trabajar en pijama o desde la cama sea una buena idea.

Así como cada día sales de casa e inicias con energía tu nuevo día, es importante que inicies con un buen baño, un desayuno balanceado y como ya no tienes que desplazarte a tu trabajo, uses ese espacio para dedicar tiempo para moverte o meditar. 

Busca un ambiente ideal para trabajar

Teletrabajo Home OfficePara que puedas enfocarte y lograr resultados fantásticos en tu trabajo desde casa, debes contar con un espacio y un ambiente adecuado para ello. Esto contempla un espacio libre de interrupciones y ruido, un puesto de trabajo cómodo, seguro y que cumpla con estándares de ergonomía e higiene postural (por ejemplo trabajar en la cama no resulta muy bueno para tu espalda), una buena conexión a internet y los elementos de trabajo necesarios para realizar tus labores.

Además, citando a mi compañerita de cubículo virtual Tania Monroy, es muy importante hacer acuerdos con tus familiares y amigos. Ocurre cuando empiezas a trabajar en casa y la gente que está a tu alrededor cree que estás disponible para muchas cosas. Sin embargo, los acuerdos con tus familiares son fundamentales porque ellos necesitan saber que requieres concentración, y que para ello no puedes ser interrumpido en cualquier momento. Ponte de acuerdo en los horarios, en el espacio de trabajo y en lo que requieres de tus familiares para que puedas enfocarte y dar lo mejor de ti en tu trabajo. 

Como nada es perfecto, es clave planear un lugar alterno de trabajo en casos de contingencia. ¿A dónde puedo ir a trabajar en caso de que se vaya la energía o no cuente con conexión a internet?

Puntualidad y manejo del tiempo

LBusinessman holding a clock - isolated over a white backgrounda puntualidad es vital para la creación de confianza, tanto con tu empleador como con tus aliados, clientes o usuarios. Es indispensable la puntualidad en la virtualidad, esto aplica a tu jornada diaria,  reuniones, ejecución de compromisos, contestación de llamadas, e-mails y mensajes instantáneos.
 
Inicia tu jornada siempre a tiempo, y también finalízala a la hora que corresponde. Tanto la organización para la que trabajas como tu familia merecen tu compromiso. De igual manera pasa con las reuniones virtuales. Cuando tengas una, asiste puntualmente. Como buena práctica, intenta acceder al menos 5 minutos antes, pues es posible que al intentar usar plataformas de reuniones como Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, entre otras, puedas necesitar configurar los dispositivos de entrada y salida de audio, retrasando el inicio de la reunión. ¿Alguna vez te ha pasado?
 
Maneja de manera sabia y respetuosa el tiempo, con atención plena en todo lo que haces. Por ejemplo, cuando te encuentres en una reunión virtual así no vean tu cara, libérate de distracciones como redes sociales, chat corporativo, correo electrónico o tareas del hogar. En caso de que necesites atender una llamada urgente así tome 2 minutos, infórmalo a los demás asistentes para que sepan que te ausentarás un momento de la reunión, y hazles saber cuando te hayas vuelto a incorporar.
 
En cuanto a llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajería instantánea (chat), también es importante atenderlos de manera oportuna. Cuando tu cliente o interlocutor ve tu cara y "sabe donde vives" esto puede generarle un sentimiento de tranquilidad, pero cuando eres la persona detrás de la pantalla y no respondes a tiempo, esto impactará negativamente en su confianza hacia ti y en tu empresa.
 
Ahora bien, el manejo del tiempo es vital. Establece horarios claros para tus actividades cotidianas, tales como responder correos o incluso tomar un refrigerio. A veces concentrarte puede resultar un poco difícil; por ello te recomiendo la metodología Pomodoro, en la cual trabajas sin distracción alguna durante 25 minutos y tomas descansos de 5 minutos. Incluso, existen algunas apps disponibles para ayudarte a controlar estos tiempos (BeFocused, Focus Timer, Focus-to-do), que puedes descargar en tu celular o computador.

No seas una isla, trabaja en equipo

Teletrabajo trabajo en equipoCuando estás en tu casa no quiere decir que estás solo y no puedes tener ayuda. Utiliza las herramientas tecnológicas a tu disposición (chat, llamadas, videoconferencias, bases de conocimiento) para mantenerte en contacto con tus compañeros y trabajar en equipo u obtener la ayuda que necesitas en el momento que la requieras.

También busca otros espacios de interacción, ya sea tomando unos pocos minutos de una reunión para contarle de los logros de tu hijo a tus compañeros, o salidas e integraciones presenciales. Esto es vital para tu salud emocional.

Hay otras premisas importantes para el teletrabajo como la seguridad de la información, las pautas de seguridad y salud y la legislación aplicable, que deben ser contempladas al momento de su implementación.

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Para terminar, mi recomendación para tu empresa es que experimente el teletrabajo, mida resultados y vaya implementando mejoras rápidamente. Este mundo en constante transformación requiere cambios ágiles.

Espero que esta información te haya sido de utilidad y te invito a que compartas tus buenas prácticas de teletrabajo, si tu empresa ya tiene implementado este modelo de trabajo.

Hasta pronto!

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