Flujos de trabajo automatizados vs. flujogramas tradicionales en la organización

La automatización de flujos de trabajo depende de la realidad en la que esté inmersa cada organización. Preferir un método sobre el otro está relacionado directamente con el mecanismo que elija la compañía de acuerdo con sus necesidades específicas.  Por ejemplo, habrá empresas que prefieran continuar con la forma tradicional al contar con pocas operaciones o quienes decidan consolidar una secuencia de pasos a través de documentos y tareas por medio de formatos digitales con el objetivo de tener un panorama más amplio de las funciones de cada área. 

Diferencias entre un flujo de trabajo tradicional y uno automatizado

Automatizar procesos es una tendencia que cada vez toma más relevancia en el desarrollo de cualquier empresa. Entre los motivos está que permite aumentar la productividad, delegar tareas monótonas, medir el tiempo y gestionar de manera eficiente cada una de las actividades. De hecho, esta es una de las principales diferencias con respecto a los flujos de trabajo tradicionales: dar la posibilidad de hacer más con menos. 

Continuar con el método tradicional de solo plasmar un flujograma para describir y comunicar un proceso puede ser útil para algunas empresas, sin embargo, a mediano plazo es posible que sea necesario realizar analítica de datos del flujo del proceso y revisión de tiempos de ejecución de las actividades que un flujoframa por si solo no puede suministrar. Adicionalmente, los errores son más propensos en procesos manuales y no siempre es posible obtener una trazabilidad completa de las actividades u oportunidades de mejora generadas en el tiempo. ¿Quieres simplificar el día a día de tus colaboradores?, ¿deseas estar un paso adelante de en la transformación digital de tu empresa? Entonces, considera cada uno de estos factores a la hora idear cómo será presentado, ejecutado y monitoreado el paso a paso de tu proceso y qué información utilizará. 

Ventajas de los flujos de trabajo automatizados

La construcción de flujos de trabajo automatizados permite enfocar a los equipos en el desarrollo de soluciones más innovadoras y de mayor valor para la empresa, ya que al diseñar y ejecutar procesos a través de flujos de trabajo automatizados se reduce la atención y el tiempo dedicado a las acciones manuales y operativas. Además, en la actualidad existen alternativas de softwares de workflow que soportan configuraciones y personalizaciones específicas a las necesidades y procesos de las compañías.

En este punto es importante aclarar que las ventajas se maximizarán si cuentas con una herramienta que permita recopilar, centralizar y cruzar adecuadamente la información. Adicionalmente que la herramienta cuente con la posibilidad de ver flujos de trabajo visuales será de gran beneficio para el entendimiento y uso por parte de los usuarios, si se entiende más fácil, se usa más fácil.

Los workflows automatizados trascienden los flujogramas tradicionales, ya que permiten mejorar los tiempos de respuesta y hacen que la organización pueda ajustar la herramienta de acuerdo con sus requerimientos actuales. Por ejemplo, a través de este tipo de programas no es necesario recurrir a programadores para modificar el código, sino que se establecen reglas, se definen unos responsables y se fijan tiempos de respuesta que la plataforma reconoce de inmediato y así los ejecuta. Incluso, dependiendo del software que elijas, se crean alertas para identificar en qué etapa está cada proceso para notificar a los responsables. 

La analítica de datos con la que funcionan los workflows hace que sea posible predecir patrones incluso antes de que ocurran y también facilita que se creen parámetros condicionales por medio de la lógica sí/entonces. Por otro lado, el registro de la información a través de formularios ayuda a almacenar evidencia y tomar decisiones más claras y precisas.

Ventajas de los flujos de trabajo tradicionales

En el caso contrario, esta metodología es aplicable para empresas que no necesiten sofisticación en la ejecución de sus procesos. Por ejemplo, una distribuidora de artículos físicos puede preferir continuar gestionando su negocio solo con su sistema de facturas y el registro de libros de contabilidad. Incluso, muchas corporaciones podrían afirmar que para ellos es la manera correcta de controlar quién tiene acceso a la información o datos sensibles que no pueden ser conocidos por todos los empleados. 

Por otro lado, si no se cuentan con los recursos suficientes para adquirir una herramienta adecuada es mejor gestionar estos recursos de otra forma con el objetivo de mantener el flujo de caja y encontrar mejores metodologías de acuerdo con las expectativas o proyecciones organizacionales. Así, en el futuro y en concordancia con el aumento de las operaciones comerciales, las empresas podrán invertir adecuadamente en una plataforma que les ofrezcan los resultados que esperan. 

Sin embargo, es importante recordar que los flujogramas son muy limitados pues más allá del esquema donde se especifica la secuencia de pasos sobre determinado proceso, no hay beneficios de digitalización y productividad en los equipos de trabajo. Adicionalmente no es posible crear interacciones, limitar fechas de tareas, responsables u obtener un panorama completo sobre la trazabilidad de todo el proceso, así que considera muy bien cada una de estas condiciones antes de elegir tu herramienta de trabajo.

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