Gestionar contratos con workflows nunca había sido tan fácil!

El desarrollo, revisión y administración tanto de documentos como de contratos es un procedimiento esencial en cualquier empresa. A través de ellos se coordinan los recursos y se le da respuesta a las necesidades más apremiantes de la organización, sin importar si se trata de nuevo personal, proveedores, clientes u otros requerimientos que son básicos para mantener el funcionamiento. Por eso, la importancia de la gestión de contratos se resume en la necesidad de ejecutar correctamente cada uno de los acuerdos estipulados para lograr su objetivo, propósito y alcance.

¿Qué es la gestión de contratos? 

A través de este proceso se definen los formularios que debe completar cada área al momento de solicitar un producto o servicio. Debido a su relevancia, lo ideal sería que cada equipo de trabajo tuviera claro qué parámetros en específico debe establecer para definir el ciclo de vida de cada documento. Además, en la medida de lo posible, es una buena idea contar con herramientas que permitan visualizar cuál es el ciclo de vida del documento y quiénes son los responsables de que el trámite se cumpla dentro de los tiempos planteados. En este sentido, un software de gestión documental cuenta con plantillas para la gestión de contratos, las cuales incluyen las opciones ideales para facilitar este trámite y lograr que el paso a paso sea visible para todos los colaboradores. 

Ventajas de la gestión de contratos con workflow 

Los contratos al interior de una empresa se convierten en un soporte sobre cada una de las operaciones que se deben ejecutar. Es normal que muchos de estos papeles se pierdan o peor aún, sean destruidos sin tener seguridad si se ha realizado una trazabilidad adecuada acerca de la ejecución de cada contrato. La buena noticia es que en la actualidad existen diversas herramientas que permiten, a través de recursos visuales, conocer un panorama completo sobre el paso a paso que se debe cumplir para asegurar una correcta gestión de contratos y documentos de archivo. Esta es tal vez la principal ventaja, pues los usuarios pueden ver fácilmente las etapas que se deben ejecutar para hacerlo correctamente. En relación con el punto anterior, otras ventajas evidentes son:

- Evitar pérdidas o dispersión: como mencionábamos antes, a veces los contratos se centralizan en una sola persona, evitando que exista una correcta comunicación entre las demás áreas relacionadas. Este inconveniente da paso a que algunos documentos no sean conocidos por los interesados o no estén ordenados correctamente. Esto ocasiona que sean pasados por alto al momento de hacer seguimiento, medir cuál es la rentabilidad que está ofreciendo para la organización o liquidarlos.

- Permite administrar varios tipos de contratos: en la actualidad, existen varios tipos de contratación. Para cada una aplican diferentes etapas, al igual que distintos campos que deben ser completados; por ejemplo, no son iguales las cláusulas a cumplir cuando vas a integrar a un nuevo colaborador que aquellas correspondientes a la selección de proveedores. 

- Simplicidad: en relación con el punto anterior, la agilidad es una ventaja adicional que se hace evidente al contar con preconfiguraciones en las plantillas de los documentos. Este diseño permite ingresar los datos más relevantes en poco tiempo y añadir los campos de acuerdo con las relaciones contractuales y su contexto en específico.  

- Control meticuloso: la atención al detalle, en temas monetarios, es una de las funciones a las que más debe prestar atención cualquier organización. A través de los workflow se obtiene un panorama completo que contribuye a automatizar este procedimiento, realizar configuraciones detalladas y pasos obligatorios. El flujo de trabajo puede someterse a revisión para que cumplan con los lineamientos legales y comerciales de la compañía, también, favorece a que los miembros implicados estén enterados de los cambios y en qué estado se encuentra el contrato.

- Actualización y contextualización: ¿Cuántas veces has perdido los contratos o los otrosíes de algún acuerdo con tus proveedores, personal o clientes? A través de los modelos y formatos de contratos puedes acceder a listados maestros y crear hipervínculos para otras versiones. También, tienes la posibilidad de contar con herramientas de edición en línea que serán visibles para el resto de miembros del equipo. 

Pasos esenciales en la gestión de contratos con flujos de trabajo Kawak

Si cuentas con un software de mapeo de procesos, descubrirás que, aunque hay etapas similares entre los acuerdos con proveedores, el personal o los clientes, lo cierto es que existen fases adicionales que dependen de la situación y el objetivo que se alcanzará con ese convenio en particular. La contratación de nuevos colaboradores es una de las actividades más comunes en las organizaciones, a continuación, describiremos los pasos que normalmente se ejecutan en este tipo de workflow: 

1. Solicitud de la vacante: tener claro el objetivo del puesto permite que el levantamiento del perfil indique adecuadamente cuáles son las características más deseadas en los candidatos que se postularán a la oferta. Además, las funciones que se incluirán en este apartado también deben estar relacionadas en el contrato final que firmará la persona seleccionada. 

2. Aprobación de la vacante: con la intención de integrar adecuadamente a las áreas seleccionadas, se debe implementar un proceso de revisión adicional de cada una de las vacantes que serán publicadas. La aprobación debe provenir de las áreas que tienen injerencia directa, ya sea talento humano, jefes inmediatos o coordinadores. Con un flujo de trabajo automatizado, cada responsable puede agregar la información que considere más relevante. 

Dentro de las características de los workflow, una muy destacable, es que se pueden crear formatos específicos con los campos más significativos. Así, existe la posibilidad de añadir notas de acuerdo con el desempeño de cada candidato o configurar un estado en la solicitud para poder ver, en pocos pasos, si pasó a la siguiente fase o si ha sido rechazado. 

4. Evaluación de candidatos: las personas elegidas durante la fase anterior, deberán demostrar sus competencias a través de pruebas técnicas, psicológicas y actitudinales. Los resúmenes del desempeño de cada candidato se pueden integrar en el flujo de trabajo a través de un ciclo de aprobación que contribuya a determinar, por parte del personal encargado, entre quiénes se encuentra la decisión final. 

5. Selección del candidato: se ejecuta la presentación de la persona seleccionada. Una recomendación es que en el workflow se detalle cuáles son los datos de este nuevo empleado y se defina cómo será el paso a paso al momento de hacer su inducción en la organización. Así, todas las personas estarán al tanto de cuál es la tarea con la que deben cumplir con esta nueva integración. 

6. Solicitud y elaboración de contrato: como su nombre lo indica, en esta fase se realiza la respectiva formalización de la contratación, dentro de este punto se indican los datos tanto del empleado como del empleador. No obstante, lo más importante es establecer el salario del colaborador, cuáles serán sus funciones, qué se considera como falta grave y otras condiciones que tienen relación directa con el desarrollo de sus tareas, como el periodo de prueba, el sitio en el que ejercerá sus actividades y los horarios de trabajo. 

Sin duda, la gestión de contratos implica contar con una visualización completa de cada una de las actividades. No dejes este proceso al azar, mejor, cuenta con un workflow automatizado como el de Kawak, así, encontrarás una herramienta que trabaja para ti y se adecua a la realidad específica de tu organización. Adquiere los módulos que necesitas, recibe actualizaciones y acompañamiento constante, cumple con la normativa vigente y prepárate para hacer que la transformación digital sea parte integral de tu empresa.