Digitalización de gestión de calidad en las empresas
La digitalización es un tema que toda empresa debe tener en cuenta, pues a medida que pasa el tiempo ésta va ser cada vez más importante en la operación de cualquier compañía. Es por esta razón que las organizaciones, sean pequeñas, medianas o grandes cuenten con un software de calidad para la gestión y ejecución de sus procesos. De este modo no solo serán más eficiente sino que ayudarán al medio ambiente y serán mucho más competitivas.
Cuando hablamos de un software de calidad hacemos referencia a una herramienta que le permite a cualquier compañía contar con un sistema de gestión digital; facilitando y fomentando una cultura de autogestión. Trabajar de forma segura y confiable, generar reportes de manera simple y centralizar los otros sistemas de gestión que utilice.
Y es que a medida que los negocios se transforman y se involucran más en el mundo digital es necesario tener a la mano soluciones que faciliten la automatización de procesos para agilizar la ejecución de las aplicaciones; minimizar los errores e impulsar la productividad y el éxito de la empresa.
Asimismo, con un software de calidad se pueden administrar diferentes necesidades como la gestión documental, planes de acción, indicadores de gestión, riesgos, auditorías, entre otros procesos que requieren que las personas sigan los estándares definidos en los manuales y se eviten errores por desconocimiento o por la rotación de personal que a menudo se va en las organizaciones. En otras palabras, permite planear; ejecutar, dejar registro, hacer seguimiento y mejorar las actividades y tareas en una organización sin perder el "hilo".
Adicionalmente, la digitalización de procesos facilita la generación de una cultura de gestión por procesos en las organizaciones, ya que facilita la consulta de la información desde cualquier lugar, su trazabilidad, la segregación de funciones, el control y seguridad que permiten que una persona pueda adoptar un proceso o actividad con mayor facilidad.
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Algo que preocupa bastante a las empresas y que un software de calidad para gestionar los procesos puede ayudar a mejorar, son los riesgos. Con un sistema de este tipo se pueden identificar los riesgos, evaluarlos y establecer los controles existentes para reducir el nivel de riesgo al que se está expuesto.
Definir planes de tratamiento para los riesgos no aceptables, configurar múltiples matrices de riesgos para un sistema de gestión, organización, proceso o proyecto, e identificar los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos estratégicos o que impactan los activos de información de la organización, son actividades que se facilitan en gran medida con un software de calidad.
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Ventajas de un software de calidad en la nube
- Las empresas que implementan la digitalización de procesos tienen una ventaja frente a sus competidores, tanto en operatividad como en confiabilidad.
- Aporta a la reducción de costos operativos e incrementa la velocidad y confiabilidad de implementación de las tareas.
- Permite disponer de mejores análisis y agiliza la instalación de aplicaciones mediante integraciones.
- Elimina la ejecución de tareas manuales que pueden estar sujetas al error humano, aumentando la eficiencia y la productividad de la organización.
- Permite la visibilidad y control de las actividades y tareas, ofreciendo reportes de información del trabajo realizado.
- Al ser un software en la nube, facilita de gestión y control de los procesos desde cualquier lugar.
- Un sistema de este tipo en la nube se convierte en una gran herramienta para las pequeñas y medianas empresas, que eliminan costos por actualizaciones, por archivos físicos, servidores, seguridad, etc. lo cual permite destinar mayores recursos a otras áreas.
Un sistema que opera en la nube permite entre otras cosas, acceder al sistema desde cualquier parte del mundo, pues basta con tener un computador o un teléfono móvil con conexión a internet. Esta es otra ventaja, sobre todo para aquellas organizaciones que tienen operaciones en diferentes geografías.
Además de esto, recientes informes aseguran que entre el 2019 y el 2025, el almacenamiento de datos crecerá en un 25% cada año, por lo que las empresas deberán usar un software de calidad para dar abasto con el almacenamiento de información.
Otros datos
- Con la implementación de un sistema en la nube las empresas pueden ver una mejora en la gestión dentro de los 6 meses posteriores a la instalación del programa.
- Se estima que este año, se almacenarán 1.7 gigas mensualmente en nubes por cada usuario.
- Según Forbes, las empresas que implementaron sistemas en la nube tuvieron un impacto positivo del 75% en su crecimiento.
- En esta década, se estima que el gasto en este tipo de tecnología será seis veces mayor que otros gastos de TI.
- El 65% de las empresas de Finlandia usan la nube para almacenar y administrar información sobre sus organizaciones. Es el país de Europa que más usa software en la nube.
- Adicionalmente en Colombia los servicios de computación en la nube (cloud computing) son excluidos de IVA, según artículo 187 de la Ley 1819 de 2016, adicionado al artículo 476 del Estatuto tributario numeral 21.
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