La gestión de suministros médicos es una de las tareas más importantes en cualquier establecimiento de atención médica, ya que garantiza que los pacientes tengan acceso a los suministros y materiales necesarios para su tratamiento y que el personal administrativo y médico pueda operar sin contratiempos. Sin embargo, a menudo se enfrentan a desafíos como la gestión de inventario, la optimización de costos y la garantía de la calidad.
En este contexto, la innovación en la gestión de suministros médicos se convierte en una necesidad, ya que permite mejorar la eficiencia, reducir los costos y, sobre todo, garantizar la seguridad y el bienestar de los pacientes. Exploremos algunas de las formas más efectivas de innovar en la gestión de suministros médicos y cómo estas pueden ayudar a mejorar la atención médica y los procesos de gestión.
La situación actual en la gestión de suministros médicos
Las instituciones de salud enfrentan obstáculos diariamente que hacen de la gestión un desafío. Ya sea a nivel administrativo o directamente en la atención al paciente, la gestión de suministros debe funcionar de manera efectiva para evitar estos problemas comunes:
- Gestión de inventario inadecuada: esta puede llevar a la falta de suministros esenciales o a la sobreabundancia de otros, lo que puede afectar la calidad de la atención médica que se brinda en tu centro y aumentar los costos. Además, te puede generar pérdidas financieras debido a la obsolescencia de los suministros y a los errores en la facturación.
- Falta de transparencia: en algunos casos, la falta de transparencia en la gestión de suministros médicos puede llevar a la falta de confianza en los procesos y en la calidad. La incapacidad de demostrar transparencia en la gestión de suministros además, puede generar sospechas de corrupción y falta de ética en la ejecución de los recursos.
- Cambios en la demanda del centro de salud: las necesidades de suministros médicos de un centro de salud pueden cambiar con el tiempo debido a factores como el crecimiento demográfico, cambios en la prevalencia de enfermedades y cambios en las políticas de salud. Es importante que la gestión de suministros sea flexible y capaz de adaptarse a estos cambios.
- Incertidumbre con respecto al origen de los problemas de inventario: los problemas en la gestión de suministros pueden provenir de varias fuentes, pero te será incluso más complicado atender esos problemas cuando no tienes visibilidad de la trazabilidad de toda la gestión de los suministros médicos que se está operando.
- Inconsistencia y errores en el registro de datos: La falta de estandarización en la forma en que se registran los datos puede provocar errores en el seguimiento y la gestión del inventario, lo que puede afectarte en la toma de decisiones y la planificación de la adquisición de suministros médicos. Además, puede haber una falta de integración entre diferentes sistemas y departamentos dentro de tu institución de salud, lo que dificulta aún más la consistencia y la precisión en el registro de datos.
Herramientas de innovación en la gestión de suministros médicos
La gestión de suministros médicos ha evolucionado en los últimos años con la ayuda de herramientas tecnológicas que permiten optimizar los procesos y reducir los desafíos que se enfrentan en el sector.
- Sistema de gestión de inventario: permite llevar un registro detallado de los suministros disponibles y garantizar que siempre haya suficientes materiales para las necesidades del centro de salud.
- Sistemas de planificación y gestión de la demanda son útiles para anticipar y gestionar los cambios en la demanda de suministros, lo que puede ayudar a reducir la cantidad de suministros innecesarios y los costos asociados con el almacenamiento.
- Sistemas de automatización: son herramientas innovadoras que permiten la gestión automática de los suministros, lo que puede aumentar la eficiencia y reducir los errores humanos en la gestión de inventario.
Ejemplo de workflow de gestión de suministros médicos
Un flujo automatizado del proceso de compra de suministros puede verse así con k-flow, el software de automatización de flujos de kawak®:
- Identificación de las necesidades: El primer paso en el proceso es la identificación de las necesidades de suministros médicos. Esto puede incluir una evaluación de los suministros actuales, la identificación de áreas de necesidad y la evaluación de los requisitos futuros.
- Selección de proveedores: Después de identificar las necesidades de suministros médicos, el siguiente paso es la selección de proveedores. Los compradores y administradores de suministros buscan proveedores que puedan proporcionar los suministros requeridos a un precio razonable y con los plazos de entrega adecuados.
- Solicitud de cotizaciones: Una vez que se han seleccionado los proveedores potenciales, se les solicita que presenten cotizaciones para los suministros médicos requeridos. Las cotizaciones deben incluir información sobre los precios, la disponibilidad de suministros y cualquier otra información relevante.
- Evaluación y selección de cotizaciones: Los compradores y administradores de suministros evalúan y seleccionan las cotizaciones presentadas por los proveedores. La selección se basa en factores como el precio, la calidad de los suministros y la reputación del proveedor.
- Realización del pedido: Una vez que se ha seleccionado el proveedor, se realiza el pedido. Esto implica la emisión de una orden de compra que detalla los suministros requeridos, los precios y los plazos de entrega.
- Recepción y almacenamiento: Cuando se reciben los suministros médicos, se verifican y se almacenan adecuadamente. Los suministros se verifican para asegurarse de que sean los correctos y que estén en buenas condiciones. Luego se almacenan adecuadamente para evitar daños o deterioro.
- Distribución y seguimiento: Una vez que los suministros están en stock, se distribuyen a los departamentos o áreas de la organización que los necesitan. Los administradores de suministros también hacen un seguimiento del uso de los suministros y solicitan más suministros cuando sea necesario.
Gracias a la tecnología, existen soluciones por medio de las cuales puedes optimizar y asegurar que tu empresa reciba los suministros que necesita de manera oportuna y eficiente. Entre las principales herramientas tecnológicas disponibles en el mercado se encuentran sistemas de gestión de inventario, seguimiento y trazabilidad, gestión de proveedores, planificación y gestión de la demanda, y automatización de control.
Sin embargo, si buscas una solución completa para la automatización de flujos en los procesos de gestión de suministros médicos, kawak® ofrece su software k-flow. Si deseas conocer más acerca de cómo k-flow puede ayudar a optimizar tus procesos por medio de la automatización, no dudes en solicitar una demo hoy mismo.
