Problemas comunes que puedes solucionar con los flujos de trabajo

María Mónica Pérez
Escrito por María Mónica Pérez

Me motivan los cambios, crear y apoyar procesos de transformación, tengo experiencia en análisis de datos, marketing digital y gestión de proyectos. Me gusta aprender y conectar con las personas, me encanta el outdoor, montar bici y trotar.

Hombre resolviendo dudas por medio de un flujo de trabajo

Recientemente, el término flujo de trabajo se ha convertido en una palabra de moda en la comunidad empresarial. Y aunque la mayoría de los líderes de las empresas pueden comprender intelectualmente por qué el flujo de trabajo es importante, es difícil entenderlo realmente hasta que ven cómo soluciona problemáticas específicas en las organizaciones.

Los flujos de trabajo pueden ayudar a optimizar y automatizar las tareas operativas, repetitivas o que requieren varios pasos o aprobaciones para completarse, minimizando el margen de errores y aumentando la eficiencia en general del proceso. Esto mejora drásticamente tu negocio, pues te permite tomar decisiones más rápidas e inteligentes y los empleados tienen la capacidad de colaborar de una manera más productiva y ágil.

Sin embargo, desarrollar un flujo de trabajo en tu empresa requiere de tiempo para el análisis, definición de pasos y ejecución correcta de los mismos. A menudo esta actividad puede ser bastante desafiante; ya que requiere que puedas lograr involucrar a las personas correctas, definir actividades clave del flujo, ver el panorama general y, al mismo tiempo, la operatividad de las actividades, entre otras. Por ello, a continuación te explicaré cómo optimizar los flujos de trabajo en tu empresa y te daré algunos tips que te ayudarán a identificar los problemas que puedes solucionar con los workflows.

Lee también: ¿Qué es un flujo de trabajo y cuál es su importancia en las empresas?

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¿Cómo optimizar el flujo de trabajo en tu empresa?

Los flujos de trabajo se pueden optimizar simplemente mediante las decisiones que tomamos o los patrones de decisiones por las cuales elegimos encaminar la ejecución de actividades en nuestra empresa. En este sentido:

  • Desarrolla procesos más inteligentes y eficientes para tareas habituales. Todos los negocios tienen tareas que se deben realizar periódicamente, ya sea varias veces a la semana o algunas veces al año; para optimizar el tiempo invertido en estas labores, busca un enfoque eficiente para completarlas, es decir, debes encontrar la forma en la que puedas completar la tarea con los mejores resultados en el menor tiempo posible.   
  • La optimización del flujo de trabajo también implica que obtengas lo mejor de tus hábitos y entorno existentes. Es decir, utiliza el workflow para destinar los recursos que tienes disponibles en tu entorno de trabajo y organiza el flujo con base en esos recursos, en otras palabras, "trabajar con lo que hay realmente".
  • Toma decisiones estratégicas al elegir las herramientas de software que te ayudarán con tu trabajo diario y los flujos de trabajo, pues en la mayoría de los casos estarás vinculado a ese producto durante mediano y largo plazo. Por lo tanto, cuando se trata de elegir con qué software trabajar, vale la pena analizar varias opciones con anticipación para asegurarse de comprar un sistema que esté preparado para el futuro.

¿Cuáles son las problemática comunes que puedes resolver con flujos de trabajo?

Los workflow actúan directamente sobre algunas situaciones que se presentan comúnmente en las empresas y que afectan su productividad y eficiencia. A continuación te presentamos las problemáticas que puedes estar viviendo en tu negocio y que puedes solucionar implementando los flujos de trabajo.

• Desorden e incoherencia

En muchas ocasiones, la mayoría de las organizaciones tienen procesos internos que se complican, lo que resulta en una pérdida de tiempo, clientes insatisfechos o pérdida de dinero. Los síntomas van desde una alta ineficacia de los procesos y la cultura del desorden, hasta el colapso total.

La tecnología que permite implementar flujos de trabajo, te ayuda a organizar y clarificar lo que está mal, pues con ello puedes  automatizar el enrutamiento de las tareas, alertar a quienes deben ejecutarlas y mantener un registro de la evidencia relevante de los procesos.

Además, con el teletrabajo es mucho más importante conectar a todo el personal involucrado en una tarea o actividad, y el workflow es una de las herramientas que mediante la automatización te permite alinear, organizar y  hacer más accesibles los procesos, manteniendo la coherencia de su ejecución, incluso trabajando a distancia. 

• Facilidad u oportunidad para actuar

¿No tienes y no puedes analizar información porque está desordenada y en muchas partes? crear flujos de trabajo automatizados te permite configurar procesos, junto con toda su información y documentación asociada. Ten en cuenta que gran parte del trabajo que se desarrolla en los procesos es susceptible de automatizar, lo cual libera tiempo y te permite a ti y a tu equipo concentrarse en actividades más estratégicas y les brinda capacidad de acción. 

También los flujos de trabajo facilitan la adopción de cambios en los procesos, dado que contienen el detalle del paso a paso de las actividades, sus responsables, información y documentación asociada, lo cual facilita identificar los pasos del flujo que se ven impactados con el cambio y ajustarlos facilmente.

• Descoordinación

Si en tu empresa la gente no sabe qué tiene qué hacer ni cuándo debe hacerlo se puede deber a que muchas de las actividades están duplicadas o, lo que es peor, se hacen actividades que son desperdicio en el proceso, de acuerdo con la filosofía Lean Six Sigma TM. Una solución de software de flujo de trabajo te ayuda a identificar por adelantado los puntos críticos de cada actividad, lo que te permite definir acciones, participantes y resultados específicos que deberían ocurrir. 

La capacidad de ver rápidamente el "quién, qué, dónde y cómo" de tus procesos proporciona información importante para mejorar la comunicación entre los equipos y asegurar que estén coordinados para el cumplimiento de las tareas y objetivos. Cuando todos tienen la información clara de los procedimientos que deben seguir y quienes son las personas involucradas en esas tareas, la interacción es más fluida y asertiva lo que conduce a que todos estén coordinados para cumplir un mismo objetivo.  

• No hay procesos estandarizados y se "violan las reglas"

Imagina que tu personal de soporte no tuviera las pautas establecidas para solucionar un ticket, manejar solicitudes, reclamos o peticiones de los clientes. Sería como si sacaras a un grupo de personas al azar, las sentaras en el servicio de asistencia técnica o servicio al cliente y cruzaras los dedos para que todos puedan dar las respuestas y soluciones correctas a los clientes. 

La operación eficiente de la empresa se logra a través de la definición clara de políticas y objetivos de los procesos y de la estandarización de los mismos. Todas las personas deben contar con la misma información para ejecutar correctamente las tareas, diarias, semanales, mensuales o anuales. La definición de reglas claras le facilita a las personas lo que deben y no deben hacer frente a los requerimientos.

Los procesos estandarizados a través de workflows son la columna vertebral del desempeño de tu empresa. Te brinda una línea de base para realizar seguimiento, medir el rendimiento y analizar información periódica sobre el estado y resultado de los procesos. Adicionalmente proporciona una idea bastante acertada de la eficacia con la que la organización cumple con sus objetivos.

• La comunicación puede ser asincrónica y afecta la toma de decisiones

¿Alguna vez has sentido que tu lugar de trabajo es como un juego de teléfono roto? Todo el mundo está hablando, pero en algún punto del camino, el mensaje se confunde. La mala comunicación es un problema común en el lugar de trabajo que a menudo no se resuelve, pero que afecta todos los demás aspectos de la empresa.

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Un beneficio importante de la automatización del flujo de trabajo es su capacidad para optimizar las comunicaciones internas de una empresa. Cuando todos usan software de automatización del flujo de trabajo, los líderes pueden realizar operaciones de negocio sin tener que depender de conversaciones orales o papeleo, y la información relevante sobre una solicitud de trabajo se puede revisar en tiempo real en el flujo de trabajo.

Como lo puedes notar, los workflows son altamente beneficiosos para organizar las actividades en tu empresa y mejorar la productividad diaria. Eliminarás el trabajo repetitivo, los cuellos de botella, desperdicios, reducirás errores, le darás un impulso a la productividad general y proveerás bienestar de tus empleados al saber claramente lo que deben hacer cada día.   

Lee también: Importancia de los flujos de trabajo en la gestión documental

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