Actualmente, la automatización de procesos a través de flujos de trabajo se ha convertido en un objetivo fundamental para toda organización, pues buscan incrementar la productividad de sus labores, además de aportar estrategias que les brinden mayores beneficios. Por eso, en esta nota, queremos explicarte las diferentes maneras en las que impactan los workflows en los procesos empresariales, desde simplificar las actividades repetitivas hasta las operativas. ¿Te gustaría saber más? Continúa leyendo.
Gran parte de las corporaciones aún no se han fijado en la relevancia de automatizar sus tareas, ya que no conocen la forma de llevarlo a cabo, pero esto no tiene que convertirse en un limitante, debido a que hoy en día existen distintos modos de trabajar sobre las áreas que comprende una compañía, esto disminuirá los tiempos de ejecución en las actividades y los errores manuales.
¿Por qué es importante automatizar los procesos empresariales?
Si lo analizas bien, todas las organizaciones tienen una infinidad de funciones, y lo cierto es que sin darse cuenta necesitan integrar procesos automatizables con workflows, que les ayuden a minimizar costos, ganar tiempo, mejorar la comunicación entre colaboradores y áreas, aparte de recibir un sinfín de ventajas y oportunidades de negocio.
Considerando lo anterior, hay una amplia cantidad de soluciones que puedes implementar ahora mismo en las áreas de tu empresa, solo es cuestión de gestionar tus tareas de forma fácil y sencilla con un software de workflows como el que te ofrece KAWAK®, permitiéndote ordenar, administrar y analizar los procesos de tu empresa, además de facilitarte la adopción al mundo digital.
Entonces, te estarás preguntando, ¿de qué manera puedo utilizar esta herramienta para los procesos en los procesos de mi negocio? A continuación te lo compartimos.
Automatización en RRHH
Partamos por un ejemplo para comprender mejor este proceso, supongamos que las primeras semanas en las que ha llegado un nuevo colaborador, necesita integrarse del modo más rápido posible con el fin de comenzar a ejecutar sus tareas, aquí es cuando entra el software de flujo de trabajo, ya que su uso permite acelerar el onboarding del colaborador, digitalizando la información que necesita para iniciar sus labores y mejorando la productividad del mismo.
De igual manera, podrá hacerse un óptimo seguimiento de las funciones administrativas del proceso de contratación, al tiempo que se ahorrarán costos en la documentación física. Ahora bien, esto no solo aplica para este caso puntual, también pueden automatizarse procesos en la solicitud de vacaciones, ayudando a centralizar y gestionar las peticiones que se presentan a lo largo del año, además de asegurar el control de los días disfrutados.
Automatización en procesos contables
Si eres de esas empresas que responde por los viajes de negocio de tus colaboradores, sin duda, este software de workflow va a ser muy práctico para tu compañía, pues con las ventajas de dicha herramienta, podrás automatizar el sistema de gastos, reservar los transportes y gestionar las facturas. Asimismo, te dará la posibilidad de obtener presupuestos más exactos y evitar inconvenientes financieros.
Automatización del área de ventas
Debes saber que la automatización te servirá para conseguir nuevos leads, así les ofrecerás una buena gestión empresarial con el objetivo de proporcionarles una agradable experiencia desde el inicio de su incorporación. De igual forma, podrás mejorar los procesos de venta, realizando un adecuado seguimiento de leads y un plan de éxito como: lead management, campañas de email marketing, newsletters, etc.
Con lo anterior, será clave que digas adiós a las tareas manuales de ventas e integres ahora una herramienta que centralice, unifique y actualice toda la información que tienes en tu corporación.
Automatización en el departamento de compras
Gracias al software de flujos de trabajo, contarás con la automatización de las aprobaciones de ciertos gastos. También, ganarás mucho más tiempo en la facturación de tu compañía, protegiéndote de la normativa contable para que no ocurran duplicados ni fraudes en el proceso. Por otro lado, tendrás el control sobre la gestión de contactos y estructuración de la documentación vinculada a la sección de proveedores. Además, al optar por automatizar tus procesos podrás hacerlo de la forma más personalizada posible.
Automatización en soporte al cliente
¿Te gustaría manejar el contacto con tus clientes de manera más eficiente? Pues te tenemos la solución, basta con asociarlo a un ticket automatizado para responder por sus requerimientos de manera rápida. Asimismo, contarás con una base de datos de todas las peticiones que te hagan tus clientes y toda la trazabilidad de sus respuestas.
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Automatización en el departamento de marketing
Como se sabe esta es una de las áreas con mayor relevancia en la actualidaad, pues se ha convertido en un canal clave para obtener clientes y mantenerlos en las empresas. Por eso, al implementar procesos automatizados tendrás la oportunidad de trasladar información de un sistema a otro, sin riesgo de errores humanos. También, podrás centralizar las fuentes de datos de tus clientes para mejorar lo que les ofreces sin esfuerzo manual, al igual que gestionar la comunicación con ellos y potencializar metas de venta.
Automatización en operaciones y logística
Gracias a las nuevas tecnologías de automatización de procesos por medio de flujos de trabajo se ha tenido un impacto significativo en el área de operaciones y logística, pues pueden involucrarse distintos sistemas backend, al tiempo que permiten configurar el cruce de data de los comercios y transacciones, ver estatus de actividades y procesos, entre otros.
Automatización de servicios IT
¿Sabías que el área de tecnología en una empresa suele dedicar su 30 % del tiempo en tareas administrativas, según Gartner IT? Pues es importante que lo tengas en cuenta, ya que el IT debería optar por renovar y automatizar sus actividades y procesos internos, automatizar la notificación de monitoreo sus aplicaciones y servidores, etc.
Automatización de procesos para QA Calidad
Para sacar productos de calidad a tiempo, será necesario que los equipos de QA automaticen algunas de las pruebas, que por lo general se llevan a cabo manualmente. Por eso, si quieres empezar a llevar el control de estos procesos, acude a herramientas de flujos de trabajo para realizar revisión y chequeos de pruebas automatizados, con el fin de ahorrar tiempos, tener la información a la mano, estandarizar actividades y mejorar el control.
Automatización en el área comercial
Lo primero que deberás pensar es en los grandes desafíos a los que se enfrenta esta área, para así mejores resultados. De igual manera, analiza las falencias que pueden estarse presentando, como las métricas de rendimiento, retraso en las tareas e ineficiencia de los procesos de ventas. Con la automatización podrás responder por esas actividades que tienen mucha duración, son tediosas y repetitivas, y con ello lograr una mayor efectividad en el proceso. Por ejemplo: recopilar la información de tus clientes potenciales, ver trazabilidad de cada oportunidad de venta, integrar diversas fuentes de clientes en un CRM, personalizar entre un 30 % y un 50 % su contenido y hacer reportes más ágiles de estado de ventas.
Automatización del departamento de proyectos
Muchas veces resulta tedioso manejar la gestión de proyectos empresariales, por lo cual, automatizarlos se volverá un gran aliado para ti, pues con un software especializado lograrás tener un control de los proyectos de tu empresa, diseñarlos, tener información centralizada de su ejecución, visualizar estatus de los proyectos, hacer seguimiento y control, controlar los gastos, trabajar colaborativamente entre diferentes áreas de la empresa que participan en el proyecto, entre otras actividades que lograrás automatizar en la gestión de tus proyectos.
Automatización en el área administrativa
Una de las razones principales por la que conviene la automatización en este departamento es que podrán tomarse decisiones oportunamente, minimizar errores manuales, ahorrar papel y centralizar la información soporte de la organización. Por consiguiente, la automatización permite trabajar sobre los documentos y actividades de la empresa que tengan relación con los procesos de el archivo general internos, legales y contractuales por los que la empresa debe rendir cuentas, facilitando su digitalización, gestión y trazabilidad. Igualmente, al automatizar actividades administrativas no solo se garantiza un mayor control de la información en esta área, también se comprende mejor el funcionamiento interno de la corporación y habrá un mejor soporte a las demás áreas de la empresa.
Software para automatizar las tareas empresariales
Como puedes darte cuenta, existe una gran importancia de los workflows en las diferentes áreas de una empresa, ya que gracias a la automatización que proporcionan se han vuelto una prioridad dentro de las organizaciones. Por eso, con el software de flujos de trabajo que te ofrece KAWAK®, alcanzarás los resultados que deseas, pues tendrás la posibilidad de integrarlo en los distintos departamentos de tu compañía. Además, podrás implementarlo sin costo, contarás con acompañamiento continuo y actualizaciones de mejora en la herramienta, entre otros beneficios.
Buscamos que este servicio sea utilizado tanto por corporaciones pequeñas como grandes, que tengan la oportunidad de incrementar su productividad y se adentren al mundo de la transformación digital, gestionando mejor sus procesos y logrando la mayor efectividad de sus tareas.
