Te has preguntado ¿qué debe llevar un acta de COPASST? Si aún no tienes claros cuáles campos debes incluir, no te preocupes, a través de este artículo te contaremos la importancia, sus componentes y te daremos un ejemplo para gestionar la información que debes registrar. Así, la próxima vez que el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo se reúna, podrás administrar cada uno de estos datos con mayor facilidad, logrando que todos los implicados conozcan los compromisos, tareas y actividades asignadas.
¿Por qué es importante el acta COPASST?
En estas reuniones se tratan temas que son de suma importancia para todas las organizaciones para cuidar de la salud física y mental de los colaboradores, por esta razón, es muy relevante dejar claras cada una de estas secciones y para ello una plantilla para actas de Comité Paritario es un excelente recurso. Cualquier acta sirve para desarrollar un soporte, sin embargo un acta digital tiene beneficios de acceso a la información y en la gestión de las tareas que a futuro sirven para evaluar si se han cumplido con los objetivos planteados. Además, son una forma práctica de indagar cómo va el proceso en puntos claves y a su vez, permite identificar cuáles son los aspectos de mejora que se deben tener en cuenta para evitar riesgos laborales.
Por otro lado, en las resoluciones legales que determinan el funcionamiento de este Comité, está definido que es el encargado de velar y promover por condiciones adecuadas en lo que compete a los ambientes laborales, además es de obligatorio cumplimiento para empresas con más de diez colaboradores. Teniendo en cuenta la importancia que tiene dentro de las organizaciones, es necesario desarrollar actas que evidencien los temas relevantes que se gestionan y los responsables, esto con el objetivo de monitorear el cumplimiento y gestión de las actividades y de cada representante. Ahora, la mejor manera de organizar la gestión del equipo es contar con un software de seguridad y salud en el trabajo que contenga una plantilla digital COPASST. Este documento debe tener campos de fácil diligenciamiento y bloques visuales que permitan identificar con claridad la información más importante que se debe documentar.
¿Cómo hacer un acta COPPAST?
Lo primero es definir cuál será la persona encargada de registrar esta información. Luego, se deben organizar los temas a tratar y cómo se desarrollará la reunión. Este documento debe estar conformado por cuatro secciones principales:
- Encabezado: la información de este apartado permite encontrar el archivo más rápidamente. Aunque puede cambiar de una organización a otra, se deben incluir datos como si se trata de una reunión extraordinaria u ordinaria, número del acta, fecha, lugar donde se llevó a cabo y hora de iniciación - finalización.
- Asistencia y quórum: como su nombre lo indica, en este punto se coloca la información de quienes participaran en la reunión. Los datos a especificar son nombre completo, rol que cumple (principal o suplente) y a quien representa (trabajadores o empleador). Una buena práctica es, al final de esta sección, describir si se cumple con el quórum requerido para llevar a cabo esta junta.
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- Desarrollo: los temas tratados deben ser concretos, pero detallados. Cada una de las particularidades que aporten al refuerzo de los compromisos o proyectos que se llevarán a cabo, deben estar incluidos. Al tratarse de un comité, es fundamental que el panorama que ofrezca sea completo y se enfoque hacia las particularidades más urgentes y que minimicen el riesgo de los trabajadores.
El software para SG-SST cuenta con parámetros establecidos sobre estos temas para que las personas encargadas puedan completarlo con facilidad y así no pasar ningún dato por alto.
- Compromisos adquiridos: la última sección es colocar la lista de obligaciones establecidas. Lo más importante es definir la actividad, los encargados y la fecha límite para cumplir con ellas. Si hay una responsabilidad que aún no se haya finalizado, debe incluirse de nuevo hasta que esté ejecutado en su totalidad.
Ejemplo de acta COPASST
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Como ves, en esta sección se definen códigos de identificación para poder acceder a actas específicas con facilidad. Si la organización cuenta con varias sedes, es una buena idea incluir a cuál se refiere. Por otro lado, no olvides que colocar las áreas a las que pertenecen los miembros permite comprender si el desarrollo posterior se está llevando adecuadamente.
El desarrollo de los temas a tratar, será mucho más sencillo a través de preguntas individuales de acuerdo a los temas más relevantes y que competen directamente al comité. Las temáticas que, como expertos en estas plataformas, recomendamos desarrolles en la reunión son: plan de trabajo anual, cumplimiento legal, peligros y riesgos, condiciones de salud, investigación de accidentes, inspecciones, respuesta ante emergencias, capacitaciones, auditoría, y, finalmente, acciones de mejora.
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