Sistema de gestión de calidad

Actualmente los patrones de comercio y globalización exigen que todas las organizaciones garanticen el cumplimiento de requisitos básicos en sus productos y/o servicios, para asegurar la eficiencia, calidad, confianza y satisfacción de los clientes. La implementación de un sistema de gestión de calidad proporciona elementos y herramientas para mejorar y fortalecer los procesos que contribuyen al cumplimiento de los requisitos de calidad; satisface las necesidades de los clientes, incrementa la productividad y competitividad de la empresa.

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¿Qué es un sistema de gestión de calidad?

El sistema de gestión de calidad es un marco de referencia para que las organizaciones analicen las necesidades y exigencias del cliente, identifiquen áreas que puedan requerir mejoras y definan procesos que contribuyen a elaboración de productos de calidad, a fin de prestar una excelente atención al usuario, brindar confianza tanto a los clientes como la empresa y lograr un avance en el desarrollo corporativo.

Un sistema eficaz para gestionar la calidad traduce el propósito y las metas de una organización en políticas y recursos que ayudan a cada miembro de la organización a adoptar procedimientos operativos estándar. Además, al implementar un sistema de gestión de calidad, la empresa se posiciona como una organización comprometida e identificada con una cultura de calidad, un funcionamiento interno establecido y una buena prestación de servicios.

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¿Por qué implementar un sistema de gestión de calidad en una empresa?  

 
El sistema de gestión de calidad está orientado en la mejora continua en relación a la gestión de la empresa, el mercado y la satisfacción de los clientes. Implementar un sistema de gestión, permite establecer políticas y objetivos de calidad, determinar las necesidades y expectativas de los clientes, implementar métodos de eficacia y eficiencia, y determinar los procesos que permitan lograr los objetivos de calidad de la organización.

Mantener y mejorar un sistema de gestión garantiza:

• Mejora en el control de procesos: la coherencia operativa es un componente fundamental de los sistemas de gestión de la calidad. La creación de procedimientos operativos estándar (SOP) y una serie prescrita de controles y contrapesos minimiza los riesgos de incumplimiento y maximiza la eficiencia organizativa.

• Confianza en los procesos y calidad de productos y/o servicios: un sistema de gestión de la calidad plenamente reconocido e implementado garantizará que el cliente esté satisfecho al cumplir con sus requisitos y, por lo tanto, aumentará la confianza del cliente.

• Prevención de inconformidades: los sistemas de gestión pueden mejorar la eficiencia al prevenir problemas a lo largo del ciclo de vida del producto, al proporcionar herramientas para identificar fallos o inconvenientes antes de que resulten en reprocesos, desperdicios o no conformidades.

• Aumento de satisfacción de los clientes y partes interesadas: los resultados de una buena implementación y optimización del sistema de gestión impactan directamente en el valor que se entrega a los clientes, mejora tanto la calidad de los servicios como de los productos, y esto resulta en una mayor satisfacción de los stakeholders. 

• Mayor aceptación en el mercado: la gestión de riesgos, clave en el mantenimiento y optimización del sistema de gestión, fortalece la imagen y reputación en el mercado, debido a que garantiza que las áreas y procesos propensos a amenazas puedan ser intervenidos de manera oportuna para que no lleguen a afectar la calidad.   

• Reducción en costos: al llevar a cabo una inspección y un control efectivo sobre los procesos y operaciones de producción, los costos de producción se reducen considerablemente. El control de calidad controla aún más la producción de productos inferiores y los desperdicios, lo que reduce considerablemente el costo de producción.

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Tipos de sistemas de gestión de la calidad

Existen múltiples sistemas aplicables. Una vez se definen los objetivos y procesos de la empresa, se establece un sistema de aseguramiento de calidad. Algunos modelos utilizados actualmente son:

• Modelo ISO 9001:2015
• Modelo Holandés (PACE)
• Modelo Canadiense
• Joint Commission
• Modelo Inglés (King’s Fundation)
• European Foundation for Quality Management
  

Además, existen múltiples herramientas asociadas a la transformación digital en las empresas que facilitan la administración del sistema y su integración con otras aplicaciones usadas en las empresas. Los software para sistema de gestión de calidad ISO 9001, son los más comunes, sin embargo pueden ser utilizados con la mayoría de modelos mencionados.

Requisitos para implementar y certificar un sistema de gestión de calidad

Los sistemas de gestión de calidad, están diseñados para mejorar de forma continua el desempeño y la eficiencia de la empresa mediante técnicas de planificación, control y gestión de procesos internos, en busca del cumplimiento de los requisitos de calidad y la satisfacción de los clientes. Para certificar una organización, es necesario cumplir con una serie de condiciones (establecer políticas y objetivos de calidad, mantener un control de documentos y registros, determinar qué criterios y métodos son necesarios para garantizar eficacia en el control de estos procesos, etc.). Dicho proceso de certificación consiste en:

- Diagnóstico y planificación del plan de trabajo: el diagnóstico permite identificar todos los procesos, la administración y gestión de calidad de la organización. A partir de esto, es posible determinar áreas que requieren mejoras y definir procesos que contribuyen a la elaboración de medidas para fortalecer el cumplimiento de los requisitos de calidad.

- Diseño de gestión de calidad: se debe definir el tipo de modelo, en función de los elementos y las características que mejor se adapten a las necesidades, los objetivos y procesos de cada empresa; además debe establecerse el soporte documental del Sistema.

- Implementación del sistema de gestión de calidad: el diseño del sistema de gestión de calidad, debe implementar metodologías, políticas y objetivos de calidad, que permitan determinar las necesidades de los clientes, ofrecer las condiciones básicas de calidad en los productos y/o servicios de una compañía, incrementar la productividad, competitividad y eficacia en todos los procesos y áreas, para alcanzar una meta definida.

- Auditorías externas: una vez instaurado el sistema de gestión de calidad, se realizan auditorías con el objetivo de determinar si las normas de calidad de la empresa cumplen con los requisitos definidos. Si la auditoría verifica que todos los requisitos se cumplen, inicia el proceso de certificación con un organismo regulador. La certificación tiene una vigencia definida y otorga reconocimiento a nivel mundial, sin embargo, lo más importante de la certificación es la confianza que estamos generando a los usuarios de la calidad con la que se ejecutan las actividades y procesos en nuestra compañía.

- Mejora e innovación: un sistema verdaderamente eficiente mejora todo el tiempo, por eso la certificación no es algo estático, si no todo lo contrario. Las empresas que logran verdaderamente trascender el sello de la certificación, mejoran e innovan sus procesos de forma preventiva y anticipándose a posibles riesgos, no solo cuando lo requiere la auditoría, el producto no conforme u otro requerimiento. 

Los sistemas de gestión de calidad habilitan el funcionamiento de las organizaciones, usemos el sistema como la herramienta que le facilita el trabajo a todos; clientes, proveedores, entes de control, colaboradores, junta de socios, etc. Con esta visión lograremos que el sistema de gestión de calidad sea verdaderamente una herramienta valiosa en la organización.

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