Importancia de actualizar datos de proveedores

El registro de proveedores es una de las tareas fundamentales con la que deben cumplir las empresas a la hora de gestionar los recursos internos y externos. Sin duda, tener la información precisa a la mano permite establecer un ahorro de costos, una mejor administración de cada operación y contribuye a detectar cuál es la mejor opción entre las  disponibles en el mercado. 

Importancia de actualizar los datos de proveedores

El principal beneficio de llevar a cabo una actualización de datos de los proveedores es que permite consolidar una relación cercana, amable y eficiente entre las partes. Este punto es crucial a la hora de evaluar la calidad de un producto, resolver alguna inquietud frente a pagos, facturas, entre otros requisitos elementales dentro de la interacción comercial. En un mundo donde la inmediatez toma cada vez más relevancia, contar con la información precisa hace que los reprocesos disminuyan al igual que contribuye a minimizar los errores manuales o de otro tipo que pueden interferir con el cumplimiento de los objetivos de la organización. 

A su vez, una correcta clasificación de los proveedores favorece a que las tareas de mercadeo y comunicación estén concentradas en las funciones que realmente deben realizar. Por tanto, la gestión del tiempo, por parte del personal, será más efectivo y productivo para todas las áreas. En relación con el punto anterior, los equipos de trabajo que están directamente involucrados con los distribuidores podrán mejorar sus tiempos de respuesta al obtener de un solo vistazo el historial de pedidos, los costos asociados y los datos de contacto. 

¿Es conveniente comparar las características de mis proveedores?

No solamente es conveniente, sino que es muy útil. En épocas como la actual en la que se están cerrando operaciones y  creando planes para el próximo año, es importante medir el grado de satisfacción de la organización con sus proveedores y analizar si, con base a la situación actual, es conveniente prorrogar el contrato o, por el contrario, considerar otras alternativas. Dentro de este análisis también es probable descubrir que el portafolio de algunos fabricantes puede satisfacer otras necesidades para las que antes no se había considerado ninguna solución.  

La comparación de proveedores debe desarrollarse a partir de argumentos claros. Esto quiere decir que no solamente basta con analizar su cumplimiento, también es valioso incluir otros parámetros como el dinero invertido, la calidad y cómo se dio respuesta a los requerimientos del cliente. Además, es relevante tener en cuenta cuáles serán las proyecciones para los próximos doce meses pues los objetivos a cumplir influyen directamente con los recursos que se deben adquirir para satisfacer óptimamente los requisitos de colaboradores y clientes. 

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Un software para los sistemas de gestión se basa en la correcta integración de varios módulos que, en sumatoria, facilitan la interacción entre varias áreas y una respuesta correcta en poco tiempo. KAWAK® se caracteriza por ofrecer una plataforma amigable, sencilla y que soporta varios sistemas de calidad para que el manejo sea efectivo pero bajo el cumplimiento de todos los aspectos legales. Nuestro objetivo es ofrecerle a las organizaciones una herramienta que fomente la cultura de la gestión de una forma simple pero detallada. 

En cuanto al servicio relacionado con los proveedores, nuestro software de gestión de calidad se encarga de consolidar un registro a profundidad de todas las empresas implicadas en tus operaciones. Se trata de una hoja de vida que tiene en cuenta toda la documentación relevante como certificados, documentos legales, de constitución, entre otros. Adicionalmente, te brinda la posibilidad de evaluar el desempeño de cada uno a través de evaluaciones con criterios y escalas de calificación objetivas establecidas por ti. Otra característica muy útil es que te permite agrupar a los distribuidores de acuerdo a su tipo por lo que con un par de filtros desplegarás la lista de requisitos que necesitas para continuar con tus operaciones. 

También, puedes definir el tiempo en el que se realizará cada una de las revisiones, la plataforma te brindará un puntaje de entre 0 a 100 por categorías para que sea mucho más claro para ti las mejoras que deben ejecutarse. Luego de que tengas clara la retroalimentación puedes enviarla vía correo electrónico para que tus proveedores identifiquen los aspectos en los que necesitan mejorar. 


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