A partir de la implementación de la estructura de alto nivel en los estándares ISO, el numeral 4 aborda el “Contexto de la organización”. Este enfoque como proceso se añadió para identificar factores internos y externos que afectan el propósito, objetivos y sostenibilidad de la organización.
Hoy te explicamos la importancia de conocer la organización y su entorno y cómo puedes analizarlo para beneficio de tu empresa y cumplimiento de los estándares de calidad ISO.
Navega este nota:
- ¿Qué es el contexto de una organización en sistemas ISO?
- Importancia de analizar el contexto de la organización
- Factores que influyen en el contexto interno
- Factores que influyen en el contexto externo
- Ejemplos de contexto de una organización
- 6 pasos para analizar el contexto de la organización
¿Qué es el contexto de una organización en sistemas ISO?
Según la norma ISO 9000, la definición de contexto de la organización es “el entorno empresarial”, “la combinación de factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de una organización hacia sus productos, servicios e inversiones y las partes interesadas”.
Identificar y comprender este contexto es fundamental para establecer la base sobre la cual se desarrolla e implementa el sistema de gestión de calidad (SGC). Esto quiere decir que la organización debe definir las influencias de varios elementos y cómo se reflejan en el SGC y todos los aspectos de la empresa.
Este enfoque permite a la organización adaptar su sistema de gestión a su entorno específico, mejorando así su capacidad para cumplir con los requisitos y expectativas relevantes. Además, es un medio para detectar riesgos y oportunidades en el contexto empresarial.
¿Por qué analizar el contexto de la organización?
En un entorno caracterizado por cambios constantes, no basta con contar con sistemas de gestión y procesos integrados o centrarse únicamente en la satisfacción del cliente para garantizar el éxito organizacional. Es imperativo dirigir la atención tanto interna como externamente, identificando y gestionando de manera efectiva a las partes interesadas: aquellos impactados o potencialmente impactados por la organización.
Este enfoque implica adoptar un pensamiento basado en riesgos, ajustando los procesos existentes para anticipar y gestionar estructuradamente tanto los riesgos como las oportunidades. Al comprender el contexto organizacional, se logra un control más preciso de la empresa y sus objetivos, permitiendo una adaptación proactiva a un entorno dinámico y la maximización de los resultados.
¿Qué factores influyen en el contexto interno de una organización?
Los factores internos determinan cómo avanza la organización, tanto como entidad organizativa autónoma como en respuesta a su entorno externo. Esto incluye aspectos como la cultura, estructura, gobierno, tecnología, decisiones estratégicas y visión para el futuro de la organización; siendo de ayuda un sistema integrado HSE (salud, seguridad, ambiente).
Algunos factores internos claves que determinan el rumbo de la empresa son:
- Propósito: definir lo que queremos lograr y el motivo del por qué hacerlo, es uno de los puntos que hay que tener en cuenta a la hora de impactar a un público, que en este caso serían nuestros clientes, saber qué le aportaremos como organización a cada uno de ellos.
- La misión: las organizaciones exitosas tienen un sentido claro de su propósito final y saben cómo pretende cumplir ese propósito.
- El liderazgo: las organizaciones exitosas tienen grandes líderes que inspiran y dirigen.
- La comunicación: las organizaciones exitosas prosperan con prácticas de comunicación sólidas, donde los equipos y los líderes de equipo se comunican libremente y con frecuencia para mejorar los resultados.
- La estructura organizativa: las organizaciones exitosas cuentan con estructuras planas, con pocas capas jerárquicas de arriba a abajo, esto se logra con un análisis de la estructura organizacional.
- Las personas: las organizaciones trabajan con personas que se unen y gestionan los cambios para gestionar los cambios hacia un enfoque positivo.
- El aprendizaje: las organizaciones exitosas implementan formas de responder a los cambios que fomentan la innovación y que incorporan en la experiencia de cada empleado la oportunidad de aprender y explorar.
¿Qué factores influyen en el contexto externo de una organización?
Los factores externos engloban el entorno completo en el que la organización desempeña sus operaciones, abarcando aspectos sociales, culturales, legales, políticos, regulatorios, estatutarios y económicos, entre otros, en niveles local, estatal, nacional e incluso internacional. Estos elementos definen la naturaleza de la interacción de la organización con su entorno externo, guiando la formulación de estrategias y acciones.
Algunos factores externos clave que impactan las organizaciones son:
- Político: la estabilidad política influye en las diferentes industrias, afectando las empresas.
- Tecnológico: la innovación y el desarrollo generan cambios en la forma en la que funcionan el mercado y las industrias, impactando la manera en la que deben trabajar las organizaciones.
- Económico: los cambios en la economía alteran las tendencias en la oferta y la demanda, que son aspectos determinantes en las decisiones comerciales, financieras y operativas de las empresas.
- Social: el comportamiento de las personas, los patrones de compra y las tendencias son impulsores de los cambios en las organizaciones que tienen a sus clientes como eje central.
- Ambiental: los aspectos ambientales impactan en las operaciones de las empresas o la demanda.
- Legal: la legislación vigente de los países afecta directamente la forma en la que las empresas pueden trabajar.
Ejemplo del contexto de una organización
Seguro has conocido sobre grandes compañías a nivel mundial que han fracasado por no gestionar de manera adecuada las oportunidades o riesgos de su contexto. Algunos ejemplos notables incluyen:
- Blockbuster, la cadena de alquiler de videos, no logró anticipar y adaptarse al cambio hacia la transmisión de contenido digital. La empresa no comprendió completamente el cambio en el comportamiento del consumidor y no pudo ajustar su modelo de negocio a tiempo, lo que llevó a su declive.
- En la década de 2000, Nokia, líder en telefonía móvil, no logró adaptarse rápidamente al cambio de paradigma hacia los smartphones. La empresa subestimó la importancia del contexto cambiante del mercado y tardó en ajustar su estrategia, lo que afectó su posición en la industria.
- Kodak, a pesar de haber inventado la tecnología digital, no pudo capitalizarla completamente debido a una falta de comprensión del contexto y una resistencia para abandonar su modelo de negocio centrado en la película fotográfica.
Por otra parte, existen varios ejemplos de empresas que han gestionado de manera efectiva el análisis del contexto de su organización dentro del marco de los SGC:
- Organizaciones como Microsoft, han logrado adaptar sus esquemas tradicionales de comercialización en venta de licencias de aplicaciones a las nuevas tendencias tecnológicas en la nube con nuevos esquemas más flexibles por rentas anuales de usuarios.
- Otro ejemplo en el sector de medios es The New York Times, que ha migrado exitosamente su enfoque de medios físicos a suscripciones digitales pagas, en un entorno actual que busca la disminución del uso de papel y que consume información al instante.
- Amazon ha demostrado una gestión ágil del contexto empresarial, respondiendo de manera efectiva a las cambiantes expectativas del cliente y las dinámicas del mercado. Su enfoque en la innovación y la expansión estratégica refleja una comprensión profunda de su entorno.
- Walmart ha demostrado una capacidad única para gestionar su cadena de suministro y ajustar su estrategia operativa para mantenerse competitivo. Su atención a la eficiencia y la optimización refleja una comprensión sólida de los factores internos y externos que afectan su negocio.
Lee también:Cómo cumplir el numeral 4 de ISO 9001 "Contexto de la organización" con KAWAK®
6 pasos para analizar el contexto de la organización
No existe una manera única para realizar el análisis del contexto de la organización, ya que puede depender de la industria, cultura empresarial y evolución de su sistema de gestión. Sin embargo, los pasos descritos a continuación te pueden dar una pauta para realizar el análisis del contexto en tu organización:
1. Involucra a los diferentes procesos
Varias cabezas piensan mejor que una. Es por esto que es recomendable que involucres a personas clave en los diferentes procesos de la organización; no necesariamente los líderes de proceso. Al hacer esto, contarás con diferentes puntos de vista y probablemente aspectos críticos que tal vez la alta dirección, el director del sistema de gestión, puedan pasar por alto.
Haz uso de una herramienta para hacer cronograma de actividades y planeación estratégica, optimiza la gestión del proceso.
2. Establece la metodología para el análisis del contexto
Existen muchas metodologías disponibles para ayudarte a establecer el contexto interno y externo; en este punto nuestra recomendación es que selecciones una que sea simple y de fácil entendimiento para todas las personas con las que realizarás este proceso.
Algunas metodologías recomendadas son:
- Análisis PESTAL: esta metodología es muy simple y consiste en determinar los aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales de la organización. También es conocida como PESTEL (la E de ecológicos en lugar de ambientales).
- Matriz DOFA: una de las metodologías más usadas por su simplicidad y gran alcance. Consiste en determinar los aspectos internos, tales como las fortalezas y debilidades, y luego determinar los aspectos externos como las oportunidades y las amenazas, para luego establecer las estrategias a través de las combinaciones de elementos DO, DA, FO y FA.
- Las 5 fuerzas de Porter: este modelo permite establecer la intensidad y la rivalidad de la competencia en una industria específica. Acá puedes obtener un ejemplo práctico.
Otra buena práctica puede ser usar una combinación entre estas metodologías para poder aprovechar los aspectos fuertes de cada una de ellas.
3. Identifica las partes interesadas
Si ya has identificado las cuestiones internas y externas que pueden impactar tu organización, ahora es momento de identificar a las partes interesadas, es decir, todos aquellos que perciben o pueden dejar de percibir un impacto tanto positivo como negativo por parte de nuestra organización. Algunos ejemplos son clientes, colaboradores, proveedores, entidades estatales, vecinos.
Crea una matriz de partes interesadas, establece sus requisitos, necesidades y expectativas y los canales que usas para comunicarte con cada una de ellas. Asegúrate de realizar esta actividad teniendo en cuenta la cadena de valor de tu organización.
4. Evalúa y clasifica las partes interesadas
Es posible que la matriz de partes interesadas sea enorme, por lo cual es importante priorizar tus estrategias. Para esto, te recomendamos que establezcas criterios para su clasificación. ¿No sabes cómo hacerlo? Existen algunas metodologías comunes; algunas que puedo recomendar son la matriz Poder - Interés o el modelo de prominencia o Salience Model. Otras que te pueden ayudar son:
- Matriz de Eisenhower:
Clasifica las tareas según su urgencia e importancia, dividiéndolas en cuatro cuadrantes: importante y urgente, importante pero no urgente, urgente pero no importante, ni urgente ni importante.
- Método MoSCoW:
Divide las tareas en cuatro categorías: Must-haves (deben hacerse), Should-haves (deberían hacerse), Could-haves (podrían hacerse), y Won't-haves (no se harán en este momento).
- Análisis Costo-Beneficio:
Evalúa las tareas en función de los costos asociados y los beneficios esperados. Ayuda a identificar las acciones que proporcionarán el mayor valor con los recursos disponibles.
- Diagrama de Ishikawa (Espina de Pescado):
Identifica y analiza las posibles causas de un problema o la falta de cumplimiento de un objetivo. Permite priorizar las causas más significativas.
5. Alinea a la estrategia
Con base en los resultados del análisis del contexto y partes interesadas, define planes alineados a la estrategia corporativa. De esta manera, tu organización podrá ejecutar acciones que permitan explotar las oportunidades y prevenir o mitigar los riesgos, así como incrementar la percepción de valor por parte de las partes interesadas.
6. Monitorea y ajusta la estrategia
Realiza revisiones periódicas a tus planes y estrategias definidas, por lo menos una vez al año. Evalúa los resultados y ajusta las estrategias, en caso de ser necesario. Ten en cuenta que el análisis del contexto y las partes interesadas hacen parte de un proceso dinámico, por este motivo no debe quedarse en documentos que fueron creados hace años solo con la intención de cumplir un numeral.
Recuerda: la sostenibilidad y el propósito de tu organización pueden depender de un análisis de contexto completo y oportuno. Por ello, ten en cuenta que herramientas como los software para sistemas de gestión de calidad pueden ayudar a tu organización a simplificar, organizar y vivir su sistema de gestión como parte de la cultura empresarial y de forma digital.
Mientras tanto, puede que te ayude tener un formato descargable a modo de plantilla para llevar a cabo el proceso en tu empresa de forma simple. Obtén uno de forma gratuita aquí:
