¿Cómo analizar el contexto de la organización?

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Como probablemente hayas notado, a partir de la implementación de la estructura de alto nivel en los estándares ISO, el numeral 4 de dichos estándares hace referencia al Contexto de la organización. Este numeral fue adicionado para considerar esta actividad como un proceso, que permita determinar los factores internos y externos que impacten o influyan en el propósito de la organización, sus objetivos y/o sostenibilidad. 

¿Por qué analizar el contexto de la organización?

En un mundo de constantes cambios, no es suficiente contar con sistemas de gestión con procesos que operan de manera integrada o pensar en la satisfacción del cliente para garantizar el éxito de las organizaciones; es necesario dar una mirada a lo que está ocurriendo tanto dentro como fuera de nuestra organización y poder identificar a las partes interesadas, es decir, a todos aquellos que la organización impacta o podría impactar, con el propósito de generar un pensamiento basado en riesgos, y adaptar los procesos existentes para que puedan estar preparados para enfrentar tanto los riesgos como las oportunidades de una manera estructurada.

Hemos visto cómo grandes compañías a nivel mundial han fracasado por no gestionar de manera adecuada las oportunidades o riesgos de su contexto; por ejemplo Kodak y Blockbuster, las cuales a pesar de contar con procesos fuertes y productos y servicios de calidad, no hicieron parte de su estrategia la gestión del entorno cambiante. Por otra parte, otras organizaciones como Microsoft, ha logrado adaptar sus esquemas tradicionales de comercialización en venta de licencias de aplicaciones a las nuevas tendencias tecnológicas en la nube con nuevos esquemas más flexibles por rentas anuales de usuarios. Otro ejemplo en el sector de medios es The New York Times, que ha migrado exitosamente su enfoque de medios físicos a suscripciones digitales pagas, en un entorno actual que busca la disminución del uso de papel y que consume información al instante.

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6 pasos para analizar el contexto de la organización

No existe una manera única para realizar el análisis del contexto, ya que puede depender de la industria, cultura organizacional y evolución de su sistema de gestión; sin embargo a continuación te explico una serie de simples pasos para realizar el análisis del contexto en tu organización:

1.   Involucra a los diferentes procesos

Varias cabezas piensan mejor que una. Es por esto que es recomendable involucrar a personas claves en los diferentes procesos de la organización; no necesariamente los líderes de proceso. Estas personas te permitirán contar con diferentes puntos de vista y probablemente aspectos críticos que tal vez la alta dirección el director del sistema de gestión puedan pasar por alto.

Involucrados análisis de contexto

2. Establece la metodología para el análisis del contexto

Existen muchas metodologías disponibles para ayudarte a establecer el contexto interno y externo; en este punto mi recomendación es que selecciones una que sea simple y de fácil entendimiento para todas las personas con las que realizarás este proceso.

Algunas metodologías recomendadas son:

  • Análisis PESTAL: Esta metodología es muy simple y consiste en determinar los aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales de la organización. También es conocida como PESTEL (la E de ecológicos en lugar de ambientales). Si quieres conocer más de esta metodología y ejemplos prácticos, haz clic aquí.
  • Matriz DOFA: Una de las metodologías más usadas por su simplicidad y gran alcance. Consiste en determinar los aspectos internos tales como las Fortalezas y Debilidades, y luego determinar los aspectos externos como las Oportunidades y las Amenazas, para luego establecer las estrategias a través de las combinaciones de elementos DO, DA, FO y FA . Consulta un ejemplo práctico.
  • Las 5 fuerzas de Porter: Este modelo permite establecer la intensidad y la rivalidad de la competencia en una industria específica. Acá puedes obtener un ejemplo práctico.

Otra buena práctica puede ser usar una combinación entre estas metodologías para poder aprovechar los aspectos fuertes de cada una de ellas.

3. Identifica las partes interesadas

Si ya has identificado las cuestiones internas y externas que pueden impactar tu organización, ahora es momento de identificar a las partes interesadas, es decir, todos aquellos que perciben o pueden dejar de percibir un impacto tanto positivo como negativo por parte de nuestra organización. Algunos ejemplos son clientes, colaboradores, proveedores, entidades estatales, vecinos.

Crea una matriz de partes interesadas, establece sus requisitos, necesidades y expectativas y los canales que usas para comunicarte con cada una de ellas. Asegúrate de realizar esta actividad teniendo en cuenta la cadena de valor de tu organización.

 

Matriz de partes interesadas contexto ISO 9001

 

4. Evalúa y clasifica las partes interesadas

Es posible que la matriz de partes interesadas sea enorme, por lo cual es importante priorizar tus estrategias, para lo cual te recomiendo establezcas criterios para su clasificación. ¿No sabes cómo hacerlo? Existen algunas metodologías en el mercado; algunas que puedo recomendar son la matriz Poder - Interés o el modelo de prominencia o Salience Model.

Salience model contexto ISO 9001

 

5. Alinea a la estrategia

Con base en los resultados del análisis del contexto y partes interesadas define planes alineados a la estrategia corporativa. De esta manera la organización podrá ejecutar acciones que permitan explotar las oportunidades y prevenir o mitigar los riesgos, así como incrementar la percepción de valor por parte de las partes interesadas.

Estrategia contexto de la organización ISO 9001

 

6. Monitorea y ajusta la estrategia

Realiza revisiones periódicas a tus planes y estrategias definidas, por lo menos una vez al año. Evalúa los resultados y ajusta las estrategias, en caso de ser necesario. Ten en cuenta que el análisis del contexto y las partes interesadas hacen parte de un proceso dinámico, por este motivo no debe quedarse en documentos que fueron creados hace años sólo con la intención de cumplir un numeral. Recuerda: la sostenibilidad y el propósito de tu organización puede depender de un análisis de contexto completo y oportuno.

Espero que estos pasos te sean de utilidad y si tienes algún tip para el análisis del contexto, no dudes en compartirlos.

Hasta pronto!

 

Contexto ISO KAWAK

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