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Uno de los principales objetivos de un sistema de gestión de calidad es la Mejora Continua. Ten presente 3 aspectos claves para lograr que en tu organización el personal realice planes de mejora efectivos.
La Organización Internacional ISO en la publicación de resultados 2016 presentó que a cierre de ese año habían en todo el mundo 1’106.356 empresas certificadas en ISO 9001, creciendo respecto al año anterior un 7% y siendo esta la norma más certificada.
Pero ¿Cuál ha sido uno de los principales retos de esta cantidad de empresas certificadas?
Lograr que en la organización se genere una cultura de la Mejora Continua donde todos los colaboradores participen activamente y genere el valor esperado con esta buena práctica.
¿Cómo lograr que la mejora sea continua?
De la experiencia en la implementación de nuestro propio sistema de gestión y los comentarios más comunes de las empresas alrededor del Mejoramiento Continuo, pudimos extraer 3 aspectos a tener en cuenta para definir planes de mejoramiento efectivos:
1. QUE SEAN SIMPLES
Queremos desde un principio realizar grandes mejoras en la organización y nos complicamos buscando las grandes ideas que cambien sustancialmente nuestros procesos, lo que hace que sea bastante desgastante el proceso de mejora continua, y con esto se genera la desmotivación del equipo de trabajo que en un principio estaba comprometido con el Sistema de Gestión que se haya implementado, ya sea de Calidad, Ambiental, Seguridad de la Información, Seguridad y Salud entre otros.
El líder del sistema con el apoyo de la alta dirección deben buscar la forma de empezar procesos de mejora simples, casi obvios, que no requieren de tanto esfuerzo, pero que permitan tener victorias tempranas para lograr la motivación del equipo de trabajo y la generación de cultura.
2. QUE SEAN POCOS
Normalmente pasa que por hacer más, hacemos menos, y esto se aplica también a nuestro proceso de mejoramiento continuo, pues con las buenas intenciones y la alta estimulación a la creatividad e innovación organizacional se genera una gran cantidad de ideas que se convierten en planes de mejora que al principio se ven muy interesantes en el planteamiento, pero que luego con el pasar del tiempo se convierten en textos plasmados en formatos que no pasaron a la ejecución, y se quedaron como compromisos sin cumplir.
Al tener tantos pendientes hace que el personal se cargue mentalmente y genere una resistencia inconsciente a su ejecución, entrando en una procrastinación constante, estando convencido que primero debe cumplir con sus obligaciones del día a día, y si le queda tiempo, que nunca pasa, entonces procederá a ejecutar lo planeado.
Para ir generando una cultura de la mejora continua de los sistemas de gestión de calidad debemos empezar definiendo pocos planes de mejora, ojalá uno por persona o por grupos de personas, que les permitan ver el reto como alcanzable y le destinen tiempo a su cumplimiento.
3. QUE SEAN CERRADOS
Uno de los problemas con que nos encontramos nosotros en nuestra empresa, fue que de un momento a otro nos vimos agobiados por muchos planes de mejora en ejecución que nos parecía un NUNCA ACABAR.
Es posible que con el pasar del tiempo vayamos identificando planes de mejora claves para la organización, y en su momento encontraremos todos los argumentos válidos para decidir documentarlos, asignar responsables, fechas límites y demás información que permitiría ponerlos en ejecución cuanto antes.
Es muy importante antes de pasar a la acción nos detengamos a revisar los planes de mejoramiento de nuestros sistemas de gestión que aún se encuentran en ejecución, si están al día o retrasados, si son muchos o pocos y cuánto falta para que sean cerrados, pues de esta forma podremos mantener el foco en cumplir con los planeado para ir ganando confianza y liberando atención para recibir nuevos planes.
En conclusión debemos convencernos que la Mejora Continua es muy importante en las organizaciones, y para lograr que la mejora sea continua en nuestra organización, necesitamos generar una cultura de gestión paso a paso, de forma que se vuelva una práctica natural en los colaboradores y que se permita una curva de aprendizaje y apropiación de las buenas prácticas que con el tiempo pueden irse perfeccionando.
Como dice una gran experta, empezar siempre con la versión cero de nuestro modelo de mejoramiento continuo, dominarlo y ahí sí pensar en pasar a una versión 1 y siguientes versiones.
