Cómo mitigar los riesgos de una auditoría remota sin morir en el intento

El COVID-19 ha transformado radicalmente la manera en la que interactuamos, nos relacionamos, y por supuesto, la forma en que trabajamos.

Nuestras organizaciones deben continuar, y para su correcta operación deben asegurar que sus procesos de monitoreo y verificación sigan siendo efectivos. Las auditorías e inspecciones son herramientas muy útiles para dicho fin. Pero en estos tiempos de pandemia es probable que sea necesario adaptar este mecanismo de verificación y mitigar los riesgos que conlleva la ejecución de auditorías remotas.

A continuación te contaré algunos retos a los que podríamos enfrentarnos en las auditorías remotas o virtuales, y algunos consejos para mitigarlos.

Instalaciones o dispositivos no accesibles

Es posible que bajo el entorno actual, no sea posible desplazarnos a las instalaciones donde se realizará la auditoría o inspección, y por ende no podamos interactuar con el entorno, los dispositivos o las personas. 

En este punto la tecnología de cuarta revolución juega un papel muy importante, puesto que a través de dispositivos inteligentes basados en la realidad virtual y aumentada, y el Internet de las Cosas, podríamos realizar estas visitas sin necesidad de estar realmente allí. 

Tuve la oportunidad de escuchar sobre el proceso de auditorías de una compañía de distribución de energía en Colombia, que realiza sus auditorías e inspecciones usando gafas virtuales para las visitas a sus plantas, así como el uso de "avatares"; personas que se encuentran en planta y que sirven como ojos, oídos y voz para el auditor que se encuentra en una ubicación remota, quien va guiando a esta persona que actúa como avatar para indicarle qué observar o buscar y cómo.

La información de los procesos no está disponible

¿Necesitas auditar los procesos y toda la información quedó atrapada en el servidor de la empresa? O tienes copia en tu equipo personal, ¿pero no sabes si la documentación es vigente o no?

Bueno, esto puede resolverse llevando la información de tu compañía a la nube de manera segura y accesible con los privilegios y seguridad requerida. Para ello puedes implementar desde las soluciones más básicas como escanear y compartir a través de herramientas como Dropbox, OneDrive o Drive, a herramientas más especializadas en gestión de documentos como KAWAK®, SharePoint® u otras.

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Pérdida de la comunicación no verbal

¿Sabías que cerca del 55% de la comunicación es no verbal? Esto quiere decir que hay muchos mensajes que se transmiten a través de expresiones faciales y corporales, y en un entorno virtual pueden llegar a perderse.

Para ello, puedes emplear videollamadas para la auditoría. Sí, éstas requieren una mayor velocidad de conexión a Internet en comparación a las llamadas de audio, pero no te perderás esos detalles y reacciones y claves del auditado y su entorno. 

Pérdida de la seguridad de la información

Si ya resolviste el tema de accesibilidad a la información, ahora debes enfrentar un nuevo riesgo: la seguridad de la misma. Esto implica garantizar que la información sea:

1. accesible únicamente por quienes estén autorizados para ello (confidencialidad), 
2. se preserve adecuadamente, es decir, que no pueda ser manipulada indebidamente o se pierda una parte de ella (integridad),
3. y puedas acceder a ella justo cuando la necesitas (disponibilidad)

Es por ello, que debes implementar los controles respectivos para garantizar cumplir con estos tres pilares de la seguridad de la información en tu compañía y en tus auditorías.

Fallas en el suministro de energía o internet

Tal vez si estás viviendo la modalidad de teletrabajo en los últimos meses, ya te habrá ocurrido que estás en medio de una reunión y se va la energía o te quedas sin conexión a Internet.

Bueno, tal vez tener dos operadores de Internet o una planta eléctrica en casa no sea posible, pero podrías asegurarte de tener tu equipo portátil correctamente cargado antes de iniciar la auditoría o inspección, y usar tus datos móviles en caso de caídas de tu operador para mitigar este riesgo.

Habilidades tecnológicas ausentes en los auditores o auditados

En esta "nueva realidad", muchas personas se han visto forzadas a adquirir nuevas habilidades tecnológicas de un día para otro. Profesores universitarios que siempre habían dictado sus clases magistrales en un aula de clases, ingenieros civiles que gerencian los proyectos de construcción en la obra, visitadores médicos que ahora hacen las visitas a los médicos vía Zoom para promocionar sus medicamentos. 

El uso de tecnologías para la auditoría remota puede ser algo nuevo para el auditor, o también para el auditado: consulta de información en la nube o acceso a servidores remotos, diligenciamiento de listas de chequeo u otros papeles de trabajo de manera digital, salas virtuales de reuniones, realidad virtual, entre otras. Si este es tu caso, mi recomendación es agendar sesiones previas de validación entre auditor y auditado; ideal realizarlas por lo menos con un día de antelación para realizar pruebas tecnológicas y poder verificar la correcta operación de las herramientas a usar.

Bueno, espero que estos consejos te hayan sido útiles para que puedas realizar las auditorías remotas sin mayores contratiempos. De igual manera, te recomiendo realizar los ejercicios de auditoría siempre con un objetivo claro de generación de valor para la compañía a partir de los hallazgos encontrados, más que porque una norma nos indique que debemos hacerlo. 

Hasta pronto!