El informe de auditoría proporciona una visión clara y detallada de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones obtenidos durante el proceso de auditoría en sistemas de gestión. Es a través de este que se documenta y comunica de manera efectiva el estado de cumplimiento de los requisitos y la eficacia del sistema.
Acompáñanos en este recorrido por un ejemplo de informe de auditoría y descubre cómo kawak® puede simplificar y potenciar tus procesos de auditoría, brindándote resultados confiables y acciones de mejora concretas.
Estructura de un informe de auditoría
La estructura típica de un informe de auditoría para sistemas de gestión puede variar según el contexto y los requisitos específicos de tu organización, pero generalmente sigue una estructura similar. A continuación, te presentamos una guía de la estructura comúnmente utilizada:
- Portada: incluye los datos de identificación del informe, como el nombre de la organización auditada, el título del informe, la fecha de emisión y el nombre del auditor o equipo de auditoría.
- Resumen ejecutivo: proporciona un resumen conciso de tus hallazgos clave, las conclusiones generales y las recomendaciones resultantes de la auditoría. Esta sección permite a los lectores obtener una visión general rápida de los resultados.
- Introducción: presenta una descripción del alcance y los objetivos de la auditoría, así como el contexto en el que se llevó a cabo. También puedes incluir información sobre los estándares o normas de referencia utilizados.
- Descripción del sistema de gestión: detalla los aspectos relevantes del sistema de gestión auditado, como los procesos, políticas, procedimientos, controles y requisitos legales aplicables. Esta sección proporciona un contexto para comprender los hallazgos y conclusiones de la auditoría.
- Hallazgos de la auditoría: presenta una evaluación detallada de los resultados, incluyendo los hallazgos positivos, las no conformidades identificadas y las áreas de mejora recomendadas.
Recuerda, cada hallazgo debe estar respaldado por evidencia objetiva. - Conclusiones: resume los resultados clave de la auditoría, incluyendo los aspectos destacados, las áreas de cumplimiento sólido y las áreas que requieren mejoras. Aquí también puedes incluir recomendaciones específicas para abordar las no conformidades y mejorar el desempeño del sistema de gestión.
- Anexos: adjunta cualquier documentación o evidencia adicional que respalde los hallazgos y conclusiones del informe, como registros de auditoría, listas de verificación utilizadas, evidencia documental, entre otros.
Debes recordar que la estructura del informe puede adaptarse según las necesidades y requisitos específicos de la organización auditada, así como de las normas o estándares aplicables. Además, la claridad, la coherencia y la presentación efectiva de los resultados son elementos clave en la redacción de un informe de auditoría.
Ejemplo de informe de auditoría
A continuación, te presentamos un ejemplo que puedes usar como guía al generar un informe.
| INFORME DE AUDITORÍA Fecha: [Fecha de la auditoría] Auditor Líder: [Nombre del auditor líder] Equipo de Auditoría: [Nombres de los miembros del equipo de auditoría]
1.1 Organización Auditada:
1.2. Alcance de la Auditoría:
2.1. Conformidades:
2.2. No Conformidades:
2.3. Observaciones:
Para más detalles, se adjunta el informe completo de la auditoría, el cual contiene información detallada de los hallazgos, evidencias recopiladas y acciones recomendadas. Atentamente, [Nombre del Auditor Líder] [Empresa de Auditoría] |
Este ejemplo tiene como objetivo ilustrar cómo se puede presentar la información de manera clara y concisa, brindando una visión general de los resultados de la auditoría y las acciones recomendadas para mejorar el sistema de gestión de calidad.
Si estás a cargo de realizar una auditoría exhaustiva del sistema de gestión de calidad de tu empresa, el proceso puede resultar abrumador y tedioso, especialmente cuando te enfrentas a toneladas de documentos, informes y datos dispersos. Pero, ¿qué pasaría si existiera una forma más sencilla y eficiente de ejecutar estas auditorías?
Con el avance de la tecnología y la aparición de software de gestión innovadores, el proceso de auditoría se ha transformado por completo.
Ejemplo de auditoría con kawak®
kawak®, simplifica tu proceso de auditoría al permitirte personalizar y adaptar las herramientas necesarias para llevar a cabo una auditoría efectiva. Con solo importar la información relevante, podrás generar informes detallados en cuestión de segundos.
El proceso de creación del informe comienza al definir los detalles clave de la auditoría, como el nombre, tipo de auditoría, procesos y normas a auditar, el auditor líder y los objetivos específicos. También podrás establecer el alcance de la auditoría, los criterios de evaluación, identificar los riesgos y oportunidades relevantes, y determinar el tiempo para revisar el informe.
Una vez creada la auditoría, podrás editar los campos del informe utilizando un formulario intuitivo que se basa en las preguntas de tu lista de verificación personalizada. Tienes la opción de seleccionar "Sí", "No" u "Observación" para cada punto evaluado. Además, el sistema te brindará una vista previa del número de no conformidades identificadas, permitiéndote tener una visión clara de los hallazgos.
Si fuera necesario, puedes adjuntar archivos relevantes al informe directamente, asignándoles a cada hallazgo específico para mayor claridad y contexto. Además, una vez que hayas entregado el informe, kawak® te brinda la posibilidad de proporcionar retroalimentación directa y realizar un seguimiento de las acciones correctivas necesarias.
Con las funcionalidades de kawak®, puedes volver el proceso de creación y entrega de informes de auditoría más eficiente y efectivo, de modo que mantengas un registro completo y detallado de las actividades realizadas, facilitar la comunicación y colaboración con tu equipo.
Echa un vistazo a las funcionalidades en nuestro módulo de auditorías:
