7 formas que un workflow mejora tu sistema de gestión de calidad

Los sistemas de gestión de calidad son esenciales para el éxito del cumplimiento normativo de una empresa. Sin embargo, la creación de procedimientos y documentos no es suficiente para garantizar el cumplimiento y su efectividad. Es necesario que estos procedimeintos se conviertan en la realidad y el día a día de la gestión de la empresa.

Es aquí donde una herramienta de flujos de trabajo o workflows automatizados te puede ayudar a dinamizar y automatizar diferentes flujos de procesos para que tu sistema de gestión de calidad sea una realidad y se incorpore en la cultura de la empresa.  Acompáñanos a conocer algunas de las funciones de k-flow® y cómo esta herramienta te permite activar y gestionar todos tus procesos de punta a punta de forma automática.

La importancia de la automatización de workflows o flujos de trabajo

Los workflows se han convertido en una parte integral de los sistemas de gestión de calidad: transforman el sistema de gestión de tu empresa en una secuencia de actividades y participantes aumentando el grado de consistencia y precisión de tus procesos.

Una de las principales ventajas de los flujos de trabajo automatizados para los sistemas de gestión de calidad es que ayudan a eliminar los procesos manuales, lo que reduce la probabilidad de errores o pasos perdidos. Al automatizar tareas repetitivas, los flujos de trabajo pueden ayudar a garantizar que los procedimientos se sigan de manera consistente.

Los flujos de trabajo automatizados también te brindan información valiosa sobre los procesos de calidad de tu empresa, lo que permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. Mediante el seguimiento de las métricas de rendimiento clave o KPI, los workflows ayudan a identificar cuellos de botella y áreas de mejora, lo que lleva a la optimización de procesos y a un mejor uso de recursos.

Los beneficios de k-flow® en la gestión de calidad

Exploremos los beneficios de k-flow® en la ejecución de todos los procesos de gestión de calidad:

1. Vuelve tus procesos tangibles

   Los workflows son la parte del engranaje de tu sistema de calidad que dan vida a los procesos de tu empresa, convirtiendo el plan, "lo escrito" del sistema de gestión (documentos, procedimientos, etc.) en una secuencia de actividades y participantes que hacen realidad dichos documentos. 

2. Haz posible la interacción entre procesos

   Por medio de workflows automatizados en k-flow®, logras que varias áreas, personas o dependencias de la empresa interactúen sin atrasos. Por ejemplo, en un flujo de reclutamiento y contratación, interviene el área que requiere el personal, Recursos Humanos, el área legal, etc. y cada una se puede involucrar en el paso, tiempo y responsable que corresponde .

3. Mejora la consistencia en tu sistema de gestión de calidad

   Puedes dejar atrás los documentos sin utilizar o con tareas acumuladas, ya que esta herramienta de workflows te ayuda a que los procedimientos se vivan día a día, se ejecuten los registros y se tenga evidencia del uso de los procedimientos del sistema de gestión. Esta ventaja solo te la puede dar un flujo de trabajo automatizado.

4.  Logra un proceso optimizado de forma fácil

   Los workflows automáticos te permiten ajustar fácilmente detalles o cambios en los procesos de tu empresa, sin generar traumatismos en la operación o confusiones. 

5. Reduce el tiempo y maximiza la eficiencia

   k-flow® le permite a tu equipo ahorrar tiempo, eliminando pasos manuales innecesarios, automatizando notificaciones y evitando reprocesos. 

6. Realiza mejor seguimiento

   También ayuda a rastrear fácilmente la finalización de tareas o proyectos, creando una representación visual de los procesos de tu empresa y rastreando el progreso de una tarea desde el inicio hasta el final. 

7. Enriquece las comunicaciones 

   La comunicación y la colaboración entre los departamentos o áreas de tu organización se ve positivamente impactada, gracias a la automatización y estandarización de mensajes, correos y tareas que te brinda los flujos de trabajo de k-flow®. De este modo, limitas toda tu empresa se mantiene informada de todo lo que necesita en el momento que lo necesita. 

Los workflows o flujos de trabajo automatizados son esenciales para llevar la gestión de la empresa a otro nivel y a la notable mejora de los sistemas de gestión de calidad. 

Una herramienta como k-flow®, te permite crear representaciones visuales de los procesos de calidad, simplificar los procesos, reducir la probabilidad de errores o pasos innecesarios y mejorar la comunicación y la colaboración entre departamentos o áreas. Al implementar flujos de trabajo automatizados, tu empresa mejora la calidad con la que ejecuta todos sus procesos, aumenta su eficiencia y eficacia, logra reducir costos y garantizar la integración entre sus departamentos y procesos.

Conoce más sobre k-flow®, la herramienta de workflows ideal para automatizar tu sistema de gestión de calidad.