La forma en la que las empresas hacían las cosas ha cambiado definitivamente. Hoy existe la necesidad de contar con procesos de colaboración y soluciones tecnológicas más ágiles que les permita mantenerse competitivas y con proyecciones de crecimiento a futuro.
La colaboración en tiempo real entre empresas, las formas modernas de acercarse a los clientes, la necesidad de innovación y la habilidad para capturar datos son solo algunos de los factores que hacen que las organizaciones busquen digitalizar sus documentos, formatos o formularios en la nube.
La gestión documental en línea es una de las partes fundamentales de la transformación digital en las empresas, por eso hoy nos centramos en explicar los beneficios que puedes obtener y cómo lograr llevar tus formatos y formularios a la nube.
Beneficios de gestionar formularios en la nube
La gestión de formularios en la nube tienen importantes ventajas para tu empresa, no solo en términos de agilidad y automatización, sino también en optimización de costos y productividad. Esta es una lista de los beneficios que obtienes al crear tus formularios en línea.
- Acceso remoto: ¿tienes colaboradores trabajando desde distintos lugares?, ¿necesitas que tus clientes diligencien información desde donde están? Los formularios en la nube son la solución para ese trabajo remoto que hace parte del día a día de tu empresa. Con ellos fácilmente puedes crear, editar, colaborar y compartir tus documentos desde cualquier lugar con acceso a internet.
- Fácil trazabilidad y control: en muchas ocasiones tus formularios necesitan ser editados y revisados por diferentes personas. Cuando los llevas a la nube, tienes las actualizaciones en tiempo real y puedes llevar un control de quién las ha realizado, incluso pueden ser automatizadas al utilizar flujos de trabajo con la ayuda de un software.
- Control de calidad: no toda la información que llega a tu empresa es de calidad, por ello debes clasificarla, y los formularios en línea son la mejor herramienta, porque te permiten controlar la calidad de los datos que reúnes y gestionas todos los días en tu negocio. Además, puedes integrar la información con bases de datos y sincronizarla con tus sistemas y procesos.
- Datos acertados y en tiempo real: toda la información de tus formularios en línea queda guardada en el sistema y queda lista para su procesamiento. Adicionalmente, cuentas con la opción de automatizar cálculos o respuestas, lo que reduce los errores en la entrada de datos y se traduce en contar con información precisa en todo momento.
- Optimización de tiempo y costos: con los formularios en línea no tienes que tomar datos en papel para luego ingresarlos al sistema, esta tarea requiere de tiempo valioso que podría utilizarse para otras tareas. Al ingresar los datos automáticamente en el sistema ahorras tiempo y dinero destinado a papel, impresiones, envíos, etc.
- Un paso más a la sostenibilidad: el uso de gran cantidad de papel ha sido uno de los impactos más significativos de las empresas en el medio ambiente, pero al gestionar tus formularios en línea reduces esa huella, lo que significa que tu empresa da un paso más hacia la sostenibilidad.
¿Cómo llevar los formularios a la nube?
Son muchas las soluciones que puedes implementar para la gestión documental en la nube, pero sin duda la opción más beneficiosa y acertada para tu empresa es la de un software en línea que te permite integrar los documentos de tus procesos en un solo lugar.
Es decir, para gestionar tus formularios en la nube necesitas implementar un software que te posibilite la creación, administración y consulta ágil y fácil de tu documentación. KAWAK®, es un software para sistemas de gestión que le permite a toda tu empresa trabajar y administrar la información en la nube.
Con KAWAK® Software de gestión documental, puedes gestionar todo tipo de formularios que tu empresa necesite, los módulos cuentan con formatos prediseñados para distintos fines, pero también tienes la opción de personalizarlos como quieras, haciendo cambios en sus campos, migrando un formato ya existente o incluso creando un formulario totalmente nuevo.
Puedes diseñar formatos a partir de campos personalizados, asignar permisos de diligenciamiento a los colaboradores para facilitar la gestión, establecer el ciclo de aprobación de los registros generados y enviar registros vía correo electrónico a otros usuarios.
Para crear formatos tipo formulario, solo debes elegir la opción “diseñar formulario”, diligenciar el nombre de los campos que quieres crear, seleccionar el tipo de campo que deseas, asignar el orden en el que deseas que ese campo se vea en el formulario, visualizar el campo en grilla y finalizar guardando los cambios.
Con el Software KAWAK® gestión de procesos, también puedes crear las encuestas que actualmente aplicas o vas a aplicar en la empresa, incluso te permite duplicar las ya creadas para facilitarte la gestión. El proceso involucra cuatro pasos principales: ingresar los datos generales de la encuesta, crear los aspectos, crear las preguntas y por último crear las categorías.
De esta forma obtienes todos los formatos que tu empresa puede necesitar para su gestión. ¡Comienza por llevar tus formularios a la nube con KAWAK®!
