Universidad Libre: un ejemplo nacional de adopción digital con un 95 % de uso en el software del Sistema de Gestión de Calidad

Desde que adoptamos las soluciones del Sistema de Gestión en la Universidad Libre, hemos logrado avanzar de manera significativa en nuestra transformación digital. Como institución educativa de amplio reconocimiento y larga trayectoria, nos sentimos orgullosos de digitalizar procesos clave para asegurar una gestión más eficiente, segura y alineada con las necesidades contemporáneas.

El contexto de la educación digital en la universidad

En la educación superior de Colombia, la digitalización ya no es una tendencia opcional, sino una necesidad urgente. La adopción de herramientas tecnológicas permite mejorar tanto la gestión institucional como la experiencia de estudiantes, personal administrativo y académicos. Según informes recientes, las universidades colombianas están acelerando su transformación digital para gestionar mejor el riesgo de deserción y optimizar la administración interna.

En este escenario, adoptar una plataforma de gestión robusta se vuelve esencial para instituciones como la nuestra.

Nuestro uso estratégico de las soluciones del Sistema de Gestión

En la Universidad Libre, integramos múltiples componentes: actas e informes, auditorías, contexto institucional, equipos, gestión documental, indicadores, mejoramiento continuo, riesgos, servicio al cliente y flujos de trabajo.

Durante 2025, nuestro promedio de uso alcanzó un 95,45 %, lo que refleja una adopción casi total y constante de estas herramientas en nuestras operaciones institucionales.

Beneficios palpables en nuestra operación

La digitalización ha traído impactos claros y medibles:

• Eficiencia operativa: procesos más ágiles, menos tareas repetitivas, más tiempo para decisiones estratégicas.
  
  
• Seguridad y orden: Tenemos nuestra información centralizada, lo que reduce la posibilidad de pérdidas o duplicaciones.
  
  
• Mejora continua: con procesos digitalizados, podemos identificar áreas de oportunidad y cerrar acciones de manera sistemática.
  
  
• Gestión de riesgos más precisa: la información estructurada facilita el análisis y control de riesgos institucionales.

Además, al gestionar la mayoría de documentos de forma digital, contribuimos a reducir el consumo de papel, reforzando nuestro compromiso con la sostenibilidad.

Un paso más hacia la vanguardia digital

Hemos logrado digitalizar casi un 93 % del espacio digital contratado, lo que demuestra que gran parte de nuestra información institucional ya está bajo un sistema seguro, organizado y escalable.

Este avance no solo refleja nuestra madurez digital, sino también nuestra voluntad de continuar avanzando para eliminar procesos manuales y migrar hacia una operación totalmente digital.

Garantía de calidad institucional

Nuestra Universidad Libre está certificada bajo la norma ISO 9001, según lo registrado en nuestros documentos de gestión.

Esta certificación respalda la coherencia, el control y la mejora continua en nuestros procesos académicos y administrativos, en línea con nuestro uso intensivo del sistema digital.

Mirando hacia el futuro: nube, IA y más seguridad

Entendemos que la transformación es un proceso continuo, por lo que visualizamos los siguientes pasos con claridad:

• Consolidar el uso de las soluciones en la nube, garantizando seguridad, escalabilidad y accesibilidad.
  
  
• Incorporar capacidades de inteligencia artificial, especialmente: Un asistente inteligente para apoyar consultas y tareas, en mejoramiento continuo para proponer planes de acción.

Estas capacidades nos permitirán seguir modernizando nuestra gestión institucional, alineándonos con los retos del siglo XXI.

Gestión documental la función “Ayúdame a analizar”, para sugerir contenido de forma inteligente según los objetivos de cada documento.

Reconocimiento a nuestro equipo y mirada hacia adelante

Queremos agradecer a cada miembro de la Universidad Libre por su participación activa en este proceso: la adopción del sistema ha sido posible gracias a su compromiso, disciplina y visión.

Desde kawak®, reafirmamos nuestra disposición para acompañar a la universidad en esta ruta digital, impulsando mejoras, fortaleciendo procesos y desplegando nuevas funciones que aporten cada vez más valor institucional.

Invitación a todos nuestros colaboradores: continúen explorando las herramientas que ya están a su alcance, usen activamente las funcionalidades digitales disponibles y aprovechen la plataforma para impulsar la excelencia institucional. Juntos, podemos consolidar una universidad más ágil, confiable y sustentable.