Testimonio Universidad Libre | kawak® para el sector educativo

Potenciando las operaciones del sector

"Nosotros, dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, iniciamos desde el año 2006, como todo sistema, ha ido evolucionando con el tiempo, pasando por diferentes ciclos e hitos que han marcado nuestra historia institucional, pero en un principio, trabajábamos con procesos completamente físicos: formatos en papel que resultaban difíciles de controlar y gestionar"

"Durante las auditorías nacionales, nos enfrentábamos a un volumen muy alto de documentación física, las evidencias se archivaban en procesos poco eficientes, lo que complicaba su seguimiento y trazabilidad"

"Uno de los principales retos que enfrentábamos era el proceso de gestión de riesgos, no contábamos con una herramienta que nos permitiera hacer un control adecuado ni un seguimiento efectivo a los diferentes riesgos de nuestra institución"

"Algo similar ocurría con el proceso de mejoramiento continuo, teníamos miles de carpetas llenas de acciones de mejora, pero muchas veces los planes no se cumplían porque no existía un sistema que nos ayudara a controlar ni a hacerle seguimiento a esos compromisos"

¿Qué hacemos con kawak® en la empresa?

Riesgos

"Uno de los principales problemas que conteníamos nosotros dentro del sistema de gestión de la calidad era el proceso de gestión de riesgos, ese era el principal problema porque no teníamos una herramienta con el fin que nos permitiera controlar y hacer seguimiento a los diferentes riesgos que tiene nuestra institución"

"Nosotros adquirimos kawak® hace dos años, venimos trabajando en la implementación de diferentes módulos, el primero era solucionar lo que teníamos con la gestión del riesgo, una herramienta que nos facilitara a nivel nacional hacerle ese seguimiento, ese control, esas alertas que nos avisaran qué acciones y qué controles se tenían que hacer"

"Nos ha permitido con la implementación hacer ese seguimiento y control sistemático dentro de la institución para hacerle una gestión de riesgos y darle cumplimiento también hacia la ISO 9001-2015 en su numeral de gestión de riesgos, era la debilidad más grande que teníamos en su momento y la hemos venido subsanando con la aplicación de esta herramienta"

Mejoramiento continuo

"Teníamos miles de carpetas llenas de formatos de acciones de mejora, muchas veces nunca se cumplían los planes que estaban allí establecidos, porque era muy difícil de controlar estos procesos al interior de nuestra institución"

"Era un reto hacerle seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora, ya que había una gran cantidad de formatos físicos en diferentes dependencias, lo cual dificultaba tener una visión clara del avance, cumplimiento y cierre de esas acciones"

“Con kawak® hemos logrado organizar este componente del sistema de gestión, centralizando toda la información en un solo lugar, ahora los responsables pueden acceder fácilmente al historial de acciones, hacer seguimiento y evidenciar los cumplimientos en tiempo real"

“Ya la gente tiene la cultura del sistema kawak® de ingresar diariamente al sistema, revisar sus acciones de mejoramiento y registrar los avances, lo que ha fortalecido significativamente la disciplina de mejora continua dentro de la universidad"

Soporte y actualizaciones

"Tengo la atención personalizada de un líder que nos brinda ese apoyo cuando se requiere, las capacitaciones cuando se han solicitado son de manera que nos permite tener una interacción y resolver dudas cuando se presentan, esa ha sido como la fortaleza: esa alianza de que tenemos un contacto directo con ustedes, con los proveedores de kawak®, en el cual nos brindan las soluciones"

“Cuando tengo alguna dificultad, al interior de mi sistema, ya sea por diferentes módulos o una solución que requiero para solucionar un problema puntual dentro de la institución, me comunico con ustedes y buscamos una solución más adecuada utilizando kawak® o mirando de pronto otro módulo que encuentran ustedes y me solucionan un problema interno de mi institución como tal"