La innovación de procesos es un determinante clave del rendimiento de las organizaciones, y en el acelerado mundo actual, es indispensable para el éxito empresarial. Los avances tecnológicos, la necesidad de hacer más con menos y las expectativas cambiantes de los clientes están teniendo un impacto significativo en las operaciones.
Debido a esto, las organizaciones, tanto emergentes como las que se encuentran en proceso de maduración, necesitan la capacidad de ajustar rápidamente sus estrategias y desarrollar nuevas para agilizar las operaciones y aprovechar las nuevas oportunidades. En este esfuerzo, la mejora de procesos puede desempeñar un papel integral como facilitador de la innovación y el crecimiento.
Pero ¿Cómo saber si la mejora va en la dirección correcta hacia la innovación y crecimiento del negocio? Para poder alinear, medir, controlar y gestionar las mejoras de los procesos es necesario definir indicadores de desempeño periódicos.
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¿Por qué utilizar indicadores de desempeño de los procesos?
Los Indicadores de Desempeño de Proceso (PPI) representan los objetivos del proceso que una empresa desea lograr y pueden medirse directamente mediante los datos que se generan dentro de un software de gestión en periodos de tiempo determinados, según la mejora a implementar o el objetivo estratégico a alcanzar.
Si no mides el desempeño de tu proceso todos tus esfuerzos de gestión y análisis son una pérdida de tiempo porque no tienes control sobre los aspectos que realmente importan. Sin los indicadores correctos, la toma de decisiones organizacionales se vuelve deficiente.
La razón para realizar análisis, gestión e innovación en los procesos de cualquier empresa es mejorar el desempeño de manera significativa y cumplir la estrategia de la organización; pero sin medición, no sabes si hay cumplimiento, mejora y no sabes qué es o no es significativo.
Tipos de indicadores de desempeño de los procesos
Los PPI se pueden clasificar en indicadores tardíos o tempranos. Los indicadores tempranos ayudan a detectar tendencias e información con relevancia futura, por lo que pueden proporcionar agilidad en la puesta en escena de acciones de mejora apuntadas a la dirección correcta.
Los indicadores tardíos miden el éxito o el fracaso de los objetivos específicos del proceso. Estos suelen ser más fáciles de rastrear cuando se utilizan los sistemas para acceder y analizar datos históricos precisos. Debajo de esta categorización general, los PPI se clasifican en indicadores de calidad, tiempo y costo.
Aunque existen muchos indicadores de desempeño de los procesos, hay 5 generales que todas las empresas deberían rastrear para estar al tanto del desempeño.
- Efectividad del proceso
La eficacia es la relación entre los resultados reales del proceso y los resultados esperados del proceso. Si bien no existe una ecuación unificadora mediante la cual se pueda evaluar este indicador, ciertamente hay formas de obtener una medición. La efectividad del proceso es una combinación de tres PPI específicos:
- Tiempo: ¿Cuánto tiempo dura el proceso?
- Costo: ¿Cuánto dinero y poder de la gente se utiliza para completar el proceso?
- Calidad: ¿Cuál es el porcentaje de producción no conforme con la producción total?
- Eficiencia del proceso
La eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos por un proceso y los recursos consumidos en el proceso. En otras palabras, cuánto gasto de material o insumo se destinó a una determinada cantidad de producción.
- Cumplimiento de procesos
El cumplimiento como indicador de proceso se centra tanto en el los aspectos internos como externos.
- Internamente, debes controlar el porcentaje de productos no conformes que se producen. Al vigilar este indicador y los procesos responsables, puedes obtener información sobre las posibles causas de los resultados incorrectos y comenzar a mejorar el proceso.
- Externamente, monitorear el cumplimiento del proceso te ayudará a rastrear el cumplimiento de tus instalaciones con las regulaciones gubernamentales que afectan tu industria. Con este PPI implementado, puedes asegurarte de que tu empresa en general esté protegida de multas u otras censuras debido a incumplimientos.
- Tiempo de procesamiento
El tiempo de rendimiento PPI representa la cantidad total de tiempo que se necesita para ejecutar un proceso determinado, desde que comienza, a través de cada paso del proceso y finalmente hasta que el producto terminado está listo para el cliente.
Para una línea de producción, esto rastreará el viaje desde las materias primas que se extraen del almacén, a lo largo de la línea de producción y hasta el departamento de envío cuando el producto está listo para el cliente.
- Calidad de salida
¿Es la calidad de tu producto lo suficientemente alta como para cumplir con los estándares de tus clientes y, al mismo tiempo, cumplir con tus directrices presupuestarias y de control de calidad internas? La calidad de los resultados se trata de responder a esta pregunta.
En la fabricación, es relativamente fácil de calcular como la relación entre las unidades no conformes y el total de unidades producidas. En otras industrias puede ser un poco diferente; podría ser el número de propuestas aceptadas frente a las rechazadas o podría depender de la cantidad de contratos que deben modificarse antes de comenzar el trabajo, frente a los que se aceptan tal cual.
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La importancia de utilizar indicadores de desempeño de los procesos para la innovación
¿Cómo saber si estoy innovando en mi empresa? de acuerdo con el Manual de Oslo “se entiende por innovación la concepción e implantación de cambios significativos en el producto, el proceso, el marketing o la organización de la empresa con el propósito de mejorar los resultados”, ahora, ¿cómo sé si estoy mejorando mis resultados? con la medición de los indicadores de desempeño. Con ello podré saber y constatar si efectivamente estoy innovando o no en mi empresa.
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Por otro lado, con la necesidad de la transformación digital en las empresas, la innovación de procesos con tecnología se ha convertido en un esfuerzo continuo y necesario en las organizaciones. Esta es otra razón por la cual la medición de indicadores de desempeño juegan un papel importante en la actualidad al evidenciar cifras y datos de los procesos antes y después de “digitalizarse”.
Medir el desempeño de tu empresa y el éxito de tus esfuerzos de innovación, siempre será mucho más fácil con la ayuda de las herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad. Un software de gestión de calidad te ayudará a definir, rastrear y controlar los indicadores de desempeño de tu negocio. ¡Conoce cómo KAWAK® puede ayudarte con eso!
